【例文あり】営業メールの書き方を解説!商談獲得できた事例もご紹介

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昔からコミュニケーションツールとして広く活用されている「メール」。ビジネスシーンでも多く活用されています。近年、働き方の多様化が進み在宅で働く方も多くなってきた中で、メールで営業を行うことも増えたと思います。そこで今回は、メール営業のメリット・デメリットやマナーなどの基本的な内容から、書き方・例文など実際に活用できる内容までご紹介していきます!

メール営業で成果を出すためのコツ

メール営業といっても、ただメールを送るだけでは成果は見込めません。メール営業で成果を出す上で重要なポイントやコツについて、ご紹介していきます。

送るタイミングと件名を工夫する

メール営業のデメリットでお伝えした通り、メールを送っても読まれなければ意味がありません。メールを読んでもらうために工夫するべきは、「送るタイミング」と「件名」です。

送るタイミング

まず送るタイミングですが、相手がゆっくりとメールを確認できる時間帯に送るのが望ましいでしょう。ですので、朝や夕方よりも業務がひと段落していると思われる昼休み前後に送ると開封されやすい傾向にあります。

こちらは弊社が毎週配信しているメルマガで配信時間別に開封率を調査した結果になります。

配信時間開封率
9:0015.52%
10:3015.36%
11:3018.25%
17:0016.4%

「9:00」「10:30」「11:30」「17:00」の4つの時間帯で最も開封率が良い時間帯は「11:30」でした。メルマガでの結果ではありますが、この時間帯に多くの人がメールを確認していると考えると、メール営業においても同様の時間帯に送る方が開封される確率は高いと言えます。

関連記事:メルマガの配信時間はいつがいい?効果的なタイミングと開封率を上げるテクニック3選

件名

続いて、件名です。

開封してほしいからと大げさな件名をつけるのはメール営業において逆効果になりえます。メール営業において件名を作成するときに意識すべき点は、

・簡潔に書かれているか(長い件名になっていないか)
・本文の内容が具体的な内容になっているか

の2点です。

メールを開封するかどうかは「差出人名」と「件名」の内容で判断すると言われています。メール営業の場合はほとんどが相手にとって見覚えのない相手からのメールですので、「件名」の内容がカギになってきます。

たまに、情報を盛り込みすぎて長くなってしまっている件名を見かけますが、長すぎる件名は省略されてしまいます。多くのメーラーでは、~20文字程度であれば正常に表示されますので、20文字以内に収めるよう作成しましょう。

また、簡潔にしようと内容が単調になってしまうのもよくありません。

例えば「アポイントのお願い」など簡潔にまとまっているものの、一目で営業メールだと分かりますので、警戒されてそのままゴミ箱に捨てられてしまう可能性もあります。

簡潔にまとめることも大切ですが、

「面談のお願い:新サービス〇〇のご紹介」
「〇〇を活用した新規顧客開拓に関するご提案」

のような、具体的な内容にすることがポイントです。

関連記事:メールマーケティングの開封率とは?業種別平均値や開封率を上げるコツも紹介

営業色を出しすぎず、相手にとってのメリットを伝える

メールを読んでもらえたとしても、あまりにも営業色が強かったり、こちらの目的だけを伝える内容ではその先のアポイントにつながりません。 商談は相手の時間をもらうということでもあるため、相手に「時間を割いてでも話を聞きたい」と思わせるためには、相手にとってどのようなメリットがあるのかを伝えることが重要です。

本文は簡潔に

件名と同様に本文も簡潔にしましょう。

前述の通り、相手にとってのメリットを伝えることは大切ですが、だからといって長々と書いてしまうと途中で離脱されてしまう可能性があります。

相手がメールを読んだ時に、

・目的は何か
・自分にとってのメリットは何か
・何をしてほしいのか

が理解しやすいよう簡潔にまとめることを意識しましょう。

効果分析を行う

メール配信ツールを活用してメール営業を行う場合に限りますが、送ったメールに対しての相手がどう反応しているかをチェックし、その内容をもとに改善を行うことで効率的なメール営業が行えます。

例えば、送ったメールが開封されていない場合は、送る時間帯を変えてみたり、別の方法でアプローチをしたりするなど対策することができます。

また、メールに扱っている商材のWEBページなどを記載している場合、メールを開封した相手がどのURLをクリックしたかを確認することができるため、相手の興味関心が強い商材や分野を見定めることができます。そこから分かった情報をもとにメールを送ることで相手の興味関心度合いを高めることができます。

このようにツールを活用することで、効率的なメール営業が実現できます。

関連記事:メルマガ配信は効果測定で決まる!設定するKPIと分析方法をご紹介
関連記事:配信結果の効果測定・分析【連載第13回】

シチュエーション別メール営業の書き方

これまで、営業メールを送る際のコツや注意点について紹介してきた内容を踏まえて、実際に使える例文をご紹介していきます。

アポ依頼メール例文

アポイント獲得を目的とした営業メールを送る際に使える文例です。

新規顧客向け

件名:◎◎に関するご面談のお願い

本文:
〇〇株式会社 ■■部
△△様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社〇〇にて営業を担当しております、△△と申します。

貴社のホームページを拝見し、現在展開されている●●という事業において、弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡差し上げました。

弊社が取り扱っている◎◎というサービスは、××に関する業務効率化を目的としております。
現在〇社に導入いただいており、貴社と同業種となる導入企業様では、××に関する稼働時間が〇%削減されたという実績がございます。

もしご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ直接ご説明する機会をいただきたく存じます。
下記日時で△△様のご都合はいかがでしょうか?

【候補日時】
・〇月〇日(曜日)00:00~00:00
・〇月〇日(曜日)00:00~00:00
・〇月〇日(曜日)00:00~00:00

ご面談は1時間程度を想定しております。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇課
△△ △△ 
〒000-0000 東京都〇〇〇〇〇
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
email:□□□□□□@□□□.□□
URL:https://××××××××.××
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

過去接点があった顧客向け

件名: 過日は大変お世話になりました

本文:
〇〇株式会社 ■■部
△△様

お世話になっております。
株式会社〇〇 ■■部の△△です。

先日は弊社サービスについて、お話するお時間をいただき、誠にありがとうございました。

お話をお伺いした際に、××について課題をお持ちということでしたが、ご状況いかがでしょうか。
課題解決のお手伝いができればと思っておりますので、もしよろしければ改めてご提案の機会をいただけますと幸いです。
下記日時でのご都合はいかがでしょうか?

【候補日時】
・〇月〇日(曜日)00:00~00:00
・〇月〇日(曜日)00:00~00:00
・〇月〇日(曜日)00:00~00:00

ご面談は1時間程度を想定しております。

ご検討の際に必要な資料などもこちらでご用意できますので、お気軽にご相談ください。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇課
△△ △△ 
〒000-0000 東京都〇〇〇〇〇
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
email:□□□□□□@□□□.□□
URL:https://××××××××.××
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

商品/サービス提案メール例文

新商品やサービスの提案を行う際に活用できるメール文例をご紹介します。

新規顧客向け

件名:新サービス◎◎のご提案

本文:
〇〇株式会社 ■■部
△△様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社〇〇にて営業を担当しております、△△と申します。

弊社では、××に関するサービスを提供しておりますが、この度新たに◎◎というサービスをリリースいたしました。
◎◎は、~~が特徴となっており、□□や●●といった多くの企業が持つ課題解決に寄与するサービスとなっております。
貴社が現在展開されている●●という事業において、弊社の新サービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡差し上げました。

もしご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ直接ご説明する機会をいただきたく存じます。
下記日時で△△様のご都合はいかがでしょうか?

【候補日時】
・〇月〇日(曜日)00:00~00:00
・〇月〇日(曜日)00:00~00:00
・〇月〇日(曜日)00:00~00:00

ご面談は1時間程度を想定しております。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇課
△△ △△ 
〒000-0000 東京都〇〇〇〇〇
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
email:□□□□□□@□□□.□□
URL:https://××××××××.××
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

過去接点があった顧客向け

件名:新サービス◎◎のご提案

本文:
〇〇株式会社 ■■部
△△様

お世話になっております。
株式会社〇〇 ■■部の△△です。

先日は弊社サービスについて、お話するお時間をいただき、誠にありがとうございました。
お話をお伺いした際に、××について課題をお持ちということでしたが、ご状況いかがでしょうか。
ご提案いたしました□□というサービス以外にも、この度新たにリリースした◎◎というサービスが貴社の課題解決にお役立ていただけるのではないかと思います。
新サービス◎◎は、~~が特徴となっており、□□や●●といった多くの企業が持つ課題解決に寄与するサービスとなっております。

よろしければ改めてご提案の機会をいただきたいのですが、下記日時でのご都合はいかがでしょうか?

【候補日時】
・〇月〇日(曜日)00:00~00:00
・〇月〇日(曜日)00:00~00:00
・〇月〇日(曜日)00:00~00:00

ご面談は1時間程度を想定しております。

ご検討の際に必要な資料などもこちらでご用意できますので、お気軽にご相談ください。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇課
△△ △△ 
〒000-0000 東京都〇〇〇〇〇
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
email:□□□□□□@□□□.□□
URL:https://××××××××.××
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

メールを送る際の注意点

メール営業はメールの印象がすべてになりますので、細かい部分に気を付けてメールを作成する必要があります。ここからは、メールを作成・送信する際の注意点をご紹介いたします。

誤った表現や誤字脱字に気を付ける

メール営業に限らず、メールを送る際に気を付ける基本的な内容ではありますが、メールを送る前は間違った表現や誤字脱字がないか気を付けることが大切です。対面でやり取りしないからこそ、メールの内容で判断されてしまいます。いくら内容が良くても、

・謙譲語、尊敬語、丁寧語の表現間違い
・誤字脱字
・二重敬語

が散見されてしまっては、相手の読む気も失せてしまいますし、印象も悪くなってしまいます。 メールを送る前はいつもより入念に内容をチェックするようにしましょう。

自社ドメインアドレスから送る

当たり前のことですが、営業メールを送る際は自社ドメインのメールアドレスから送るようにしましょう。GmailやYahoo!mailなどのフリーメールで送ってしまうと、件名や差出人名に会社名を入れていても、迷惑メールやなりすましなどと思われてしまう可能性もあります。信頼できる相手かどうかの判定にもなりますので、必ず自社ドメインで送りましょう。

関連記事:メルマガの配信が迷惑メールになる!?ユーザーに嫌がられる原因と対策

添付ファイルは圧縮する

営業資料やホワイトペーパーなどを添付してメールを送ることもあるかと思います。添付ファイルのデータが大きいと相手のサーバーで受信できなかったり、送信遅延など発生する場合があります。

資料などを送る際は、ファイルを圧縮してから送るようにしましょう。もしくは、大容量データ転送サービスや、自社管理サーバーにファイルをアップロードした上でURL化し、メール本文に記載するといった対応を取るのも1つです。

関連記事:メールで添付ファイルを送信するときに気をつけるべきトラブルとマナーの基本
関連記事:メールが届かない!メールマーケティングの代表的なKPI「不達(バウンス)率」とは?

弊社のメール営業事例をご紹介!

弊社のインサイドセールスチームでは営業メールやナーチャリングメールを週1回の頻度で配信しています。今回は、インサイドセールスチームで配信した営業メールで商談獲得ができた事例をご紹介していきます。ぜひご参考にしてください。

※ナーチャリングとは、リードナーチャリング」と呼ばれ、保有しているリードの興味・関心を高める施策のことを指します。

事例①アポ打診+ホワイトペーパーを提供する営業メールからアポ7件獲得!

メール営業の目的はアポ獲得ですが、だからといって本文でアポ打診をするだけでは中々成果に結びつきません。

弊社インサイドセールスチームで配信した営業メールでは、アポ打診だけではなく、メルマガに関する調査レポートを提供することで、メールだけで7件のアポを獲得することができました。

実際に、お客様へなぜアポ調整いただけたのかをヒアリングしたところ、

・提供したレポートの内容が魅力的だったので、話を聞きたいと思った
・アポ打診だけでなくノウハウ提供もあり、営業色が強くなかったため

といったお声をいただきました。

また、今回の営業メールは他の営業メールに比べ、メールの開封数も多かったため、そちらに関してもヒアリングしたところ、

・件名に広告っぽさがなかった
・営業メールっぽい件名ではなかったため

ということでした。 何度もお伝えしている通り、営業メールのゴールはアポ獲得です。しかし、配信したメールが開封されなければ、意味がありません。より多くの人にメールを開封してもらうには、件名にも配慮する必要があります。

事例②メール未開封者に対して営業メールを再送したところ、さらにアポを獲得!

続いての事例は、メール配信ツールなどを使っているからこそできる施策ではありますが、成果が出た事例ですのでご紹介します!

皆さん、一度送ったメールは二度と送れない…と思っていませんか?

開封されなかったメールは、その人にとっては送られていないメールと同じです。というのも、事例①と同様の営業メールを開封しなかったユーザーにだけ、再度送った結果、そこから新たにアポを5件獲得することができました!

一度送ってみて成果が出たメールは使いまわすことでさらなる成果を生み出す可能性があります。

メール配信ツールをすでに利用している企業様は、ぜひ試してみてください。また、メール配信ツールを導入されていない企業様もこの機会にご検討してみてはいかがでしょうか。

事例③お役立ち情報を提供するメールに反応した人でテレアポを行い、アポ3件獲得!

これまでの事例は営業メールからアポ獲得ができた事例をご紹介してきましたが、最後はメール営業とテレアポを組み合わせることで効果が出た事例をご紹介します。

今回のメールでは、あえてメールではアポ打診をせずに、お役立ち情報の提供を目的としてサービスサイトに掲載しているコラムの紹介を行いました。このメールを開封し、かつコラムに遷移した人に絞って、インサイドセールスチームよりテレアポを行ったところ、3件のアポ獲得に成功しました! 検討度合いや興味関心度合いがバラバラな見込み客に手あたり次第テレアポをする場合、かかる稼働に対して得られる成果が見合わないといった問題が発生してしまいますが、こうしたメールへの反応をもとにある程度、興味関心度合いの高い見込み客にテレアポを行うことで、効率的な営業ができますし、成果にもつながりやすいのでおすすめです。

メール営業のメリット・デメリット

メール営業とは、メールを活用して営業活動を行うことを指します。メール営業は他の営業手法とは異なり、直接話をしたり顔を合わせることがないゆえのメリットとデメリットがあります。まずは、メール営業にはどのようなメリット・デメリットがあるかをみていきましょう。

メリット①オフィス/リモートワークに限らず、実施できる

働き方の多様化により、リモートワークを推奨する企業も増えてきました。会社に人がいないため、テレアポや飛び込みといった従来の営業手法では成果が出にくくなったという企業も多いのではないでしょうか。 このような状況下で、今まで以上に活用されるようになったツールがメールです。メールはオフィス/リモートワークに限らず、受信/送信ができるため、相手の働き方に関わらず、アプローチが可能です。

メリット②テキストとして残る

メールは、双方のやり取りがテキストとして残るため、後で内容を確認することができます。ですので、どのようなやり取りをしたかを再確認したり、認識の違いによるトラブルが発生した際の証跡として活用することができます。また、途中で担当者が変わる場合はメールの内容を追うことで、スムーズな引き継ぎに役立ちます。

メリット③直接担当者にアプローチできる

テレアポでは、企業の代表番号にかける場合、必ずしも担当者が出るわけではなく、受付の方が出る場合も往々にしてあります。このような場合、担当者に直接つないでもらえることは少なく、受付の方にお断りされてしまうことがほとんどです。 メールの場合は、多くが個人アドレスでのやり取りになるため、アプローチしたい相手に直接メールを送ることができ、テレアポよりも担当者に接触しやすいといえます。

メリット④ツールを使えば効率的な営業ができる

メールを送るだけでは、相手がメールを開封してくれたのかどうか分からず、返信が来るまで次の行動に移しづらいという状況に陥ってしまいます。そのため、効率的に営業する上で、メール配信ツールを使うのも1つの手です。メール配信ツールというと、メルマガで活用するイメージが強いかもしれませんが、使い方によってはメール営業においても高い効果を発揮します。

メール配信ツールを活用して営業メールを送ることで、相手が開封したかどうかがわかるので、返信がない場合でも「開封」という行動によって相手の興味関心度合いを測ることができます。またメールに営業資料やサービス詳細ページのURLを記載している場合は、そのURLをクリックしたかどうかまで計測することができるので、相手がどのような情報に興味があるかがわかります。

また、不特定多数の相手にアポ依頼のメールを送る際は、配信ツールの会社名や名前の差し込み機能を活用することで、一斉配信であっても個別にメールを出すのと大きく変わらない内容で送る事も可能となります。

弊社でも「配配メール」というメールマーケティングサービスを提供しておりますので、ぜひご検討ください。

配配メール「信頼と実績のメール配信サービス」

関連記事:メール配信サービスとは?機能やメリットなどを紹介

デメリット①必ず読んでもらえるとは限らない

これまで、メリットを紹介してきましたが、もちろんメールだからこそのデメリットもあります。1つは、送ったメールが必ず相手に読んでもらえているとは限らないという点です。ビジネスパーソンであれば、一日に多くのメールを受け取ります。そのため、見覚えのない差出人からのメールは、見落とされたり読まれなかったりする可能性が高いです。そのため、メールを送る時間帯を変えてみたり、魅力的な件名にしてみたりと開封されやすくするための工夫が必要になります。

関連記事:メルマガの開封率に差が出る?最適な配信タイミングを考えよう
関連記事:読まれるメルマガ配信時間とは?その時間、ユーザはなにしてる?

デメリット②送り間違いなどのミスによって信用が下がる場合も

相手の働き方に左右されずアプローチできるメールですが、実際に顔を合わせていない分、メールの印象がすべてになります。そのため、本文の誤字脱字などは、自社のイメージを下げてしまう要因にもなります。それだけでなく、宛先間違いや資料添付忘れなどで何通もメールを送付する行為は、信用度まで下げてしまいかねません。

メール営業は、テレアポや飛び込み営業よりも気軽にできると思われているかもしれませんが、メールだけでやり取りをするからこそ、細心の注意を払ってメールを作成することが大切です。

デメリット③テレアポに比べてアポ獲得できる可能性が低い

メール営業はメールでのやりとりがすべてであるがゆえに、コミュニケーションを取りづらく、サービスの良さや魅力が伝えにくい/伝わりにくい、といった問題もあり、アポ率は他の営業施策に比べると低いという問題点があります。また、前述の通り、メールを送ったとしてもそれを読んでもらえなければ意味がありません。このように、アポ獲得までの道のりが長く、かつハードルも高いというのがデメリットになります。

逆を言うと、営業メールに対して返信がもらえた場合、相手の興味関心度合いは非常に高く、アポ獲得のみならずその先の契約にもつながる可能性が高いと言えます。

メール配信ツールを使って効果的・効率的なメール営業を

メール営業はツールを活用せずとも実施できますが、メリットでご紹介したようにメール配信ツールを使うことでさらに効果的・効率的なメール営業を実現できます。

差し込み機能や複数From機能などを活用することで営業メールを一斉配信できる

メール配信ツールはメールを一斉配信することに特化しています。お客様のお名前や会社名などの顧客データベース内の情報を、メールの本文や件名に差し込める「差し込み機能」や、宛先ごとに異なるFromアドレスを設定できる「複数From機能」などを活用すれば、営業メールにおいても一斉配信が可能です。 そのため、効率的にメール営業を実施することができます。

メールを開封したか、本文中URLをクリックしたかどうかがわかる

配信した営業メールに対して、お客様が開封したかどうか、本文中に記載しているURLをクリックしたかどうかなど、メールへの反応を可視化できます。

メールへの反応はあったものの、アポ獲得にいたってないお客様には、再度別のメールを送る、もしくは電話で接触を試みるということもできます。 また、メールへの反応がなかったお客様に対しては、再度同じメールを送るなど、お客様ごとの反応に合わせたフォローが可能になります。

メールへの反応をもとに、顧客アプローチの勝ちパターンを見つけることができる

送った営業メールごとに開封数やクリック数などがわかるため、どのようなメールだとお客様の反応が良いか悪いかを分析することができます。配信する度に分析を行うことで、自社における営業メールの勝ちパターンを見つけることができます。

メールへの反応があったお客様へテレアポすることでアポ獲得に

メールを開封したり、本文中のURLをクリックしたけれども、返信がなかった、問い合わせにつながっていないというお客様もいらっしゃいますが、ここで「興味ないんだ…」とフォローしないのは非常に勿体ないです。たとえその後の行動に繋がっていなかったとしても、興味関心は少なからずあるお客様です。そうしたお客様に対して、テレアポを行うことで商談につなげることができます。

このように、メール配信ツールを使うことでメール営業の幅が広がります。メール営業に本格的に取り組む際は、ぜひツールの導入もご検討ください。

まとめ

メール営業については、基本的な内容から実践に使える事例や文例をご紹介してきましたがいかがでしたでしょうか? 「今までの営業手法での効果が鈍くなってきた」「新しい営業施策を探している」という方は、ぜひこの記事を参考にメール営業を実施いただけますと幸いです!

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山盛有希子

山盛有希子

自動車部品メーカーで広報として3年間従事し、2020年6月にラクス入社。現在は、オンラインマーケティングチームに所属し、メルマガ運用やメルラボの企画・コンテンツ作成を担当。社内外向けにセミナーや勉強会を行い、メールマーケティングのナレッジを提供している。
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