投稿日:2022年10月07日

営業メールに返信は必要？返信の5つのマナー・例文6つも紹介

メール営業

社会人として働いていると、営業メールを受け取ることもあるのではないでしょうか。

営業メールに慣れていない場合、どのような返信をするべきか、もしくは返信しなくても良いのではないかなど、迷うものです。

今回は、営業メールに対してそもそも返信するべきかどうかの判断から、返信時のマナーと実際の例文をご紹介しますので、お仕事に役立てていただければ幸いです。

営業メールには返信すべきか？

社会人にとってメールでやりとりをすることは、記録にも残ることはもちろん、相手へ会社の印象を与えることにも繋がるため、慎重に進めようとするでしょう。

そんな中でも、営業メールに慣れていないと、どう返信したらいいのかと気を使う場合があるかと思います。そこで、返信するべき営業メールと返信しなくても良い営業メールについて紹介していきます。

営業メールに返信したほうがいい場合

営業メールに返信したほうが良い場合は、下記の場合であると言えるでしょう。

・取引中の企業担当者からのメール
・過去に取引をしていて面識のある担当者からのメール
・サービスに興味があり導入を検討したい
・すぐに導入を検討しないが、少し興味がある
・興味があるかの確認や判断に時間がかかる場合

返信した方が良いポイントとして、一つずつ解説していきます。

取引中の企業担当者からのメール

まず、取引中の担当者から新規サービスの提案や追加の提案をされたときは、返信するべきだと言えます。

当然、今後の取引を円滑にするために返信するべきという理由が大きいですが、仮に断る場合も、理由まで添えることで取引先に自社の状況を理解してもらえることに繋がります。

例えば、検討時期でない場合は、検討時期でない旨を先方へとお伝えすることで、無理に提案しても意味がないと判断してもらえるでしょう。検討できないものを議論してもお互い何も生まれません。

導入の有無に限らず、取引先からの営業メールには返信するようにしましょう。

過去に取引をしていて面識のある担当者からのメール

同じような理由で、過去に取引をしていて面識のある担当者からのメールも返信しておくと良いでしょう。

過去に取引をしていたということは、ある程度自社のことを理解したうえでサービスの紹介をしてくれている可能性があることや、今後自社から取引をお願いする可能性もあるからです。もちろん今後確実に取引をすることがない場合は返信しなくても良いですが、もし取引の可能性がある場合は、現在取引が無くとも返信しておくと良いでしょう。

サービスに興味があって導入を検討したい場合

次に、サービスに興味があり導入を検討したい場合は、営業メールに対して返信をすると良いでしょう。

返信をすることで、より詳細な情報を手に入れる機会を作れるからです。他社サービスと比較するためには、それぞれのサービスを理解しておく必要があります。返信をしてどの情報を知りたいのか相手先へと伝えることで、より知りたい情報を手に入れることができます。

すぐには必要ないが導入する可能性がある場合

すぐには必要なさそうだが、導入する可能性がある場合も返信しておくと良いでしょう。

相手先へ興味があることを伝えておくことで、今後のやりとりがスムーズになります。先ほどと同様、価格などの不明点があれば相手先へ伝えるようにして、情報共有だけはしてもらえる状況を作ることも可能なため、返信するようにしましょう。

興味があるかの確認や判断に時間がかかる場合

最後に、興味があるのかの確認を社内に取りたい場合です。こういった場合も導入する可能性があるため、早いタイミングで営業メールに返信しておいた方が良いと言えます。

社内で検討した結果、すぐに導入するといった結論になることも考えられるため、誠意を持った対応をするとより良い関係性が構築できるようになります。

営業メールに返信しなくてもいい場合

結論、サービスの導入予定が無い場合や、興味がない場合は返信をする必要はありません。

中にはかなりの量の営業メールが届く会社や担当者もおり、それらすべてに返信をするのは現実的ではありません。提案してくれた担当者からしても返信がないことが普通であり、慣れているので、返信しなくても特に気にすることもありません。返信することで、相手先を変に期待させてしまう恐れもあります。

興味のないメールには返信をしなくても問題ないですし、結果的にお互いのメールのやりとりの時間も削減できるはずです。

営業メールに返信するときの5つのマナーと注意点

今後継続的に取引を行うかもしれない企業からの営業メールに返信するときに、配慮したほうがいい5つのポイントを紹介します。

1.件名は変えない

返信するときは、件名を変えずに送ることをおすすめします。件名を変えずに返信することで、何についてのメールかを確認しやすくなるからです。

これは、一般的に仕事を進めていく際にも、一つの案件に対してはメール件名を変えずに返信していくことが多いかと思いますが、それと全く同じと考えていただいて構いません。

2.相手を期待させすぎない

サービス導入をいますぐにしたい場合は、その旨を伝えた方がスムーズに進められます。すぐに導入したい場合は、取引先へ連携をすぐさま取るべきですが、自分の検討度合いがあまり高くない場合は相手に期待させすぎないような返信が必要です。

相手先からしても、検討度合いが低い顧客に対して時間をかけて準備してしまうことにメリットはないため、現段階で検討できない場合ははっきりと伝える必要があります。

3.相手のメールを引用するときはインラインを使う

件名を変えずに返信することと同様に、相手のメールを引用するときはインラインを使うようにしましょう。

インラインとは「返信する際に、相手の文章を引用し、それに対する回答文を書くこと」です。メール文面内では、「>」という記号で、引用した内容と返信の内容とが区別できるようにします。

営業メールの中にヒアリング事項などある場合、インラインを使って返信することで、引用元がハッキリしていることから分かりやすいメールの文章となります。

4.返信を希望しない場合はその旨をメールに記載する

返信を希望しない場合はその旨をメールに記載するようにしましょう。

取引先からすると、営業メールに対して返信をしてくれた顧客への対応はより丁寧になることが想定されます。そのため、製品を検討しない場合など、特に相手からの返信も不要な場合は、こちらから「ご確認いただけましたら、ご返信は不要です」などと一言末尾に記載することで、お互いにとって無駄なコミュニケーションを省略することができます。

5.断る時でも相手へ配慮したメッセージを心がける

文章で連絡を送る際は、口頭で伝えるときよりも冷たく感じさせてしまいがちです。

お断りすることはハッキリと伝えるべきですが、やんわりと伝えるためには下記のような言葉をクッションとして使うようにしましょう。

・いただいたお話で大変恐縮ではございますが、
・ご期待に沿えず大変申し訳ございませんが、

お断りする際に「今回はお見送りさせていただきます」のみでは、せっかく提案してきてくれた相手先へ配慮が足りていない恐れがあるため、上記のような言葉を添えるようにしましょう。

営業メールに返信するときの6つの例文・テンプレ集

それでは、実際にどういった内容で返信するべきか下記の6つの例文でご紹介します。ぜひとも、参考にして丁寧な返信を行ってみてはいかがでしょうか。

1.提案に興味があるときの例文（候補日時がある場合）

まずは、提案内容に興味があり、先方からアポイントの候補日時があるシーンでの例文です。候補日程がある場合、引用返信を行って見やすい返信を心がけましょう。

〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

新サービスのご提案ありがとうございます。
弊社としても〇〇についてお話をお伺いさせていただけますと幸いです。

つきましては、ご提示いただきました日程のうち、以下の日程でお打ち合わせをお願いしたく存じます。
> ○月○日（○）　00:00〜00:00

お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

−−−−−
株式会社〇〇　△△
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL：03-0000-0000
FAX： 03-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL：https://××××.com/

2.提案に興味があるときの例文（候補日時がない場合）

続いて、提案に興味があるが候補日時がない場合の返信例です。自分から先に、候補日時をお送りすることでスムーズに進められるようになるでしょう。

〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

新サービスのご提案ありがとうございます。
弊社としても〇〇について、下記日程にてお話をお伺いさせていただけますと幸いです。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
▽候補日程
〇月〇日（〇）〇時～〇時
△月△日（△）△時〜△時
◇月◇日（◇）◇時〜◇時

▽場所
オンライン会議

※候補日時が確定次第、URLをお送りいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

−−−−−
株式会社〇〇　△△
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL：03-0000-0000
FAX： 03-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL：https://××××.com/

3.提案を一度検討したいときの例文

次は、提案を一度検討したいときの例文です。検討段階であることを伝えるためにスピーディーに返信しておくと、より良い関係性を築くことができるようになるでしょう。

〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

新サービスのご案内をしていただき誠にありがとうございます。

いただいた資料にて内容を確認させていただき、不明点等ありましたら、弊社よりご連絡させていただきます。
その折はご対応の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

取り急ぎ受領のご報告とお礼を申し上げます。

−−−−−
株式会社〇〇　△△
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL：03-0000-0000
FAX： 03-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL： https://××××.com/

4.営業メールに疑問があって質問したいときの例文

営業メールの内容に疑問があって質問したいときは、下記の例文を参考にしてみましょう。質問事項には、数字などを加えて送ることで見やすくなります。

〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

資料を送付いただき誠にありがとうございます。
社内で検討した結果、ご提案いただきましたサービスを検討させていただきたく存じます。
つきましては、資料の中で疑問点があるため下記の質問事項にご回答いただくことは可能でしょうか。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
①〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇。
②〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

お手数をおかけしますが、何卒宜しくお願い致します。

−−−−−
株式会社〇〇　△△
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL：03-0000-0000
FAX： 03-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/

5.営業メールにお断りしたいときの例文

営業メールをお断りしたいときは、配慮を持ったメール文章を心がけましょう。「今回はお見送りさせていただきます」だけでは、相手に冷たい印象を抱かせる可能性があるため、下記のような例文を参考にしてみてはいかがでしょうか。

〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

新サービスのご案内をいただき、誠にありがとうございます。

いただいたご提案で大変恐縮ではございますが、現在のところサービスを検討できる段階でなく、今回はお見送りさせていただきます。

お力添えができず申し訳ございません。
また何か機会がございましたら、よろしくお願いいたします。

−−−−−
株式会社〇〇　△△
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL：03-0000-0000
FAX： 03-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL： https://××××.com/

6.商談後のお礼メールに返信するときの例文

商談後のお礼メールへの返信では、面談のお礼に加えて、面談の中で持ち帰りが発生した確認事項があればメールに追記し、改めて連絡する旨を伝えた方が丁寧です。

〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

こちらこそ、本日は貴重なお時間をいただきましてありがとうございました。

新サービスについて〇〇様からお話をお聞きすることができ、大変勉強になりました。
また、ご質問いただきました〇〇の件ですが、確認でき次第、改めてご連絡いたします。

取り急ぎ、ご面談のお礼を申し上げます。

−−−−−
株式会社〇〇　△△
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL：03-0000-0000
FAX： 03-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/

まとめ

今回は営業メールに返信する・しないの基準や、返信時に必要なマナーや例文などをご紹介しました。

返信メールや一般的なビジネスの世界で使うメールでは、基本的なマナーを踏まえてやりとりをすることで、相手と円滑にコミュニケーションをとることができます。

ぜひ、今回説明したマナーやポイント、例文を押さえて、営業メールに返信してみてください。

この記事を書いた人
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山盛有希子

自動車部品メーカーで広報として3年間従事し、2020年6月にラクス入社。現在は、オンラインマーケティングチームに所属し、メルマガ運用やメルラボの企画・コンテンツ作成を担当。社内外向けにセミナーや勉強会を行い、メールマーケティングのナレッジを提供している。