メール配信リストのクリーニングと管理は何から始めるべき?

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メール配信に欠かせない配信リストですが、リスト管理やメンテナンスを定期的に行っていますか?

実は、メールが届かない理由の大半はこの配信リストにあります。どんな配信リストにも無効なアドレス、そして重複アドレスなど、活用できないアドレスが少なからず含まれているものです。しかしながら、これらのアドレスを変わらずリストに含めたまま配信する事にはリスクがあります。配信リストの到達率を直接的に下げるだけでなく、送信元のドメインやIPアドレスの評価(配信レピュテーション)を下げ、正常なアドレスへの配信の到達率を下げてしまうという危険性をもっています。

そのため、配信リストを管理・メンテナンスする上で重要になるのが、定期的な配信リストのクリーニング作業となります。 そこで本記事では、配信リストのクリーニングの必要性と、配信リストのクリーニング方法について、ご紹介していきます。

配信リストが汚れると迷惑メール・スパム業者と間違われてしまう

なぜ、先にご説明した無効アドレスが残り続ける事で、送信元ドメインやIPアドレスの評価(配信レピュテーション)が下がるのでしょうか?対策方法であるリストクリーニングの話に移る前に、まずはその原因部分について掘り下げていきたいと思います。

先に結論をお話してしまうと、無効アドレスが増える事で配信リストが汚れていくと、ISP(インターネットサービスプロバイダ)や各通信キャリアに迷惑メール配信やスパム業者と間違われてしまうからです。

そもそも、迷惑メール(スパムメール)とは、受信者の意向を無視して、無差別かつ大量に一括してバラまかれるメールの事を指します。こういったメールは、安価で用意できる特定IPの環境から大量に配信していたり、出所の分からない安価に入手した大量の配信リストを利用して配信しています。特に、利用するリストは無差別にかき集めた大量なデータであることから、中には無効なアドレスが多く含まれています。

そこで、ISPや各通信キャリアでは、迷惑メールを防ぐために、”特定のIPアドレスからの大量配信”や”無効なアドレスが大量に含まれたリストによる配信”を、受信ブロックやスパムトラップといった技術を利用してフィルターをかけることで、日々、正常なメッセージとの判別を行っています。

 <ISP・通信キャリアによる迷惑メール防止策>

 〇受信ブロック

  • 特定IPアドレスを使って大量配信が行われている送信元をブロック
  • 無効アドレス(エラー)含有率の高い配信の送信元をブロック
  • 拒否(ブラック)リスト掲載の送信元をブロック

 〇スパムトラップ

  • あらかじめ罠として用意した特定のメールアドレス※へ配信を行っている送信元をブロック

※現在は使われておらず、本来ならば届くはずの無い管理用メールアドレス(sales、info@など)が利用される

つまりは、迷惑メールと同じく”無効アドレスが大量に含まれたリストによる配信”を行っていると、迷惑メール・スパム業者と間違われ必然的にメールの到達率は下がっていくという事になります。配信リストのクリーニングはそういった点で非常に重要な意味を持っています。

今回の記事の趣旨とは離れてしまうので詳細は省きますが、業務に使用しているメールソフトや、パソコンにインストールするタイプのソフトウェアからメールの一斉配信を行うと届かなくなってしまうのは、1つのIPから大量に配信がされるためです。解決方法としては、分散IPの仕組みをもったメール配信サービスなどのツールを利用するほかありません。

配信リストクリーニングの方法

無効アドレスが多量に含まれたリストでの配信を行う事のリスクについて説明してきましたが、いよいよ本題となる対策にあたるリストクリーニングについて説明していきます。

それでは、実際に配信リストをクリーニングするには、どのような方法があるのかを見ていきましょう。今すぐできるものから、定期的に実施するもの、仕組化する必要があるものなど、方法はさまざまです。以下にて詳しく説明していきます。

今すぐできるクリーニング

配信結果から、今すぐ実践できるリストクリーニングの方法をご紹介します。
まずはここから始めていきましょう。

〇エラーによって差し戻されたアドレス、無効なアドレスを削除する

エラーによって差し戻されたアドレスや無効なアドレスにメール配信をし続けると、無効(エラー)含有率の高いリスト配信を行っているとみなされ、送信元ドメインやIPアドレスが受信ブロックにて防がれてしまいます。

無効なアドレスは発見し次第リストから削除し、エラーによって差し戻されたアドレスは、エラーの内容から原因の切り分けを行った上で削除します。配信エラーについては、送り先のメールボックス容量が満杯などの解消の見込みのある一時的なエラーを除き、配信リストから削除しましょう。

メール配信サービスによっては、エラー〇〇回で強制的に配信リストから除外といった仕組みをもったものも存在します。

<削除すべきエラー/無効なアドレス>

  • 表記を誤ったアドレス
  • 存在しないアドレス
  • 使われていないアドレス
  • (一時的なものを除いた)エラーによって差し戻されたアドレス

〇窓口などで利用される管理用アドレスを削除する

sales@、info@、support@などの窓口用として利用されるアドレスは可能な限り配信リストから削除したほうが無難です。実際に現在も利用されていると裏の取れているアドレスであれば、問題はありませんが、ISPが設置しているスパムトラップに掛かる可能性が高まるため危険です。

スパムトラップは、スパムメールを特定するため、過去に実際に利用されたことのある現在利用されていないアドレスを用意し、そのアドレスにメールを配信してきた送信元を特定するといった仕組みです。
“購読希望をしていないアドレスに送られてくるメール“= “迷惑メール”とみなされ、特定された送信元は直接ISPのブラックリストに載せられ、以降の配信で届かなくなってしまいます。

実際にやり取りをした事があるアドレス以外の管理用アドレスへの配信は極力避けるようにしましょう。

定期的に行うクリーニング

複数回の配信結果を経ないとクリーニング対象が見えてこないものもあるため、期間を空けた定期的なクリーニングの実施も重要です。以下にてご紹介します。

〇プロバイダーやキャリアメールなどの古いアドレスを削除する 

ひと昔前は、インターネットプロバイダーや携帯キャリアでメールアドレスを取得することが一般的でした。その後、Yahoo!やGmailなどのフリーメールが一般的になってくるに従い、ISPや携帯キャリアで取得したメールアドレスは使われなくなってきました。

現在利用されていないアドレスは先に説明したとおり、スパムトラップに利用されていたり、無効アドレスとなっている可能性が高まります。こういったプロバイダーやキャリアメールのアドレスで、反応が無いアドレスは精査するか削除するかなどリストの見直しを行う事をおすすめします。

日頃から気を付けること

最後に、上述したクリーニング作業とは別に、日頃からリスト管理を行う上で気を付けておくべき事についてご紹介します。

〇業者からの購入リストは十二分な精査を

BtoCの場合、メールアドレスも個人情報となりますので、そもそもリストの購入はできません。BtoB企業の場合に限りとなりますが、自社で獲得できるリストが少ないうちは、業者にて販売しているビジネス利用のアドレスリストを活用するケースもあるかと思います。

しかしながら、購入リストの中には少なからず配信内容とマッチしていない顧客や、オプトインの身に覚えがない顧客も含まれる事から、迷惑メール報告をされたり、苦情を出される可能性があります。購入リストを利用しての配信は、こういったリスクがあるという事を認識の上で、活用していきましょう。
前述した”今すぐできるクリーニング”・”定期的に行うクリーニング”を念入りに実施しましょう。

〇アドレス取得時のオプトインを確実に

オプトインとは、配信元が、配信先のユーザーへ事前に配信の許可を求める「同意」にあたるものです。リスト購入や展示会などリアルイベントでの名刺交換とは異なり、自社Webサイトで確実にオプトインを経たアドレスであれば正当なアドレスである可能性も高くなります。

さらに確実性を高めるためには、購読申請とは別に、送信メールに記載したリンクをクリックした上でオプトインを行う二段階手続きの手法も有効です。こうすることで無効なアドレスが入り込むスキを減らすことができます。

まとめ

メールの到達率を保つためには、迷惑メール・スパム業者と間違われないための予防策が非常に重要となります。そのための一番簡単に実施できる身近な方法は、今回ご紹介した配信リストのクリーニングです。

メール配信サービスやマーケティングオートメーションの中には、開封・クリック率の他に、エラーレポートの出力や、エラーアドレスを一定のロジックの上でクリーニングしてくれる機能を持ったサービスも存在します。これらのサービスを利用する事でより簡単・確実にリストのクリーニングを実施することも可能ですので、定期的に必ず配信リストのクリーニングを行うように心がけましょう。

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大塚陽生

広告代理店の営業&ウェブ広告の運用担当として6年間従事し、2019年4月ラクス入社。オンラインのマーケティング担当として広告運用、メルマガ作成、記事投稿などを担当。 月に1度の釣りでは常に大物を狙っている。
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