「たったこれだけ！？」セミナー集客メールの効果を高める文面の作り方とは

ここまでの連載では、セミナーは事前準備がとても重要で、それがセミナーメールを作成する場合にも反映されることについて触れてきました。今回はいよいよ、セミナーメールの配信について考えます。セミナーメールのサンプル文面も合わせてご紹介します。

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おさらい：セミナー集客メールの効果を高める準備

セミナー集客メールを作成するにあたり、まず、これまでの連載でもご紹介してきたポイントを整理してみましょう。

これまでのおさらい～集客UPのポイント～

• 目的参加数から逆算した集客設計
• 何を誰に伝えたいか、セミナーのコンテンツ設計
• 適切な集客ターゲットリストの抽出
• 適切な開催時期や開催日時、開催場所

これらをしっかりと準備できたら、いよいよ実際の集客メールの準備開始です。

メール配信システムの機能を活用して、効果を高めることが可能

セミナー集客の手段はたくさんありますが、集客アップを考えた時に、自社のハウスリストに対するメール配信が担う役割はとても大きいものがあります。その時に、メール配信システムなどが使われることになると考えられますが、目的に合わせて下記のような機能が必要になります。それぞれ機能と目的を見てみましょう。

①HTML/textのマルチパート配信

メールの送信者は常に受け手が確実に・スムーズに受信できることを心掛けておく必要があります。企業によっては、ウイルス対策やセキュリティ対策の一環として、メーラーでのHTMLメールの受信を拒否していることがあります。このため、受け手が確実に・スムーズに受信できるように送信されるメールは毎回HTML/textの2パターンで作成し、受信環境に合わせた配信が実施されることが望ましいです。それぞれをマルチパート配信できるツールを選択しましょう。

▶配配メールの「マルチパート配信」

②開封率やクリック率の把握

目的参加数から逆算した集客設計が必要であることには以前の記事（セミナー開催事前準備編…メール配信母数は？期待効果と指標の設計方法）で触れました。そのためにはメール配信システム上で開封率やクリック率などの効果を測定できることは必須です。これらの数値を見ながら、集客状況によっては、途中でコンテンツを再考する…というような運用も求められます。配信するメールのタイプ（HTML/text）によって測定可能な指標は変わってきますが、開封率やクリック率の測定ができるシステムを選び、その指標を見ながらセミナーメールを配信していきましょう。

③PUSHメールの自動設定・事前配信テスト

集客状況によっては途中でコンテンツを再考するだけでなく、未開封者や未クリック者に対して、再度、追加でメール送信した方がよい場合もあります。また、申込者に対してセミナー申し込み情報のリマインダーメールを送る必要もあります。未開封者や未クリック者を特定して○日後に（開催の○日前に）追加で送信するPUSHメールや、リマインダーメールを送信することも想定しておきましょう。

④PC/モバイルそれぞれのレイアウトでのプレビュー

モバイル端末の進化とともに、特に最近になってスマートフォンやタブレットなどモバイル端末でのメール閲覧機会が多くなっています。モバイル対応をしているレイアウトテンプレートであれば、それぞれ利用ブラウザや端末別に「どのように見えるのか」をプレビューテストできたほうがいいでしょう。これも受け手が確実に・スムーズに受信するための送信者の心得の1つです。

⑤文面テンプレートの活用

特に定期開催が予定されているセミナーなどの場合は、組織内の「マーケティング資産」として、いかに使い回すことができる文面テンプレートを持っているかが重要です。もちろん、誰に何を伝えたいかといったセミナーのコンテンツ設計は毎回重要ですが、ヘッダー情報やフッター情報をはじめ、セミナー記載項目などを文面テンプレートとして保存・活用できるツールを利用したいものです。

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⑥タグの利用

自動的に姓名・会社名・開催日時などの記載事項を呼び出すことができる機能があります。例えば、［%%last name%%様］のように記載すれば、保持するデータに合わせて受信者ごとに姓が挿入されます。より私信めいたメール文面にするためにも重宝される機能のひとつです。

セミナー集客を成功のコツとは

メルマガでのセミナー集客を成功させるためのコツをお伝えします。

メルマガで関心や信頼を醸成してからのセミナー

メルマガの内容が毎回セミナー告知だけ、というメルマガは登録解除の可能性が高いです。「セミナー集客のためのメルマガ」ではなく、「メルマガの効果をセミナー集客に活かす」スタンスが大切。参加動機は、毎回のメルマガへの関心や満足度が高まってこそ生まれます。

小ネタで大丈夫！ターゲットに役立つ情報を配信する

メルマガは小さく、軽いネタで十分です。読者には短い時間で読了できたほうが好まれます。小ネタでも知識、エピソード、日々の気づきをコツコツと届けるのが効果的なのです。

セミナーの告知回数を増やして集客につなげる

セミナー告知は一度で諦める必要はありません。１回目、2回目は忙しくて見逃し、タイミングの合った3回目で興味のあるセミナーだとはじめて気づく読者もいます。

異なるストーリーや事例で参加意欲を駆り立てる

セミナー告知を複数回再送するときも、異なるストーリーやエピソードを入れましょう。同じセミナーの告知でも読まれやすくなります。セミナー開催の経緯、受講後の効果事例など、工夫して変化をつけてみてください。

セミナー集客のメールで何を伝えるかが重要

セミナー告知は集客が目的。以下の２つの点は盛り込みましょう。

①「申し込んでみよう」を引き出すのは？

・講師とセミナー内容の詳細を提示

・参加者限定で手に入る資料や情報

・すでに参加した人たちの反応・感想

・無料参加や部分的参加が可能なこと

②「今申し込むべき」を引き出すのは？

・ニーズの高いタイムリーなセミナー内容

・満員や申込期限が近いこと

・自社、そのセミナーだけの情報という限定感

セミナーメールの見本をチェック

では次に、セミナーメールのサンプルを見てみましょう。下記はHTMLメール文面をイメージしたものですが、BtoBのメルマガの場合には、ビジネスライクなデザインの方が好ましい場合が多いです。HTMLメールでもテキストメールでも、受信者が受ける印象は大きくは変わらないと思います。

このメールのポイントを見てみましょう。

宛名

宛名になる部分は、タグで記載しています。ここには、送信者リストと連動した読み手の名前が入ります。私信のような印象を持って読んでもらえる効果を狙うものです。

挨拶文

冒頭には時候のあいさつや時事的な話題を入れましょう。私信風であっても、いわゆる一般的なメルマガ風であっても、本題に入る前に、ワンクッションとして盛り込んでおきたい要素です。

開催概要

次に概要を伝えます。とても重要な部分です。セミナー内容、対象者を明記し、対象者が魅力を感じられるようにまとめましょう。

開催詳細

日時、場所（会場）、費用、定員数などは、箇条書きが適しています。読み手に抜け漏れなく伝わるようテンプレートなどを活用するとよいでしょう。

申し込み方法

申し込み方法がわかりにくいと、せっかく興味を持ってくれた参加希望者を逃してしまいます。メール、FAX、専用フォームなどいくつかの方法が考えられますが、上記のようなリンク先やメールアドレス、FAX番号、URLなど必要な連絡先を記載しておくことが大切です。

オプトアウト

最後に、オプトアウトの文言を加えておきましょう。タグを使ってわかりやすく記載します。

HTMLメールには、以下の特長があります。

・開封率が把握できる

・表組の部分をビジュアル的に表示できる

・地図や申し込み先を簡素なテキストリンクで記載できる

ただ、テキストメールであっても、効果に大きな差はないかもしれません。

全体としては、長すぎると冗長な印象を与えやすいのでマイナスになるかもしれません。読者視点で、ポイントが確実に伝わる文言で構成できているかをチェックしましょう。

いかがでしたか？

よく目にするセミナー集客メールの文面も、いざ作るとなると、多くのことを考える必要があるとお分かりいただけたでしょうか。メール配信システムの機能を上手に活用して、より効果の高いセミナー集客メールを作りましょう。

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鈴木 久仁香

ターゲットメディア株式会社執行役員。創業時よりBtoB企業のマーケティング支援業務に携わり、現在は主にBtoB企業のリード獲得、リードナーチャリング案件を担当しています。

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