【初心者向け】メールを一斉送信したい!その方法と使い方

【初心者向け】メール一斉送信の方法は?マナーと一緒に解説

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メールの一斉送信には、いろいろな方法があります。手作業で頑張る方法から、設定したシナリオに応じて自動でメールを配信してくれるマーケティングオートメーションと呼ばれるシステムまで。選択肢が多いからこそ、使い方や目的に応じて最適な方法を選びたいですよね。今回は一斉送信の種類からご紹介いたします。

また、一斉送信が使われるシーンとして、メルマガに代表される販促ツールとしての利用は皆さんもご存じだと思いますが、その他はいかがでしょうか。この記事では販促ツール以外の用途での利用についても取り上げてみます。

また、一斉送信機能でメールを送る際に誰に届いても失礼のないような文面にするための、知っておいて損のない文面上でのマナーもご紹介いたします。

「メール配信システムって、メルマガに使うんでショ?」と思っている方は、ぜひぜひ読んでみてください!

一斉送信の方法とは?

メールソフトを利用する

お手元のパソコンに既にインストールされているメールソフトを利用して一斉送信をする方法です。手動でメールアドレスを追加指定していくため、少人数であればこの方法でも特に困ることはないでしょう。

専用ソフト・クラウドを利用する

お手元のパソコンにインストールして利用する、メール配信に特化したサービスを利用する方法です。一斉送信のみでなく、効果測定やサポートも充実しているため、メールマーケティングに関してまとめて任せることができます。

一斉送信のマナー

件名は簡潔・わかりやすく

相手が一度に多くのメールを処理する場合、件名で内容を判断する場合が多いでしょう。メールを確認してもらうためにも、まずは明確でわかりやすい件名を心がけましょう。また、長すぎると途中で切れてしまうため、短めに設定しておきましょう。

また、やり取りを続けると、Re:Re:Re:…と続いてしまうので、適度に削除しましょう。

宛名は順番に注意

会社名、部署、役職、氏名(様)の順番に記載します。会社は(株)や頭文字などの略称を使わず、正式名称で記述しましょう。

複数人に同時に送信する場合は、役職が上の人の名前から記載する必要がありますので注意しましょう。また、同じメールを送信する場合は「各位」をつけて送信します。「各位」は皆様方、を指す言葉なので、「様」をつける必要はありません。

販促だけじゃない!様々な利用シーン

顧客とのコミュニケーション手段として

CRM(Customer Relationship Management)の考えが浸透したことにより、販促ではなく、関係強化の目的でメールを利用する企業が増えてきています。特に金額の大きいサービスやBtoBビジネスにおいては、顧客との長期的な関係構築がとても大切。そのためには、顧客に役立つ情報を提供してサービスへの理解を深めてもらう、定期的にアンケートを行い要望をヒアリングする機会を作るなどの活動が必要です。このような活動は、メールを使って行われることが多いです。

緊急連絡網として

自治体や学校、そして企業でも、緊急時の連絡手段としてメール配信システムの導入が進んでいます。昔は電話での連絡網がメインでしたが、個人情報保護の意識の高まり、共働き家庭の増加などの理由から、電話よりもメールを使った連絡網が一般化してきています。

どんな機能が評価されているの?

さて、単なる連絡手段や、コミュニケーション手段としてなら、クラウドじゃなくてもいいんじゃない?そんな声が聞こえてきそうです。実際にクラウド型メール配信システムを導入している方も、導入前にいろいろなツールを検討しています。導入の決め手になる、評価の高い機能をまとめてみましょう。

メールの遅延が起こりにくい

災害時の情報連絡など緊急度の高いメールは、遅延なく届ける必要があります。大量のメールを素早く送るには、専用の配信サーバを使う必要があります。(普段、家庭や企業で使っているインターネットプロバイダの多くは、大量のメールを一斉送信することを禁止していたり、すべてのメールを送信するまでに何時間もかかったりします)多くのクラウド型のメール配信システムは、配信専用のサーバを使っているので、1時間あたり数十万~数百万通のメール配信が可能です。

メールの受信ブロックが起こりにくい

メールを一斉送信する際に気をつけたいのが「受信ブロック」のこと。迷惑メール排除のために作られた受信ブロックですが、自ら購読申込みをしているメルマガなどもブロックされてしまうことがあります。受信ブロックを回避してメールを一斉送信するには、受信ブロックに対応した配信プログラムが必要になります。

どこからでもアクセスできる

クラウド型のメール配信システムは、インターネット環境とIDやパスワードなどのログイン情報があれば、どこからでもアクセスすることができます。緊急時にメールをできるだけ早く配信するためには、自宅のPCや携帯デバイスからメール配信ができることが必要です。

システムの進化で生まれる、新しい用途

また、メール配信システムに新しい機能が備わることによって、今まではなかった新しい用途やニーズに応えることができるようになってきました。

添付ファイル付メールを一斉送信したい

チラシやクーポンチケットをメルマガ読者に配信したり、企業のIR情報、プレスリリースを取引先に配信したりと、意外と利用用途が広い、添付ファイル付メールの一斉送信。添付ファイル付のメールは容量が大きいので、添付ファイル付メールに対応したシステムの利用が必要です。

外国語のメールを一斉送信したい

外国語のメールを一斉送信したい時、注意したいのが「文字コード」です。文字コードとは、文字や記号をコンピュータ上で扱うために割り当てられた固有の数字のこと。文字コードは国や団体によっていくつもの規格があり、異なる文字コードを使ったPC同士のメールは文字化けしてしまいます(下の図を参考)。特に、中国語の簡体字や繁体字、韓国語のハングルなどは、利用する機会も多く、文字化けで情報が伝わらなかった…なんて悲しい事態は避けたいもの。簡単な設定で文字コードの設定ができるシステムの利用が安心です。

外国語のメールを一斉送信したい文字コードの違いによって起きる文字化けの例


今回ご紹介した用途はほんの一部です。「うちでもこんなことやってみたい」「○○な使い方はできるのかな?」と思われた方は、弊社で提供しているメール配信システムのサイトも見てみてくださいね。

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芹澤 はずき

法人向けクラウドサービスのマーケティング業務に従事。インバウンドマーケティング、デマンドジェネレーション、セミナー講演などを行っています。太っている猫とビターチョコレートが好きです。
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