【初心者向け】メールを一斉送信したい!その方法と使い方

メールを一斉送信したい!方法と注意すべきマナーを解説

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メールの一斉送信には、一般的なメールソフトで送る方法から、設定したシナリオに応じて自動でメールを配信してくれるマーケティングオートメーションと呼ばれるシステムまで、様々な方法があります。選択肢が多いからこそ、使い方や目的に応じた方法を選びたいですが、どの方法が最適なのか非常に迷うと思います。そこで、今回は一斉送信の方法から注意すべきマナーをご紹介いたします。

また、一斉送信が使われるシーンとして、メルマガに代表される販促ツールとしての利用は皆さんもご存じだと思いますが、その他はいかがでしょうか。この記事では販促ツール以外の用途での利用についても取り上げてみます。

また、一斉送信機能でメールを送る際に誰に届いても失礼のないような文面にするための、知っておいて損のない文面上でのマナーもご紹介いたします。

「メール配信サービスって、メルマガに使うのでは?」と思っている方は、ぜひとも読んでいただきたいです。

一斉送信の方法とは?

CCとBCCにメールアドレスを手入力する

普段送っているメールと同じように宛先にメールアドレスを入力し、宛先設定をCCかBCCとして送付する方法です。

CCとは

CCはカーボン・コピー(Carbon Copy)の略で主に情報を共有しておきたい相手に対して設定します。CCで指定されたアドレスは他の受信者からも見ることが可能です。そのため、社内での情報共有時や取引先に複数の担当者がいる場合など、他の受信者にメールアドレスが知られても問題ない場合に利用されます。

BCCとは

BCCはブラインド・カーボン・コピー(Blind Carbon Copy)の略です。CCと違い、他の受信者にはメールアドレスが公開されません。そのため、情報共有したいが、共有していることを他の受信者に知られたくない場合や、退職時や異動時など、複数の取引先や人に対して同じ文章のメールを一斉送信する場合に利用されます。

上述の通り、状況によってCCとBCCは使い分ける必要がありますが、特に注意いただきたいのがBCCでメールを一斉送信する場合です。もし、BCCで送信しなくてはいけないメールを誤ってCCやTOにて送信してしまった場合、個人情報が漏洩してしまうというリスクもあります。また、数百件のメールアドレス宛にBCCで一斉送信を行った場合、受信側のプロバイダによって「迷惑メール」と判断されてしまうことがあります。こうなるとメールの受信がブロックされ、メールが届かなくなるリスクがあります。このようにBCCでの一斉送信は様々なリスクがあることを覚えておきましょう。

関連記事:メールのCCとBCCの違いは?BCCで一斉配信してはいけない7つの理由

Excelを利用する

Excelに登録してあるメールアドレス宛に一斉送信を行う方法としては、CSVというファイル形式を利用する必要があります。

1:メールアドレスをコピーする

メールアドレスのセル範囲だけを選択してコピーします。この時、タイトル行はコピーしないように注意しましょう。

2:新規のブックで貼り付け

新規ブックのA1セルで右クリックし、「形式を選択して貼り付け」を選択します。

その後「行列を入れ替える」にチェックを入れて「OK」ボタンを押します。

すると、メールアドレスが1行に連続して貼り付けられます。

3:CSV形式で保存

「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択します。そこで「ファイルの種類」にて「CSV(カンマ区切り)」を選択し、保存します。

保存後、CSV(カンマ区切り)として保存する場合、ブックの一部の機能が失われる可能性があります。とアラートが出るので「はい」を選択します。その後ファイルを閉じます。(ファイルを閉じるときには「保存しない」を選択します)

4:保存したCSVファイルを「メモ帳」で開く

保存したCSVファイルを右クリックし、「プログラムで開く」から「メモ帳」を選択します。

「メモ帳」で開くとこのような形になります。

5:「メモ帳」のメールアドレスをコピーして、メールの宛先に張り付ける

開いた「メモ帳」からメールアドレスをコピーし、メール作成画面の宛先に張り付ければ、完了です。

インストール型のメールソフトを利用する

お手元のパソコンに既にインストールされているメールソフトを利用して一斉送信をする方法です。手動でメールアドレスを追加指定していくため、少人数であればこの方法でも特に困ることはないでしょう。

クラウドメール配信サービスを利用する

お手元のパソコンにインストールして利用する、メール配信に特化したサービスを利用する方法です。一斉配信のみでなく、メールアドレスの登録・管理、HTMLメールの作成、送った一斉送信メールの開封率やクリック率などの効果測定やアフターフォローも充実しているため、一斉配信を含めたメールマーケティングを実践することができます。

マーケティングオートメーションやCRMを利用する

営業やマーケティング施策の自動化を行うマーケティングオートメーションやCRMでもメールの一斉送信の機能は付帯しております。ただ、マーケティングオートメーションやCRMは顧客の検討段階や商談状況によるスコアリング機能や、特定顧客に対して自動メールで接触を図るシナリオ機能などメールの一斉配信以外の機能も充実しています。つまり、費用はクラウドメール配信サービスよりも高価格帯であるケースが多いです。そのため、メールの一斉送信を行いたいという用途であれば、メール配信サービスなどを検討するほうがよいでしょう。

初心者の方にはメール配信サービスがおすすめ

数百件のアドレス宛にメールソフトで一斉送信するのは、情報漏洩やメールが届かないなど様々なリスクがあります。メール配信サービスは、そのようなリスクを回避しつつ、メールアドレスの登録・管理も行えたり、画像などを使って視覚的に訴求できるHTMLメールが簡単に作成できたりと一斉送信を行うにはぴったりのサービスです。また、メルマガや製品案内を一斉送信した時に、だれが開封したのか、メールのリンクをクリックして自社HPまで遷移したのかが分かる効果測定機能もついています。メールの一斉送信の効率を高め、効果を最大化させるためにもメール配信サービスを利用されることをおすすめします。

メルマガ配信・一斉メール配信サービスなら「配配メール」

関連記事:メールの一斉送信で効率化!メルマガ配信ソフトの活用方法について

一斉送信のマナーと気を付けるべきポイント

件名は簡潔・わかりやすく

相手が一度に多くのメールを処理する場合、件名で内容を判断する場合が多いでしょう。メールを確認してもらうためにも、まずは明確でわかりやすい件名を心がけましょう。また、長すぎると途中で切れてしまうため、短めに設定しておきましょう。

また、やり取りを続けると、Re:Re:Re:…と続いてしまうので、適度に削除しましょう。

宛名は順番に注意

会社名、部署、役職、氏名(様)の順番に記載します。会社は(株)や頭文字などの略称を使わず、正式名称で記述しましょう。

複数人に同時に送信する場合は、役職が上の人の名前から記載する必要がありますので注意しましょう。また、同じメールを送信する場合は「各位」をつけて送信します。「各位」は皆様方、を指す言葉なので、「様」をつける必要はありません。

迷惑メールと判断されない

迷惑メールの判断をうけると、もちろんメールは届かなくなり、伝えたい情報も伝えることができなくなってしまいます。それでは、迷惑メールと判断されるポイントはどのようなものでしょうか。

1つのIPアドレスからの一斉送信

通常ですと、1つのメールサーバーにつき、1つのIPアドレスが設定されております。一斉送信の方法でご紹介したように、通常のメールサーバーから数百件のアドレスに対してBCCの宛先設定にて一斉送信を行う場合、1つのIPアドレスから大量のメールが送られることになります。1つのIPアドレスから一斉にメール送信を行うと、受信者側のプロバイダは「一斉送信されるメール=迷惑メール業者が送るメール」と捉えて「このメールは迷惑メールだ!」と判断します。

宛先不明や間違いアドレスを多く含んだリストでの一斉送信

宛先が分からない場合や間違いアドレスを多く含んだリストにて一斉配信を行うと、受信者側のプロバイダは「エラーの多いアドレスリスト=迷惑メール業者がところかまわず集めたリスト」と捉えて「迷惑メール」と判断されます。


これらの迷惑メールの判断を受けないために対策が必要です。通常のメールサーバーでも1つのIPアドレスから送信する場合は複数に分けることやアドレスリストを毎回きちんと精査するなどの対策を行うことはできますが、作業工数が膨大にかかってしまいます。その点、メール配信サービスなら、事業者側がしっかりと対策をしておりますので、安心してメールの一斉送信が行えます。

関連記事:配配メールの高い到達率

メールの法律

広告や宣伝を目的とするメールは「特定電子メール法」という法律を遵守する必要があります。具体的には、「特定電子メール」を送る営利団体や個人には、「オプトインの取得」と「オプトアウトの運用」が義務付けられております。

オプトイン取得

広告・宣伝メールの受信者にメール送信の承諾を得ることを「オプトイン」と言います。つまり、事前に広告・宣伝メールの送信を行うということを認識してもらうことが必要になります。問い合わせフォームにメールを送付する一文の記載やチェックボックスの設置などが代表的なオプトインの取得方法です。

オプトアウト運用

一度オプトインを得た場合でも、その後メールの受信を望まなくなることがあります。そのようなケースではメールを送信してはならないとする考え方のもと、オプトアウトの導線を設置することが義務付けられています。具体的にはメールの本文内に配信停止リンクを設けたり、受信拒否用のメールアドレスを記載したりします。

関連記事:【メルマガの法律】特定電子メール法って何?適用範囲と4つのポイントとは

関連記事:メルマガの法律『特定電子メール法』とは?オプトイン・オプトアウトも解説

販促だけじゃない!様々な利用シーン

顧客とのコミュニケーション手段として

CRM(Customer Relationship Management)の考えが浸透したことにより、販促ではなく、関係強化の目的でメールを利用する企業が増えてきています。特に金額の大きいサービスやBtoBビジネスにおいては、顧客との長期的な関係構築がとても大切。そのためには、顧客に役立つ情報を提供してサービスへの理解を深めてもらう、定期的にアンケートを行い要望をヒアリングする機会を作るなどの活動が必要です。このような活動は、メールを使って行われることが多いです。

緊急連絡網として

自治体や学校、そして企業でも、緊急時の連絡手段としてメール配信システムの導入が進んでいます。昔は電話での連絡網がメインでしたが、個人情報保護の意識の高まり、共働き家庭の増加などの理由から、電話よりもメールを使った連絡網が一般化してきています。

どんな機能が評価されているの?

さて、単なる連絡手段や、コミュニケーション手段としてなら、クラウドじゃなくてもいいんじゃない?そんな声が聞こえてきそうです。実際にクラウド型メール配信システムを導入している方も、導入前にいろいろなツールを検討しています。導入の決め手になる、評価の高い機能をまとめてみましょう。

メールの遅延が起こりにくい

災害時の情報連絡など緊急度の高いメールは、遅延なく届ける必要があります。大量のメールを素早く送るには、専用の配信サーバを使う必要があります。(普段、家庭や企業で使っているインターネットプロバイダの多くは、大量のメールを一斉送信することを禁止していたり、すべてのメールを送信するまでに何時間もかかったりします)多くのクラウド型のメール配信システムは、配信専用のサーバを使っているので、1時間あたり数十万~数百万通のメール配信が可能です。

メールの受信ブロックが起こりにくい

メールを一斉送信する際に気をつけたいのが「受信ブロック」のこと。迷惑メール排除のために作られた受信ブロックですが、自ら購読申込みをしているメルマガなどもブロックされてしまうことがあります。受信ブロックを回避してメールを一斉送信するには、受信ブロックに対応した配信プログラムが必要になります。

関連記事はこちら:配配メールのスパム判定を回避する取り組み

どこからでもアクセスできる

クラウド型のメール配信システムは、インターネット環境とIDやパスワードなどのログイン情報があれば、どこからでもアクセスすることができます。緊急時にメールをできるだけ早く配信するためには、自宅のPCや携帯デバイスからメール配信ができることが必要です。

システムの進化で生まれる、新しい用途

また、メール配信システムに新しい機能が備わることによって、今まではなかった新しい用途やニーズに応えることができるようになってきました。

添付ファイル付メールを一斉送信したい

チラシやクーポンチケットをメルマガ読者に配信したり、企業のIR情報、プレスリリースを取引先に配信したりと、意外と利用用途が広い、添付ファイル付メールの一斉送信。添付ファイル付のメールは容量が大きいので、添付ファイル付メールに対応したシステムの利用が必要です。

外国語のメールを一斉送信したい

外国語のメールを一斉送信したい時、注意したいのが「文字コード」です。文字コードとは、文字や記号をコンピュータ上で扱うために割り当てられた固有の数字のこと。文字コードは国や団体によっていくつもの規格があり、異なる文字コードを使ったPC同士のメールは文字化けしてしまいます(下の図を参考)。特に、中国語の簡体字や繁体字、韓国語のハングルなどは、利用する機会も多く、文字化けで情報が伝わらなかった…なんて悲しい事態は避けたいもの。簡単な設定で文字コードの設定ができるシステムの利用が安心です。

外国語のメールを一斉送信したい

文字コードの違いによって起きる文字化けの例


今回ご紹介した用途はほんの一部です。「うちでもこんなことやってみたい」「○○な使い方はできるのかな?」と思われた方は、弊社で提供しているメール配信システムのサイトも見てみてくださいね。

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