投稿日:2023年01月24日

Outlookでメールを一斉送信する3つの方法！リスクや注意点も

メールマーケティング

複数の人に同じ内容の情報を届けたいときは、メールの一斉送信が便利です。今回は、「Outlook（アウトルック）」でメールを一斉送信する3つの方法をご紹介します。

なお、Outlookなどの通常のメールソフトで一斉送信する際はリスクもあります。大量の宛先にメールを一斉送信するのであれば、「配配メール」のようなメール配信サービスを利用するのがおすすめです。

関連記事：BCCで一斉配信してはいけない7つの理由

Outlookで一斉送信する際の注意点

一斉送信の方法をご紹介する前に、Outlookなどの通常のメールソフトでメールを一斉送信する際のリスクや、知っておくべき法律などをご紹介します。思わぬトラブルに繋がらないよう、しっかり把握しておきましょう。

人的ミスによる個人情報漏洩のリスクがある

「BCCに入力されたメールアドレスは他の受信者には見えない」という特性を利用し、何百件ものメールアドレスをBCCに入力してメルマガの配信をおこなっている、という企業様がときどきいらっしゃいます。

しかし、BCCでの一斉送信にはさまざまなリスクがあります。代表的なものが、人的ミスによる個人情報漏洩のリスクです。「BCCに入れるはずのメールアドレスを誤ってCCに入力して送信してしまった」というような宛先の設定ミスによる情報漏洩は、頻繁に発生しています。

BCCでメルマガ配信をおこなっている企業様は、信用問題に関わるリスクを伴っているということをしっかりと理解すべきです。リスクを避けるためには、一斉送信に適したメール配信システムを導入するのが良いでしょう。メール配信システムであれば、宛先を手動で入力する必要がなく、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

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メールが届かなくなる可能性がある

Outlookなどの通常のメールソフトを使って一斉送信をしていると、本来届くはずのメールアドレスにもメールが届かなくなる可能性があります。

たとえメールの内容が迷惑なものでなくても、1つのIPアドレスから大量配信することによって、迷惑メールとして扱われてしまうのです。その結果、一斉送信したメールだけでなく、普段の業務におけるお客様とのメールのやり取りにも支障が出てしまうことがあります。

関連記事：BCCで一斉配信してはいけない7つの理由

広告宣伝を含むメールを送信する際は「特定電子メール法」に注意

メルマガなどの広告宣伝要素を含むメールを配信しようと考えている方は、「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」（特定電子メール法）にも気を付ける必要があります。

具体的には、

・メルマガ受信者の同意を得なければならない（オプトイン）
・メルマガ配信停止の導線を設置しなければならない（オプトアウト）
・送信者の名前や問い合わせ先を表示しなければならない

といったことが法律で定められています。

特定電子メール法が適用される範囲など、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

Outlookの一斉送信数には制限がある

Outlookではスパム対策として、「1日に送信できるメールは5,000通まで」「メール1通あたりの最大送信数は500件まで」と決められています。500件を超える宛先に送りたい場合には小分けにする必要があり、その分手間がかかってしまいます。

そもそも、Outlookなどの通常のメールソフトは、大量のメールを一斉送信することを想定したサービスではありません。業務のやり取りで数件のアドレスに同時に送りたい場合などは問題ありませんが、例えばメールマガジンの配信など、100件を超えるような宛先に一斉送信する場合は、Outlookではなくメールの一斉送信に特化したサービスを利用するほうが良いでしょう。

Outlookで一斉送信する３つの方法

それではここから、Outlookで一斉送信する方法を3つに分けてご紹介します。

手動で宛先を選択

送信先が数人の場合は、手動でそれぞれの宛先を選択する方法で十分でしょう。連絡先を開き「Ctrlキー」（Macの場合は「commandキー」）を押しながらクリックすると、一度に複数人を選択できます。

なお、「TO」「CC」「BCC」の違いを理解し、状況に応じて正しく使い分ける必要があります。前述の通り、BCCに入力すべきメールアドレスを誤ってCCやTOに入力して送信してしまった、というトラブルは頻繁に発生しています。

「TO」「CC」「BCC」の違いについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

Excelを使用

Excelでメールアドレスリストを管理しており、そのリスト全員に対してメールを一斉送信したい場合は、下記の手順にて宛先にメールアドレスを一括登録できます。

1：Excelからメールアドレスをコピーする
2：新規ブックで「形式を選択して貼り付け」⇒「行列を入れ替える」にチェックを入れて「OK」
3：CSV（カンマ区切り）で名前を付けて保存
4：保存したCSVファイルを右クリックし、「プログラムで開く」⇒「メモ帳」を選択
5：メモ帳のメールアドレスをすべてコピーし、メールの宛先欄に貼り付け

下記の記事の「Excelを利用する」の段落では画像付きで解説していますので、さらに詳しく知りたい方はご覧ください。

関連記事：メールを一斉送信したい！方法と注意すべきマナーを解説

グループを作成

Outlookには「グループ機能」があり、頻繁にメールを送る宛先を登録しておくと、毎回宛先を入力する手間が省けます。また、宛先設定ミスによる個人情報漏洩リスクを減らすことにも繋がります。

設定手順は次の通りです。

1：「連絡先」⇒「個人用の連絡先」で、グループを保存するフォルダーを選択
2：「新しい連絡先グループ」を選択
3：連絡先グループの名前を設定する
4：「メンバーの追加」をクリック⇒登録したい連絡先を追加
5：保存して閉じる

メルマガなどの一斉送信には、メール配信システムの利用がおすすめ

Outlookでの一斉送信は、普段使っているメールソフトでおこなえるため追加で費用がかからないというメリットがありますが、本来は大量送信用のサービスではないため、本記事でご紹介したように多くの注意点があります。大量の宛先にメールを一斉送信する場合は、Outlookではなくメール配信システムを利用するのがおすすめです。

一斉送信に適したメール配信システムを使うと、以下のようなメリットがあります。

・人的ミスによる個人情報漏洩のリスクを防止できる
・BCCで配信するよりも到達率が高い
・通常業務のメールのやり取りに悪影響が出ない
・分割して送る必要がなく、作業時間を減らせる
・メールの効果測定ができる
・リストの管理や絞り込みが簡単にできる

他にもシステムによって、HTMLメールを簡単に作成できるエディタや、ステップメールなど、さまざまな機能が利用できます。

「配配メール」の場合は手厚いサポート体制もお客様から高く評価されており、これから初めてメール配信システムを導入する企業様にもおすすめです。ぜひお問い合わせください。

>>メール配信サービス「配配メール」の料金体系・プラン