「メールディーラー」とは?特徴や料金についてご紹介!

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本記事では、ラクスが提供するメール共有システム「メールディーラー(Mail Dealer)」について、利用シーンや解決できる課題、料金体系などをご紹介いたします!

 

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「メールディーラー」とは?

「メールディーラー(Mail Dealer)」は、チーム全員のメールの対応状況を見える化し、返信漏れや二重返信を防止する、クラウド型のメール共有管理システムです。

「info@~」や「sales@~」といった共有メールアドレス宛てに届くメールを複数人で対応することに特化しており、誰が・いつ・どのように対応したのかがリアルタイムで確認できるため、口頭やチャットで都度確認する必要なく効率的にメール対応業務をおこなうことができます。

企業のカスタマーサポートや営業など、問い合わせ対応が日々発生する部署にて導入・ご利用いただくケースが多くなっています。

 

提供会社

「メールディーラー」は、株式会社ラクスが提供するサービスです。

株式会社ラクスは「ITサービスで企業の成長を継続的に支援します」をミッションとして掲げ、経費精算システム「楽楽精算」や電子帳票発行システム「楽楽明細」など、企業の業務効率化やデジタル化に貢献するクラウドサービスを広く展開しています。

 

▼会社概要

社名   :株式会社ラクス
設立   :2000年11月1日
資本金  :3億7,837万円
代表者  :代表取締役 中村崇則
事業内容 :クラウドサービス事業
会社サイト:https://www.rakus.co.jp/

 

導入実績

「メールディーラー」は2001年のリリース以降、累計8,000社以上の企業様にご利用いただいており、メール共有管理システムでは 14年連続売上シェアNo.1(※)を獲得しております。

※出典:ITR「ITR Market View:メール/Webマーケティング市場2023」 メール処理市場:ベンダー別売上金額推移およびシェア2009-2022年度(予測値)

 

「メールディーラー」を導入するメリット・解決できる課題

カスタマーサポート部門や営業部門などにおいて、複数人で問い合わせ対応にあたる際には以下のような問題が起こりがちです。

・メールの見落としにより、対応漏れが発生してしまった
・自分が対応すべきメールがどれか分かりづらい / 都度確認が必要
・メール対応の質がバラバラで、個人のスキルに依存している
・他のメンバーが対応中であることに気付かず、二重返信してしまった
・他のメンバーの過去の対応内容が分からず、休みの際などに引き継ぎが大変

「メールディーラー」では、これらの課題を解決することができます。

 

対応漏れを防止できる

問い合わせ対応の漏れ・遅れは、顧客満足度の低下やクレーム、失注につながってしまうこともあります。

「メールディーラー」では、メールの状態に合わせて自動で対応状況別のタブに振り分けられるため、未対応のメールが一目で分かり、メールの見落としによる対応漏れを防ぐことができます。

 

自分が対応すべきメールがすぐわかる

共有メールアドレスで問い合わせ対応を分担する際、「自分が対応すべきメールを見分けるために全件確認しなければならない」「大量のメールに埋もれ、担当分を見落としてしまう」といった問題があります。

「メールディーラー」では、手動での担当振り分けはもちろん、条件を設定して担当者を自動で振り分けることも可能です。自身の担当分のメールだけを一覧表示することもできるため、無駄な作業を減らし、効率的にメール対応業務にあたることができます。

 

メール対応品質を均一化できる

ベテランスタッフと新人スタッフとで、どうしても対応品質にバラつきが出てしまうことがあります。

「メールディーラー」ではテンプレート機能があり、よくある問い合わせに対してはあらかじめ回答内容の雛形を用意しておくことで、対応品質をある程度揃えることができます。

また、承認フローを設定することも可能なので、新人スタッフはダブルチェックを必須とするといった運用が簡単に実現できます。

 

二重返信を防止できる

複数人でメール対応にあたる際は、他のメンバーが対応中かどうかをリアルタイムで把握できていないと二重返信が起こり得ます。

「メールディーラー」では対応状況がシステム上で見えるようになっており、誰かが返信の作成を開始するとステータスが自動的に変わるため、二重返信を防ぐことができます。口頭や管理シートで状況を都度共有する必要がなく、効率的に業務を進められます。

 

属人化を防止できる

担当者しか対応内容を把握していない場合、休暇中や不在時の問い合わせ対応に支障が出ることがあります。

「メールディーラー」では、他の担当者の対応状況や過去の返信メールも確認することができるためスムーズに引き継ぎができ、業務の属人化を防ぎます。メールにコメントを付ける機能もあり、システム上での情報連携が可能です。

メールディーラー導入後の変化として「気兼ねなく休めるようになった」という声もよく聞かれます。

 

お客様の声

ここで、「メールディーラー」導入企業様の声をいくつかご紹介します。

 

対応漏れによる売上への損害がなくなりました

“対応すべきメールが分かりやすくなり、対応漏れがなくなったことで、精神的ストレスが減りました。自分の対応漏れに気付いた時は、内心半べそかきながら対応をしていました。
やはり、自分のミスで出してしまった損害に対しても、お客さまに迷惑を掛けてしまうということに対しても、落ち込みますからね。”

“対応が遅かったり対応すべき依頼に気付いていない時に、担当者の名前を入れるとその人に通知が届くため、対応をお願いしやすくなりました。今までは口頭でお願いをする手間があったので、助かっています。”

>>「メールディーラー」導入事例 – 関東運輸株式会社様

 

インサイドセールスチームの効率化につながりました

“メールディーラー導入前と比べ、手作業の仕事が減りました。以前は、担当者の振り分け一つとっても、チャットで担当者にこの案件はAさん、この得意先はBさんというような指示を都度出していました。”

“インサイドセールスのような問い合わせの一次対応部署など、メールの件数が多いところはメールディーラーがマッチすると思います。”

>>「メールディーラー」導入事例 – アイリスオーヤマ株式会社様

 

Cc共有メールから解放!業務属人化のリスクも無くなりました

“個人メールアドレスをやめたことの一番のメリットは、属人化を改善できたことです。以前は先方側で全返信が漏れ、メーリングリストのアドレスがCcから外れてしまう、つまり1人のスタッフだけが受信しているというケースも少なくなかったです。ですがメールディーラー導入後は、チームでメールを共有しているため、そのような業務属人化のリスクも無くなりました。”

“担当スタッフが突然休んだとしても、別のスタッフが代理返信できていますね。変化にも柔軟に対応しやすいですし、働き方の改善という部分でもメールディーラーが一役買っていると感じます。”

>>「メールディーラー」導入事例 – 株式会社ブイキューブ様

 

「メールディーラー」の料金について

メールディーラーの月額料金は、利用ユーザー数・保存通数に応じて変動する料金体系となっています。各社の運用に沿った最適なプランをご案内いたしますので、料金詳細については以下リンク先のフォームからお問い合わせください。

>>「メールディーラー」の料金に関するお問い合わせはこちら

 

また、無料トライアルで実際の操作感を試していただくことも可能です。無料トライアル期間終了後に自動的に課金されることはありません。

 

まとめ

今回は、メール共有システム「メールディーラー」についてご紹介しました。

「メールの対応漏れ・遅れをなくしたい」「問い合わせ対応業務の効率化を図りたい」といった課題をお持ちの企業様は、ぜひご相談ください。

>>「メールディーラー」公式サイト

 

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メルラボ編集部

「Mail Marketing Lab(メルラボ)」編集部。メールマーケティングの効果を上げるためのさまざまな情報を発信します。
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