【例文付き】シーン別担当変更メールの作り方!

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担当者の退職、部署異動により、担当変更の連絡をしないといけないシーンは多々あります。

電話や対面で伝えるのが一般的ですが、急な担当変更のため取り急ぎメールでのご連絡をするという場合もあるかと思います。こうした担当変更についての連絡をする際は、ただ変更になった事実を伝えるだけではいけません。引き続き関係を続けてもらうためにも、丁寧に伝える必要があります。

その際に役に立つ例文をシーン別にご紹介しますので、メールを書く際の参考にしてみてください。

担当者変更メールの大原則

担当者変更メールはただ連絡すれば良いという訳ではありません。

今後も良い関係性を維持するためには、前任者・後任者から丁寧な連絡をする必要があります。そのためには、メールの大原則やシーン別のポイントを踏まえてメールを作成することが重要です。

担当変更メールで大事なこと

担当が変更する際にお客様が一番知りたい情報としては、
「誰が」「いつから」後任として担当するかです。

この点は必ず伝えるようにしましょう。
また良い関係性を維持するために、下記項目も加えて連絡することが担当変更メールでは大切になります。

  • ・基本的に担当者が変更する旨のメールは前任者がお客様へ送る
  • ・新しい担当者が営業や業務を始める前にメールを送る
  • ・担当変更の理由は簡潔にわかりやすく伝える

担当変更メールを送るシーン

担当変更メールを送るシーン

担当変更メールを送る場合は、大きく「前任者からのメール」と「後任者からのメール」で分けることができます。前任者からのメールでは、部署異動や退職、または産休など一時的な理由により担当が変更となってしまうパターンの3つに分けられ、後任者からのメールでは、初めて送るご挨拶のメールが該当します。各シーンのメール例文については、次の章でご紹介していきます。

シーン別担当者変更メール例文

ここからは、実際に担当変更メールを送るシーン別のポイントや例文をご紹介していきます。

前任者からの担当者変更メール

前任者から担当変更についての連絡をする場合、メールを作成する上でのポイントは2点です。

  • ①今までの感謝の気持ちを込めた温かみのある文章を作成する

担当変更メールを送る際は、お世話になった顧客へ感謝の意を示すことが大切です。今までに思い出に残ったことや達成したこと、お客様と共有した出来事をメールの内容に加えると温かみのあるメールになります。また、新担当者と直接挨拶しに伺う予定がある場合は、その旨もしっかり伝えておきましょう。

  • ②新担当者と顧客の信頼関係が築きやすくなるような文章を意識する

メールの内容で前任担当者から後任担当者のプロフィールや前任者との関係性にも触れてあげましょう。お客様が「どのような人が次の担当者になるのか」イメージしやすくなります。

関連記事:表現の仕方で変わる!ビジネスに役立つ感謝メールの基本

部署異動メール例文

件名  
【担当者変更のお知らせ】株式会社○○ ○○

本文  
株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の△△です。

表題の件につきまして、この度人事異動に伴い、〇月〇日より弊社の営業部〇〇(後任者の名前)が貴社の担当をさせて頂くことになりました。
在任中、〇〇様には大変お世話になり、本当に感謝しております。
○○の際には、○○していただき大変助かりました。

〇〇(後任者の名前)は私と同じ営業部におりまして、長らく営業業務に携わっており、経験豊富です。
また、△△業界も精通しておりますので、今以上に有益なご案内をさせていただけるかと存じます。

また、後日改めまして、〇〇(後任者の名前)と共にご挨拶に伺わせて頂く所存ではございますが、取り急ぎメールにてご報告させて頂きました。

上記につきまして、何卒よろしくお願い致します。

退職メール例文

件名
【退職に伴う担当者変更のお知らせ】株式会社○○ ○○

本文  
株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の△△です。

本日は担当者変更についてお知らせ致します。
このたび〇月〇日付けをもちまして、株式会社△△を一身上の都合により退職する事となりました。
御社には、在職中には温かいご指導をいただきましたこと、改めて、厚く御礼申し上げます。

なお、貴社の後任は入社〇年の私の直属の上司に当たります〇〇〇〇(後任者の名前)が担当いたします。
後日、〇〇とご挨拶に参りますので、ご面倒をおかけしますが、御日程の調整をお願い出来ますと幸いです。

また、担当業務につきましては滞りなく引き継ぎを行いましたので従前同様、〇〇へのご指導ご鞭撻を宜しくお願い致します。

休暇(産休など)メール例文

件名  
【産休に伴う担当者変更のお知らせ】株式会社○○ ○○

本文  
株式会社〇〇〇〇
〇〇 〇〇 様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の△△でございます。

早速ですが、本日は、貴社の担当者変更についてご連絡致しました。
私事で大変恐縮ですが、今年の〇月に出産を控えており、〇月〇日(〇)より産休・育休を暫くの間、取得させて頂きます。

休暇中は下記の弊社〇〇が後任として引き継ぎを致しますので、何卒よろしく御願い致します。

■後任担当者連絡先
名前:〇〇〇〇(読み仮名)
連絡先:00-0000-0000
メール:〇〇@natsuki-miyasaka△△.co.jp

貴社にご迷惑をおかけすることのないよう、事前に引き継ぎ業務を完了しております。
今後とも変わらぬご指導のほど、何卒宜しくお願い申し上げます。
しばらくの間、職場を離れるのは不安もあるのですが、復職後に〇〇様にお会いできますことを楽しみにしております。

また近日中に私と後任の〇〇とでご挨拶に伺えれば幸いです。取り急ぎ、担当者変更のご挨拶を申し上げます。

後任者からの担当者変更メール

後任者から担当変更の連絡をする場合、メールを作成する上でのポイントは3点です。

  • ①初めてメールを送る相手になるため件名を意識して書く

初めて送るメールになるので、件名はメールの内容が一目で分かる内容にすることが大事です

  • ②どのような業務に携わってきたのかなどの自己紹介を軽く入れる

自分の自己紹介でどのような業務に関わってきたか入れることでお客様に安心感を持ってもらうことができます。

  • ③後日挨拶のために訪問する旨を添える

着任の挨拶をメールで行うのは、あくまでも取り急ぎの連絡であり、挨拶に伺うまでに先方の担当者が前任の担当者に連絡してしまうなどの不都合を避けることが目的です。

本来は直接訪問して着任の挨拶を行うのがマナーであるため、メールの本文中に「まずはメールでご挨拶させて頂きます」といった内容を添えて、後日訪問の際に改めて挨拶させて頂くことを伝えましょう。

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ご挨拶メール例文

件名  
【着任のご挨拶】株式会社〇〇 〇〇

本文  
株式会社〇〇
〇〇様

平素より大変お世話になりまして厚く御礼申し上げます。株式会社○○の○○でございます。

この度、貴社のご担当をさせて頂いております□□(前任者の名前)が、○月〇日付けで(〇〇支店へ異動)となったため担当者が変更となり、新任として私が担当させて頂くこととなりました。

先日までは○○支店にて、新規開拓業務を担当しておりました。
不慣れな部分も多々あり、ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、いち早く貴社のお役に立てるよう努めますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。

後日改めまして、ご挨拶させて頂く所存ではおりますが、まずは取り急ぎ書面にて挨拶とご連絡をさせて頂きました。

上記につきまして、何卒よろしくお願い申し上げます。

まとめ

担当者変更メールでの大事なことやシーン毎の例文を紹介させていただきました。

これまでお世話になったお客様へ感謝を伝えること、着任した場合に今後の関係を築くための重要な一通になります。

まずは「いつ」「誰が」後任者として担当するかを伝え、その上で自分の気持ち、担当者変更の理由、後任者の紹介など相手に安心して受け入れてもらえるメールを作成していきましょう。

一方メールだけで終わらず、本来は直接訪問して着任の挨拶を行うのがマナーであるため、メールの本文中に「まずはメールでご挨拶させて頂きます」といった内容を添えて、できるだけ後日訪問をするようにしましょう。

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井関伸一

井関伸一

前職は外資系総合広告代理店にて、広告宣伝業務を担当。 住宅業界を中心に販売戦略立案やリアルとオンラインの統合マーケティング施策を提案・実施。 2021年から営業としてラクスにジョイン。 前職で培ったWebマーケティングを用いた住宅販売等の高価格商材に於ける認知拡大施策やリスト獲得方法の確立などの知見を活かし、お客様の売上向上を支援している。
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