ウェビナー集客メール作成の工数削減方法を検証!

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在宅勤務を採用する企業様が増えた結果、様々なイベントがオンラインでの実施に切り替わっています。
今回は、ウェビナーを開催するメリットや開催準備でポイントとなる点、集客メール作成工数の削減方法についてご紹介します。

ウェビナー開催のメリット

まず初めに、ウェビナー開催の3つのメリットをご紹介します。

①様々な地域の顧客にアプローチが出来、接触効率がいい
②オフラインイベントよりも実施ハードルが低い
③サービスの認知促進に役立ち、新規リード獲得ができる

それぞれのメリットを1つずつご紹介します

様々な地域の顧客にアプローチができ、接触効率がいい

オフラインのイベントは主に開催地域周辺の顧客が対象となりますが、オンライン開催にすることで、全国から集客ができ、オフラインよりも一度にたくさんの顧客に参加いただくことが可能です。

オフラインイベントよりも実施ハードルが低い

実施ハードルが低い理由として、「比較的低コストで実施できる」「講師の教育や準備が楽で実施しやすい」の2点が挙げられます。

まず、低コストについてです。
オフラインのイベントと違いオンライン開催のため、場所代は必要ありません。ウェビナー機能が搭載されているツール導入が必要ですが、場所代とサービス利用料金を比較するとオンライン開催の方が低コストで実施できます。利用料金が定額のツールも多く、毎月何度も実施する場合はさらにお得です。

次に、講師教育が楽な点についてです。
オフラインのセミナーでは人前に立つための練習や講演内容を覚えることも必要です。
もちろんウェビナー登壇にも練習が必要ですが、原稿を見ながら進めることもできるため、講師側の負担も軽減されます。

サービスの認知促進に役立ち、新規リード獲得が出来る

自社のハウスリストにウェビナーを定期的に案内することで、既存顧客の営業フォローにもつながりますし、システム検討のタイミングに入った際に自社サービスを思い出してもらうきっかけにもなります。

自然検索で発見いただくために、

・セミナーまとめサイトなど、外部サイトに掲載
・SNS広告配信/告知

も行うことが大切です。
また、ウェビナー情報をインターネット上に公開することで、新規のお客様の目につく可能性も高まります。

ウェビナー開催方法

開催のスケジュール

ウェビナー開催スケジュール

あくまでも弊社の場合ですが、新規ウェビナーは2ヶ月前から企画の検討を開始します。
まず企画は、当日の2か月前くらいから始めて、目的やターゲット、コンテンツを検討します。
次に実施する日程やセミナータイトルを決め、LPを3週間前頃に公開します。

集客は2週間前から本腰を入れてスタートし、集客はメール配信や、広告配信で行います。
1週間前をきると、当日に向けた具体的な準備をしています。

企画

まず、ウェビナーを実施する際に重要なのが「何故ウェビナーをするのか」の目的を設定することです。

目的を決めることで、集客や開催方針が定まりターゲットやコンテンツを検討する際にブレが無くなります。目的を設定してから、ターゲットや提供コンテンツを検討することをお勧めします。

目的が「新規リード獲得」の場合と、「商談創出」の場合の集客方法や、コンテンツ例をご紹介します。

新規リード獲得

ターゲット:自社サービスを認知していない顧客
集客方法 :広告出稿 / 外部サイト掲載
コンテンツ:サービス周辺知識 / ノウハウ提供

新規リード獲得の集客は「広告出稿」「外部サイト掲載」以外にも、他社との共催セミナーを開催することで、他社のハウスリストから自社サービスの周辺知識に興味のある顧客を入手することもできます。

商談創出

ターゲット:自社サービスを認知しているが未成約の顧客
集客方法 :ハウスリストにメールで集客
コンテンツ:未成約理由を解消できる内容を検討

商談創出が目的の場合は、自社単独で開催できると良いですが、難しい場合は他社との共催を検討します。

集客準備:タイトルの検討

「集客の良し悪しはタイトルで決まる」といっても過言ではないくらい重要です。
内容を正しく伝え、かつ魅力的なものが出来るよう工夫が必要です。
ポイントとしては、「4つのU」が参考になります。

参考記事:「読ませる!」BtoBメルマガのつくり方①—タイトルが読者の心の扉を開く“カギ”—

どのようなセミナータイトルが良いか分からない場合は、自分が気になったセミナータイトルを、なぜ興味を持ったのかを分析し、検討することをお勧めします。
また、開封率の高かったメールの件名も参考となる可能性があります。

集客準備:開催日時

開催日時は、企画の段階で決定したターゲットが参加しやすい日程にする必要があります。弊社の場合、参加者はBtoB企業のマーケターや営業担当者の方と想定するため、土日祝日や平日の勤務時間外は基本設定しません。

また、月末月初は忙しいと思われるため、月の中頃に実施しています。

ウェビナー開催日時

LP作成

LP作成の中で特に重要なポイントは、「どんな方におすすめ」のウェビナーなのか、「どのような内容」をお話しするのかを伝えることです。
ウェビナーの事前情報が少ないと、参加すべき内容か判断できず申込を促せません。

LP作成

申込フォーム

フォームに設置する項目は、BtoB業界で、開催目的が「新規リード獲得」や
「商談創出」の場合、

・会社名
・氏名
・メールアドレス
・電話番号

この4点は必須になるかと思います。

セミナー申込フォーム

また、認知拡大やブランディングが目的の場合、ウェビナーをオープンにし、メールアドレスのみ入力にするケースもあります。
ウェビナー開催の目的に合った、項目を設置しましょう。

集客メール作成工数を減らす!

メール本文の情報量

セミナー企画の背景や、講演内容を短い文章で記載しようとすると、本文の検討に時間がかかってしまいます。

そこで、今まで弊社で配信していた集客メールよりも情報量を減らすことで、メール作成工数削減が出来ないかを検証しました。

テストの背景:メール文の頭出し部分を毎回考えるのが大変
要望    :もっと楽にメール作成したい
テスト内容 :頭出し部分を削って効果に差が出るか

Aパターン  :頭出し+セミナーポイント
Bパターン  :セミナーポイントのみ

セミナー案内メールテスト

1つ目の工数削減テストの結果から、「メール本文には講演内容のみ箇条書きで記載する」でも問題なく成果は出ることが分かりました。

さらに、この結果から見える事として、メール文面に時候の挨拶はいらないと弊社の調査結果で分かっていますが。集客メールでは冒頭部分が時候の挨拶と同じ扱いになっているのではないかと考えられます。

参考記事:クリック率を上げるメールマーケティング7つのポイントとは?

補足

2021年2月17日にメルマガ添削イベントにて、弊社サービスの楽楽販売の担当者が配信している集客メールの添削を行いました。

今回のテストと同様、箇条書きで本文をシンプルに修正した集客メールの効果は高まりました。

参考記事:【イベントレポート】Before&Aftrerや添削失敗例も全公開! プロが他社のメルマガ添削してみた

セミナー案内メールテスト

本文のバナー画像有無

セミナー集客メールでは、バナー画像が設置されているメールをよく見かけるかと思います。しかし、きれいなバナー画像を作成しようにも、社内に画像作成のノウハウやリソース無いことが、ウェビナー実施ハードルの1つにもなり得ます。
そこで、バナー画像作成にリソースを費やしてでも、メール本文にバナー画像は必要なのかを検証しました。

テストの背景:バナー画像を毎回用意するのが大変
テスト内容 :バナー画像を削って効果に差が出るか確認

Aパターン  :バナー画像あり
Bパターン  :バナー画像なし

セミナー案内メールテスト

2つ目の工数削減テストの結果は、「バナー画像はある方が効果は高い」です。しかし、結果に大きな差はないため、バナー画像作成に工数がとられる場合は、なくても問題はないと思われます。

本文のバナー画像比較

先ほどのバナー画像の有無ではっきりとした答えが出なかったため、バナー画像で、もう1つテストを行いました。

背景画像を購入しPowerPointやペイントを使用し、デザインの知識やノウハウがなくとも容易に作成できるものでも同様の効果が出るのかを検証しました。

テストの背景:きれいなバナー画像制作は手間がかかる。
       簡単な画像でもないよりかはいいのか?
テスト内容 :手作り画像で効果に差が出るか確認

Aパターン  :デザイナー作成の画像
Bパターン  :手作りの画像

セミナー案内メールテスト

3つ目の工数削減テストの結果は、「はっきりとした差出ない」です。

2つのテスト結果を踏まえると、稼働が避ける場合はバナー画像を作成すると集客に効果が出る可能性が高いですが、なくても集客に大きな影響が出るわけではないということが分かりました。

リマインドメール

申込者には必ずリマインドメールを配信しましょう。
配配メールでは、開催前日/当日朝8:20/開始70分前 の計3回配信をしています。

リマインドメール記載内容

配信しているリマインドメールがこちらです。

簡単に作成・配信が出来るようテキストで作成することが多いです。 リマインドメールはセミナー参加URLを案内するだけでなく、この日のセミナーに申込みいただいている事のアナウンスでもあるため、リマインドメールの反応が悪くとも配信することは大切です

リマインドメールの配信は参加率に影響

2ヶ月に1回定期的に実施しているウェビナーで、今年度5月~3月に6回開催した際の参加率がこちらです。

各ウェビナー3回リマインドメールを配信していますが1月はリマインドメールを配信していません。

リマインドメール配信をした時の平均値とリマインドメール配信がなかった時の数値では、配信なしの方が約11pt参加率が低くなりました。

リマインドメールがあることで、お申込みいただいた方がスムーズに参加いただけるようになるため、必ず何度か配信するようにしましょう。

お礼メール

ウェビナー終了後は、参加者へお礼メールを配信しましょう。

お礼メールは、
・参加のお礼のみの記載
・参加のお礼、アンケート回答依頼

この2パターンのどちらかを配信されることが多いです。

参加のお礼のみ記載

配信のタイミングは、ウェビナー終了直後がおすすめです。
直後の配信が難しい場合は、なるべく当日中に配信することをお勧めします。

最近では、お礼メールの下部に他のセミナー紹介も記載しています。

理由として、複数セミナーに参加いただいた方のほうが5.8pt受注率が上がるといった分析結果が他部署で出たため、配配メールでも実施しています。

参加お礼とアンケート回答依頼

可能であれば、ウェビナー終了10分前に配信されるように配信予約をしましょう。

理由としては、講演が終了したタイミングで退出される方もいるため、少しでも多くの方に回答いただけるようにするためです。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

ウェビナー開催メリットや、開催準備、集客メール作成工数削減方法をご紹介いたしました。 本記事を読んで、ウェビナーの検討導入や、集客メール作成の工数が少しでも削減できそうと思っていただければ幸いです。

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藤田晃子

ソフトウェアパッケージベンダーにてインサイドセールスを経験後、求人広告代理店にてカスタマーサクセスを担当。 2020年12月ラクスに入社。オフラインのマーケティング担当として、ウェビナーの企画運営、集客メール作成、 Facebook広告集客に携わる。紅茶花伝をこよなく愛し10年以上の付き合いとなる。
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