投稿日:2022年09月30日更新日:2024年1月18日

【2024年最新】メール一斉送信ツールの選び方は？失敗しないポイントを徹底解説！

メールマーケティング

様々なコミュニケーションツールが増えてきた現代でも、ビジネスシーンや一般消費者向けのサービスを行っている場合は、メールによる情報共有が欠かせないのではないでしょうか。

数人へ送る場合はCCやBCCを使って一般的なGmailなどのメーラーから普段通り送ればいいものの、数十人〜数百人規模になってくると多くの時間を要することや、情報漏洩などリスクを伴ってしまいます。また、一斉送信したメールが迷惑メールフォルダに振られてしまうなど、悩ましい問題に頭を抱えている人も沢山いるかと思います。

ここでは、メールを一斉送信する上で必要になってくる知識や、メールを一斉送信することができるツールの説明、選ぶ際のポイントまでを解説していきます。

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一斉送信するための方法

メールを一斉送信するには、一般的なメールソフトで送信する方法、マーケティングオートメーションツールやメール配信ツールを使って送信する方法など、送り方はいくつかあります。

ここでは、Gmailなどの一般的なメールソフトを使った送り方とメール配信ツールを使った送り方の2つを簡単に解説します。

GmailなどのメールソフトでBCCを使い送信する

まず、普段使用しているメールソフトから手作業で宛先を入力し送信する方法です。

受信者同士がお互いアドレスが見えても良い場合であれば、アドレスが公開されるCCを使って送信することが一般的です。反対に、アドレスをBCCに入れることで受信者に他の受信者のメールアドレスを共有しない方法もあります。

どちらにせよ、少人数の際は手動入力で完結させることができますが、数百人規模になった際には一つ一つメールアドレスを入力すると膨大な時間が発生してしまいます。

時間短縮をするためには、少し工夫して送信する必要があります。具体的にはエクセルを使用した一斉送信方法です。詳しい送信方法はこちらの記事で紹介しています。

しかし、数百件・数千件ものメールをBCCで一斉送信する場合は、情報漏洩のリスクや、迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性があるため注意が必要です。

なぜ迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうのかは後ほど説明します。

メール配信ツールを利用する

次にメール配信ツールを利用して一斉送信する方法です。無料のツールもありますが、使用制限がある場合も多いため、有料のツールで主に搭載されている機能を中心に解説します。

メール配信ツールは、文字通りメールを配信することに特化したサービスです。そのため、一斉送信を手軽に行えることは勿論、迷惑メール扱いされないような対策をしているサービスも多いため、届けたい情報を確実に相手の手元まで届けることができます。

また、HTMLメールの作成からメールの開封率測定ができたり、一斉送信する際には属性などでセグメントを切ることもできるので、メールを送った効果を見える化して施策の精度を上げることが可能です。

まとめると、メール配信ツールを使って配信すれば、BCCで一斉送信する場合に比べて情報漏洩するリスクを減らすことができ、効果的なメールを配信できるといえます。

「配配メール」でも簡単にメールの一斉送信が可能です。

HTMLメールがドラッグ＆ドロップで簡単に作成できるエディタ機能、あらかじめ配信日時を設定しておける予約配信機能や、顧客属性ごとにマッチしたメールを送り分けるセグメント配信機能など、メール配信に必要な機能が揃っております。

また、開封やクリック数/率も一目で簡単に確認できるようになっていますので、ご興味のある方はぜひ詳細をご確認ください。

メール配信ツールとGmailなどのメールソフトの違い

一斉送信するための方法がひと通り把握できた所で、メール配信ツールと一般的なGmailなどのメールソフトとの違いについて解説します。

メール配信ツールは有料サービスであることが多いですが、一般的なメールソフトと比べて多くのメリットがあります。一つずつ解説していきます。

迷惑メール対策

迷惑メール対策ができるかが、Gmailなどのメーラーとメール配信ツールの最も大きな違いです。

通常のソフトでBCCに数百人規模を入れてメールを送ろうとすると、受信先のプロバイダが迷惑メールと判断し、ブロックされてしまう可能性があります。

ブロックされてしまうのは、同じIPアドレスから複数アドレスへと送信すると受信側が迷惑メールと判断してしまうことが原因です。メールマガジンや顧客へのお知らせメールを一斉送信する際には、BCCでの配信は避けたほうが賢明です。

メール配信ツールでは、IPアドレスが複数、もしくは送信先によってIPアドレスを変えて送ることで受信先のプロバイダから迷惑メールと判断されない仕組みを採用しています。

「配配メール」でも、確実に相手にメールが届くよう、様々な対策を行っていますので、ご興味のある方はぜひ以下より詳細をご確認ください。

関連記事：配配メールの迷惑メール対策

読者のリスト管理

メール配信ツールでは、読者が登録・退会した際、自動的に配信リストへ反映できます。退会の手続きもメール配信ツールが自動的に受付できるため、リスト精査の必要がないことから業務効率改善へと繋がります。

また、配信リストの中にエラーリストが多数ある場合も迷惑メールと判断されてしまうのですが、配配メールなどの配信ツールでは自動的にエラーリストを排除して送信できるため、到達率を高めることができるのです。

これまで、顧客リストを管理していた時間を、さらに有意義なコンテンツを配信するための時間に充てることができるでしょう。

関連記事：配配メールの配信エラー解析・自動停止機能とは？

効果測定

一般的なGmailなどのメール配信ソフトでは、数百人規模にメールを送信したうち何人がメールを開いたか・URLをクリックしたのかを計測することができません。

しかし、メール配信ツールのHTML機能を使ってメールを送信することで、メールの開封数や率だけでなく、本文内のURLクリック率を計測することができます。

読者に対して、どのようなコンテンツが刺さるのかはどれだけ本文内のURLをクリックしたのかに比例すると考えられます。

メール配信ツールを使うことで、メール毎の効果測定を行い次の施策へと繋げることができるでしょう。

関連記事：配配メールの豊富な効果測定機能を紹介

メール装飾

メール装飾もメール配信ツールを使えば、簡単に行うことができます。

通常のGmailなどのメールソフトであれば、太文字や文字を赤色にしたりと、色付けができたりする程度です。

しかし、配信ツールを使えば画像をメール本文内に貼り付けることができたり、HTMLのテンプレート機能を使っておしゃれなデザイン性の高いメールを作成できたりします。

さらに、スマホ画面用とPC画面用のどちらにも対応しており、端末によって見えづらくなることは避けられるため、読者にとっても負担なくコンテンツを閲覧することができます。

メール配信ツール(システム)の2つの種類

リスクを少なく一斉送信できたり、開封率の測定ができたりするメール配信ツールですが、実は「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つの種類があることをご存じでしょうか？

まずは、オンプレミス型から解説していきます。

オンプレミス型

「オンプレミス型」とは、パソコンやサーバーにソフトをインストールして利用するパッケージ型サービスのことを指します。インストールしたパッケージは、会社ごとに柔軟なカスタマイズをすることが可能です。

そのため、顧客情報を管理するシステムとメール配信システムの2つを、社内セキュリティポリシーに準拠した環境を構築することが可能となります。

顧客データを外に出すことはないためクラウド型よりも情報漏洩リスクを減らすことができます。しかし、カスタマイズするのに工数がかかることや、初期費用がライセンス料や月額料がかかるなど、クラウド型よりも負担が発生してしまいます。

クラウド型

「クラウド型」とは、オンプレミス型のようにインストールするのではなくオンライン上でデータ管理やメール配信を行うものを指します。

IDとパスワードさえあれば場所や端末を選ばずにどこでもアクセスすることが可能で、メール配信サービスもWEB上で完結することができます。

またセキュリティ面でも、クラウド上に個人情報を保存することはありますが、万全の対策がされているため漏洩リスクは限りなく低くなっています。

オンプレミス型のように会社ごとにツールをカスタマイズする必要が無く、サブスクリプション方式のため月ごとに費用を支払うだけですぐにメール配信ができるようになることは、クラウド型メール配信ツールの大きな特徴と言えます。

配配メールはこのクラウド型に該当します。

メール配信ツール(システム)を選ぶ際のポイント

メール配信ツール一覧表を見ても、結局何を軸に選んでよいのか分からなくなってしまう経験をされた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

メール配信ツールは様々な種類があり、選ぶ際にどういったサービスを選べばよいかつい迷ってしまいますが、メール配信ツールを選ぶ際のポイントを解説していきます。

コストの低さだけでなく業務に必要な機能があるか

メール配信ツールを導入するのであれば、最低でも「やりたいことができる」ものを選ぶ必要があります。

なるべくコストを下げたい気持ちはわかりますが、安易に無料や格安のシステムを選択してしまうと、機能面に制限があることや本来やりたかったことが実現できなくなる可能性があります。

・1日に送信できる通数が決まっている
・決まった時間に届かない

といった、一斉配信において致命傷になりかねない問題が生まれてしまいます。

そのため、現在のメールを配信する上での課題やどういったことを実現したいのかを事前に考えた上で、それらを実現できる、もしくは実現に近付けるような機能を持ち合わせたメール配信ツールを導入することで、よりメール施策の精度向上へと繋げることができるでしょう。

配信ツールの運用はしやすいか

次に、実際に導入した後に配信ツールの運用がしやすいかをチェックする必要があります。

ツールは導入して終わりでなく、運用してからが最も重要です。運用しやすいツールを導入することで、本来やりたかった施策を実行することができます。

レビューを見ることは勿論ですが、

・導入実績
・導入事例
・市場シェア

なども見ることで、判断しやすくなると言えます。

実際に活用した会社の導入事例の多さや実績を知ることで安心してツールを導入できるでしょう。

メール到達率は低くないか

メール到達率も実はツールごとに異なるポイントです。一斉送信したとしても、届かなければ意味がありません。

迷惑メール対策は具体的にどのような仕組みで対策されているのか、導入検討時にしっかりと確認する必要があります。

関連記事：配配メールが高い到達率を維持するための取り組みとは？

※2024年1月追記

Gmailのスパムメール対策が強化され、2024年2月よりガイドラインが変更となります。Gmailアカウントに1日あたり5,000件以上のメールを送信する送信者は、ガイドラインの要件を満たしていないとメールが届かなくなったり迷惑メールに分類されたりする可能性がありますので、必ずご確認ください。

「ガイドラインに沿ったメール配信が可能なツールを選ぶ」ことも重要なポイントです。配配メールは上記ガイドラインの要件に対応しておりますので、ツールをご検討の際はぜひお問い合わせください。

サポート体制は充実しているか

ツールによってサポート体制も異なります。電話・メールでの対応が可能なものもあれば、電話はできず問い合わせても数日間返信がないといったツールも中には存在するのが事実です。

特に海外ツールの場合は日本語でのサポートがないこともあります。ツールの設定に精通していたり、英語の読み書きができたりしない限りは注意が必要です。

関連記事：配配メールの手厚いサポート体制とは？

HTMLメールが簡単に作成できるか

テキストメールとは異なり、HTMLメールを活用すればデザイン性の高いメールが配信できます。訴求力も高いため上手に使いこなせれば、自社のサービス・商品を宣伝する上で強い味方になってくれますし、メールの効果測定を行うためにも必要になるのがHTMLメールです。

一般的にHTMLはコーディングの知識が求められますが、エディタやテンプレートを利用することでコーディングの経験がなくても直感的な操作でHTMLメールが作成できます。

HTMLメールを簡単に作成できる機能はあるのか、その機能は使いやすいのかはチェックしておきましょう。

配信数に上限はないか

ツールによって配信数も異なります。配信数が無制限のツールもあれば、配信数に応じて料金が異なるツールもあります。

可能であれば、自社のメールマーケティングを行うために実際に送るメールは何件なのかを事前に推定しておくと、ツール選定もスムーズです。

送信数が多いことが予想されるが、件数の試算が難しかったり、試算が間に合わなかったりする場合は、無制限のツールを選ぶのがよいでしょう。

配配メールはリスト数に応じて月額費用が変動する「リスト数課金」のサービスです。月にどれだけ配信をしても定額なので、「毎月の配信回数が多い」という方におすすめです！

まとめ

メールを一斉送信する場合の2つの方法と、メール配信ツールの紹介をしました。

社内外の連絡時には、メールソフトで問題ないかと思いますが、メルマガやその他一斉送信する機会が一定ある場合は、メール配信ツールの導入を強くお勧めします。

今回解説した、メール配信ツールの種類とその他機能面での違いを参考にしながら、自社にあったものを選択することでよりよい施策へと繋がるのではないでしょうか。

また、株式会社ラクスでは、初めてでも使いやすいメール配信サービス「配配メール」を提供しています。一斉送信メールの配信はもちろん、セグメント配信やステップメール配信も可能です。

手軽に使いやすい機能、無制限の配信数に加えて、手厚いサポート体制も整っているので、効果的にメール配信をしたい方はサービスの詳細をご覧ください。

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この記事を書いた人
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山盛有希子

自動車部品メーカーで広報として3年間従事し、2020年6月にラクス入社。現在は、オンラインマーケティングチームに所属し、メルマガ運用やメルラボの企画・コンテンツ作成を担当。社内外向けにセミナーや勉強会を行い、メールマーケティングのナレッジを提供している。

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