投稿日:2016年02月02日

セミナー集客を効果的に行うために…セミナー集客、概要と集客タイミングを見直そう

メールマーケティング

セミナーメールの基礎知識とE-メールの役割

前回まで、「誰を対象に行うセミナーか？」「目的参加数から逆算してどのように集客メールの設計を行うか？」という内容について触れてきました。

今回考えたいのが、例えどれだけ魅力的なセミナーのコンテンツが設計できても、どれだけターゲットリスト抽出がうまくいったとしても、実際に行われるセミナーの開催時期や開催日時、開催場所がターゲットに都合のよいものではない場合、最終的なセミナーの成果は期待できないということ。また突然に案内メールを送付したとしても、その効果に大きな期待はできないでしょう。セミナー集客開始の“はやる気持ち”を抑え、集客（セミナーメール配信）のタイミングがターゲットにとって適切なものかどうか、整理してみましょう。

集客タイミングを4つの要素で整理…セミナーメール作成のためにも必ず押さえたいポイント

今回はまず、セミナーメールを配信すべきタイミングを考える際に、必ず必要になる要素を整理してみましょう。また、そうすることで、セミナーメールに記載する内容も、自ずと浮かび上がってくることでしょう。

実際、セミナーメールを作成しようとすると、書くべきことがたくさんあり迷ってしまいそうですが、いざとなると何を書いたら良いのかわからなくなることもありがちです。そうならないためにも、まずは下記の4つの要素を参照し、セミナーメールの盛り込むべき内容を理解するとともに、集客タイミングを考えましょう。

①セミナーの開催時期（季節・月）

セミナーを考える上で、実は開催時期の設定も重要なポイントです。なぜなら、どんなにすばらしい内容のセミナーであっても、参加者が集まらなければ意味がないからです。

例えば、多くの内資系企業の場合、一般的に期末期初である9月や3月は開催時期として不適切であると言えます。セミナー参加者である見込み客にとって、期末であれば「今期の売上はどうだったのか」「何が成果として得られたのか」「来期はどうすべきか」という自分たち自身の「まとめ」に入っている状態が想定されます。一方、期初であれば「これから始動するプロジェクトの準備」「顔合わせ」「社内での教育」などを行っていると考えられます。

つまり、セミナーで知識を得るための「前準備」の段階であることが想定されます。そのため、こうしたタイミングで他社のセミナーに足を運ぶ余裕は生まれにくいのが実態でしょう。“そもそも”という話ではありますが、この「開催時期」は最も重要な要素の1つであり、熟考すべきポイントなのです。

例えばセミナーメールに「3月末開催」と記載されているところを見ても、参加者は「年度末でバタバタしているだろうから無理」「異動もあるかもしれないし、申込まないでおこう」と考えるのは、当然のことでしょう。それよりも、期末や四半期末、期初などを避けた開催時期が記載されていた方が、「参加できそう」と思ってもらえることでしょう。

②セミナーの開催日時（時間・曜日）

開催日時や曜日はターゲットによって理想となる時間や曜日は異なります。当然ではありますが、自社の都合や講師の担当者のスケジュールに合わせて設定するものではありません。

例えば、業種にもよりますが、月曜日は当週の予定組みや週明けの急な対応などで業務が流動的となりやすい点が考えられます。一方、金曜日などは社内イベントなどで歩留まり率の低下が予想されます。このような曜日は避けるのが理想的であるなどの調査も見られます。

開始時間帯も前後の予定組みがしやすいという意味で、直行を想定としたAM10時から、直帰を想定したPM3時や4時以降などでのセミナー開催が好まれる傾向にあります。参加者の勤務時間や勤務内容などを考えて、セミナーメールを見た時に「この日時なら、参加できそう」「セミナーに参加して直帰しやすそう」と考えやすい日時を設定すべきでしょう。

③開催場所

予算の縮小を理由に、開催場所も自社の会議室で行うケースが増えてきていることに触れましたが、参加者にとって交通の便は重視する点の一つです。主要な駅から好アクセスであること、駅に近いこと、良く知っている建物であること、分かりやすい場所であることなどは重要な点となります。こうした場所自体が、セミナーメールに記載した時に、「近いから」「話題の場所だから」「駅から近いから」というように、セミナーの訴求力にもつながってきます。

④集客の案内開始日

【開催迫る！】【残席わずか！】などのメール件名でセミナー申し込み締切りの2～3営業日前にセミナー案内を受け取ることもあると思います。たまたま予定が空いていた、ということも考えられなくはありませんが、ビジネスマンたるもの一般的に3週間前程度でなければ先々の予定は前もって確保できないものだと心得るべきです。

つまり、集客の「案内開始日」は少なくとも3週間前には実施したいものということ。そして、案内開始してから、参加者数の様子や歩留率も考えて、どのように追加Pushメールを実施していくかなど、プランに応じて実施するようにしましょう。もちろん、【開催迫る！】【残席わずか！】というタイトルのメールを送るのも間違いではありませんが、それはあくまで集客プランの一環として行うものです。場当たり的な案内を行っても、あまり効果は期待しない方がよいでしょう。

いかがでしたか？
どんなセミナーでも「タイミング」を考えずして成功につながらないことがお分かりいただけたでしょうか。次回はいよいよ文例を交えて、高い効果を期待できるセミナー集客文例集をお届けしたいと思います。

この記事を書いた人
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鈴木久仁香

ターゲットメディア株式会社執行役員。創業時よりBtoB企業のマーケティング支援業務に携わり、現在は主にBtoB企業のリード獲得、リードナーチャリング案件を担当しています。

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