メールの誤送信を防ぐには？具体的な対策をご紹介！

ビジネスシーンにおけるメールの誤送信は、担当者からの謝罪のみで解決するようなものだけではなく、情報漏えいや損害賠償請求などといった企業の信頼に大きく関わる事態を引き起こしてしまうケースもあります。従業員ひとりひとりが気を付けるだけでなく、企業として、誤送信が起きない仕組みを作るなどの対策が必要です。

本記事では、よくあるメール誤送信のパターンと、そういったメール誤送信を防ぐための対策やおすすめツールをご紹介します。

関連記事：BCCでメールの一斉送信を行うことのリスクとは？複数送信のBCC・CCの使い分け

関連記事：【メールの誤送信防止！】取り入れるべき対策やおすすめツールをご紹介

「誤送信」は情報漏えい事故の原因の上位…！

東京商工リサーチの調査によると、上場企業とその子会社による公表分だけでも、情報漏えい・紛失事故の件数は年間165件に上ります。そのうち26%は「誤表示・誤送信」によるもので、メールの送信間違いやシステムの設定ミスなどの人為的な原因が上位に入っています。

参考：2022年「上場企業の個人情報漏えい・紛失事故」調査

本調査の集計対象外となっている非上場企業、官公庁、学校なども含めると、相当な件数のメール誤送信による個人情報漏えいが起こっていると考えられます。実際に、そういった事故のニュースは後を絶ちません。

ビジネスシーンでよくあるメール誤送信のパターン

そもそも、なぜメールの誤送信が起こってしまうのでしょうか。 誤送信のパターンとしては、主に次のようなものがあります。

送信相手やメールアドレスの間違い

名前やメールアドレスが似ている別人にメールを送信してしまった、社内向けのつもりが取引先も含まれるメーリングリストに送信してしまっていた、など送信相手を間違えるパターンです。

文面や添付ファイルの間違い

書きかけの状態で送信してしまった、送るべきファイルとは別のものを添付して送信してしまった、など送信内容の間違いもあります。

BCC配信における宛先設定ミス

個人情報漏えい事故の原因としてよくあるのが、BCCにメールアドレスを入力して一斉送信するつもりが、誤ってCCやTOに入力して送信してしまいアドレスリストが丸見えになってしまった、というパターンです。

こういったメールの誤送信は、受信者の心証を害するだけでなく企業全体の信用問題につながり、場合によっては損害賠償請求を受けるケースもあります。

メールの誤送信を防ぐための対策

上記のような誤送信は、どうすれば防ぐことができるでしょうか。具体的な対策方法をご紹介します。

送信前のセルフチェックを必ず実施する

メールの送信前に、送信者自身が必ず目視チェックをおこなうようにします。宛先が間違っていないか、本文に誤字脱字はないか、ファイルの添付ミスがないか、送信前に確認することである程度の誤送信は防げます。

送信者の意識に頼りがちになるこれらの確認作業を、ツールによって必須化することも有効な方法です。

ダブルチェック・承認の体制を作る

2つ目は、社内でダブルチェック・承認の体制を作ることです。メール送信前に第三者が確認することで、誤送信防止につながります。

ツールを活用して承認フローを設定し、ダブルチェックのフローを楽にすることもできます。

メール送信取り消しの設定をしておく

使用するツールによりますが、メール送信直後であれば送信取り消しができる機能が付いている場合があります。送信後すぐにミスに気付いた際に大変助かる機能です。万が一に備えて、あらかじめ設定しておくとよいでしょう。

一例として、ユーザー数の多いGmailの場合の送信取り消し設定についてご紹介します。

■ Gmail の送信取り消し

Gmailでは、送信直後（最長30秒）であれば送信取り消しができます。
送信を取り消せる時間は、「設定」＞「全ての設定を表示」＞「送信取り消し」の項目で設定でき、5～30秒まで選択可能です。デフォルトでは5秒に設定されています。
メールの送信直後に「取り消し（キャンセル）」をクリックすると、メールの送信取り消しができます。

関連記事：【メール送信取り消し】Gmail・Outlookでの設定方法と間違えた際の対応方法

一斉配信の場合は、BCCではなく専用のツールを使う

BCCに入力するメールアドレスが数件の場合は、第三者によるダブルチェック等の対策で誤送信を防ぎましょう。

一方、BCCに大量のメールアドレスを入力してメルマガなどのメールを配信しているという場合は、BCCでの運用自体をやめて、一斉配信に適したメール配信サービスを利用することをおすすめします。理由は以下の通りです。

■ BCCでの一斉配信がよくない理由

・作業ミスによる個人情報漏えいのリスクが高い
・個人情報漏えいリスクについて受信者が不安を感じる可能性がある
・送信数の上限がある
・他のメール送信にも遅延などの影響が出る可能性がある
・メールの効果検証がしにくい

「BCCにメールアドレスを入力するはずが、誤ってCCに入力して送信してしまった」という誤送信による個人情報漏えい事故は後を絶ちません。

BCCで配信されているメールであることは受信者にも分かるため、少し詳しい受信者であれば「BCCでの一斉配信は個人情報漏えいのリスクが高いが、この企業のリスク管理は大丈夫だろうか？」と不安を感じる可能性も考えられます。

また、一般のメールサービスは大量送信を想定したものではないため、一度に送信できる数に制限があります。何通かに分けて送信するとなると作業の手間がかかりますし、その送信回数分、情報漏えいのリスクも高まります。

メルマガなどの配信は、BCCではなく一斉配信に適したサービスを利用しましょう。弊社でもメール配信サービス「配配メール」を提供しています。ご興味のある方は下記リンクより詳細をご確認ください。

>>【公式】メール配信サービス「配配メール」

担当者の意識だけに頼らず、誤送信はツールや仕組みで防ごう

よくあるメール誤送信のパターンと、誤送信を防ぐための対策やツールをご紹介しました。

ヒューマンエラーを完全に防ぐことは難しいため、従業員ひとりひとりが気を付けるだけでなく、確認体制の構築や誤送信防止機能が付いたツールの導入など、誤送信が起きない仕組みづくりをおこないましょう。

関連記事：BCCでメールの一斉送信を行うことのリスクとは？複数送信のBCC・CCの使い分け

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