投稿日:2023年11月28日

複数人でメールアドレスを共有する3つの方法！NG例や注意点もご紹介

カスタマーサポート業務や営業、お問い合わせ対応など、複数のメンバーで1つのメールアドレスを使ってメール対応をすることで便利になるケースは多々あります。

本記事では、複数人でメールアドレスを共有する方法をご紹介！また、間違った共有方法や注意点、メール共有に特化したシステムもご紹介します。

メールアドレスを共有するメリット

「info@～」などの1つのメールアドレスを使って複数人でメール対応することには、以下のようなメリットがあります。

・1名では対応しきれないメール業務の分担
・メール対応のスピード向上
・業務の属人化やブラックボックス化の解消
・担当不在時の代理対応など、スムーズな業務引き継ぎが可能

ここから、メールアドレスを複数人で共有する方法を大きく3つに分けてご紹介します。自社に合ったものを選んでみてください。

よく知られているメールアドレス共有方法として、「メーリングリスト」の利用が挙げられます。

メーリングリストとは、リストに登録されたメンバー全員に同じメールを送信できる仕組みで、「ML」や「メーリス」と略されることもあります。無料または低コストで利用できる場合が多く、導入ハードルが低いのがメリットです。

注意点として、返信者以外のメンバーが対応状況を把握しづらいため、メンバー間での連携がとれていないと二重返信のリスクがあります。

GmailやOutlookといった代表的なメールサービスには、1つのメールアドレスで受信したメールを複数人で共有できる機能が備わっています。

使い慣れているGmailやOutlookで共有できるのはメリットといえるでしょう。ただし、それぞれ対応漏れや重複返信のリスクはあるため注意が必要です。

具体的な共有方法や注意点は、それぞれ以下の記事にて詳しく紹介されていますのでぜひご確認ください。

最後にご紹介するのは、複数人でのメール共有に特化した「メール共有システム」を利用する方法です。

返信中などの対応状況の見える化や担当者管理もシステム上でできるため、リアルタイムなチーム内連携が可能で、対応漏れや重複対応のリスクを減らすことができます。

新たにシステムを導入する手間や費用はかかるものの、メール対応業務の効率化が期待できます。日常的に共有アドレスでのメール対応が発生する場合にはおすすめの方法です。

複数人でのメールアドレス共有方法として、「1つのアカウントを共用で使いまわして利用すればよいのでは」と考えた方もいらっしゃるかもしれません。しかし、この方法はさまざまな問題があるため避けるべきです。

例えばGmailでは、複数人でユーザー名・パスワードを共有して同じアカウントを利用していると、不正利用防止のためにアカウントがロックされてしまうことがあります。

また、退職者が出た際のパスワード変更など、管理の手間もかかります。セキュリティの観点からも、企業としてこのような運用方法はしないほうが良いでしょう。

ここまで、メールアドレスを複数人で共有する方法をご紹介しました。

まとめると、複数人で1つのメールアドレスを使ってメール対応する際には、以下のような課題が挙げられます。

・他のメンバーが対応中/対応済みであることを把握できず、重複返信のリスクがある
・未対応のメールが分かりづらく、返信漏れのリスクがある
・膨大な量のメールの整理に手間がかかる
・メール対応状況の確認が必要なため、リモートワークだと業務がまわりづらい

これらをクリアするには、メール共有に特化したシステムを利用するのがもっとも安心な方法です。

上記のような課題は、メール共有システム「メールディーラー」で解決できます。

「メールディーラー」とは、共有メールアドレス宛てに届くメールを複数人で対応することに特化したメール共有システムで、売上シェアNo.1を誇ります。

チーム全員のメールの対応状況がシステム上で見える化されるため、対応状況を口頭で都度確認する必要なく二重返信を防止でき、リモートワークでも効率的にメール対応業務をおこなうことが可能です。

また、対応状況ごとに「新着」「返信処理中」「対応完了」のステータスに自動で振り分けてくれるため、未対応のメールが一目で分かり、対応漏れ・遅れを防ぐことができます。

メール対応の件数が多い場合や、対応にあたるチームの人数が多い場合、重複返信や対応漏れのリスクを減らすための方法としておすすめです。ぜひ検討してみてください。

「Mail Marketing Lab（メルラボ）」編集部。メールマーケティングの効果を上げるためのさまざまな情報を発信します。