知らないと法令違反?!メルマガ担当なら必ず理解しておきたい「特定電子メール法」について

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今回は「特定電子メール法」とその対応方法についてお話したいと思います。「えー、法律なんて難しそうだしイヤだなぁ」という方も大勢いらっしゃることでしょう。かく言う私も同じ気持ちです。しかし、この「特定電子メール法」を理解せずにメルマガを送るというのは、実はとても危険な行為なのです。できるだけわかりやすく説明したいと思いますので、ぜひ最後までお付き合いください。

そもそも「特定電子メール法」って?

正式名称は「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」で、「特定電子メール法」または「迷惑メール防止法」とも呼ばれます。迷惑メールを規制し、良好なインターネット環境を保つために2002年に施行された法律です。この法律が制定されたのは、2001年ごろ、携帯電話からのインターネット接続の普及に伴って、電子メールによる一方的な広告宣伝メールを送りつける「迷惑メール」が社会問題となったことが背景としてあります。その後、実効性の強化のため、2005年には特定電子メール(広告宣伝メール)の範囲拡大や架空アドレス宛の送信の禁止が定められ、2008年には、原則としてあらかじめ同意した者に対してのみ送信が認められる「オプトイン規制」が導入されました。つまり、現在の特定電子メール法は2002年の施行当初に比べると、規制が厳しくなっております。総務省は、法の実運用のためにガイドラインを示していますが、その量は膨大であるので、どのようなメールが規制の対象となっており、どのような対策があるのか、掻い摘んでご紹介します。
参考:特定電子メールの送信の適正化等に関する法律(ウィキベディア)

どんなメールが規制対象になるの?

広告や宣伝を目的とする、メールが規制対象になります。たとえば、「ネットショップが、新商品を告知を目的として送るメール」や「クラウドサービス事業者が認知向上を目的として送るメルマガ」などはまさに「特定電子メール法」の規制対象となります。

まさか罰則とかって…ないよね?

特定電子メール法に違反した場合、当然ながら罰則を受けることとなります。違反の状況により、個人だと「1年以下の懲役又は100万円以下の罰金」、法人だと「行為者を罰するほか、法人に対して3000万円以下の罰金」が課せられることもあります。特定電子メール法改正前は、個人法人共に「1年以下の懲役又は100万円以下の罰金」と定められていましたが、改正後は法人への罰金が引き上げられ、罰則が厳しくなりました。

違反しないためにはどうすればいいの?

ここで「隠蔽しろ!」というのは、当然ですがNGです。法律はきちんと守らなければなりません。特に2008年の改正後、「特定電子メール」を送る営利団体や個人には、「(1)オプトインの取得」と「(2)オプトアウトの運用」が義務付けられましたので、それぞれ詳しく確認しましょう。

オプトインの取得

広告・宣伝メールの送信について、受信者に対して事前に承諾を得ることを「オプトイン」と言います。つまり、承諾を得ていない=オプトインを取得していない相手に対して広告・宣伝メールを送信することはできません。具体的には、「あらかじめ、広告・宣伝メールの送信が行われることを認識してもらうこと」が必要となります。オプトインの取得方法はいくつかありますが、例えばメルラボを運営する株式会社ラクスでは、お客様からお問い合せをいただく登録フォームに下記のような一文を設けることでオプトインを取得しています。

オプトイン取得の問い合わせフォーム

参考:メール配信システム「配配メール」のお問い合せフォーム

ただし、オプトイン規制の例外もあります。本記事では「インターネット上で公開されている場合」や「名刺交換によって得た場合」、「すでに取引関係にある場合」の3つの例外をご紹介します。

名刺交換によってメールアドレスを得た場合

特定電子メール法では、「名刺などの書面により自己の電子メールアドレスを通知した者に対して送信する場合」は例外として、同意なしに送信することができる、としています。つまり名刺交換によってメールアドレスを得た場合はメルマガなどを送付することは問題ありません。

すでに取引関係にある場合

特定電子メール法では、「取引関係にある者に送信する場合」も例外として、同意なしに送信することができます。

※送信される電子メールが通信販売などの電子メール広告の場合、特定商取引法が適用されるため、名刺によってメールアドレスを得た場合やすでに取引関係にある場合でも、請求・承諾なしに送信することはできません。

インターネット上で公開されている場合

特定電子メール法の規定により「自己の電子メールアドレスをインターネットで公表している者(個人の場合は、営業を営む場合の個人に限る。)に送信する場合」は例外となります。つまり、HP上でメールアドレスが公開されている場合は、メルマガなどの送付は問題ありません。

※事故の電子メールアドレスの公表と併せて、広告宣伝メールの送信をしないように求める旨が公表されている場合は、同意なく送信することはできません。

オプトアウトの運用

広告・宣伝メールを送信する場合は、オプトアウトの導線を設置することが義務付けられています。これは、過去に同意を得た相手であっても、その後メールの受信を望まなくなることもあるので、そのような場合はメールを送信してはならないとする考え方です。具体的な方法としては、本文に受信拒否の依頼先メールアドレスを記載するなどが挙げられますが、最近ではより簡単にオプトアウトの方法を提供することが推奨されています。例えば、株式会社ラクスでは、広告・宣伝を目的としたメールの本文に下記のような配信停止リンクを設置しています。(メール受信者は、このURLをクリックするだけで簡単にオプトアウトすることができます)

配信停止リンクの配置例

また、広告・宣伝メールの送信にあたっては以下5点が2008年の法改正で義務づけられたので合わせて覚えておきましょう。

1.メールの本文に、送信者の氏名や名称を表示すること。

2.受信拒否の通知先の直前または直後に、受信拒否ができる旨を表示すること。

受信拒否の通知先の直前または直後に表示する必要があります。送信に用いられた電子メールあてに送信することで通知できる場合は、その旨を電子メールの中の受信者が容易に認識できる場所に表示する必要があります。

3.メールの本文に、受信拒否の通知を受け取るためのメールアドレスまたはURLを表示すること。

URLとする場合は、リンク先において、受信拒否に必要な情報が明確かつ平易に提供され、受信拒否の通知が容易に行うことができるよう、必要な措置が講じられている必要があります。

※ハイパーリンクとすることも可能

4.任意の場所に、送信者などの住所を表示すること。

5.苦情や問い合わせ等を受け付けるための電話番号、メールアドレス、URLを表示すること。

リンク先での表示とすることも可能です。その場合は、表示場所を示す情報を電子メールの中に表示する必要があります。

これらは、「特定電子メール法」のなかで「表示義務」として義務付けられています。法改正が行われた後、規制内容が変更になっているので、項目をしっかりと確認した上で送信することが必要です。

大切なのはメールを送る相手を思いやる気持ち

ここまで「特定電子メール法」について簡単に説明してきましたが、なにより大切なのは法律よりも「相手が不愉快になるようなメールは送らない」という“思いやりの気持ち”だと思います(もちろん法令順守も大切ですが)。この考え方は自分たちの身を守る以上に、お客様とのコミュニケーションをより良いものにすること、ひいてはビジネス機会の創出にも繋がると思います。この機会に、ぜひ一度自社のメールコミュニケーションを振り返ってみませんか?

「特定電子メール法」については、以下のガイドラインが詳しいので合わせてお読みください。
参考:特定電子メールの送信等に関するガイドライン (総務省)

オプトイン・オプトアウトの管理に対応したメール配信システムをお探しの方は、下記よりお問い合せください。

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陶山 大介

法人向けクラウドサービスを提供する株式会社ラクスで製品企画を担当しております。
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