関係を崩さないアポイント断りメールとは

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

在宅勤務が進む中、ビジネスにおける様々なやり取りをメールでする機会が増えました。時には予定していたアポイントをお断りする際にメールで伝えることもあるでしょう。アポイントを断りたい時にはただ要件を伝えるだけでなく、意向に沿えないことを丁寧に詫びる言葉を記して、角が立たないように伝える必要があります。今回はそんなアポイント断りメールのポイントと例文をご紹介いたします。

アポイントのお断りメールの書き方

営業担当との打ち合わせを予定していた場合、ビジネスの関係上、提案を受けるあなたのほうが、立場が上になりがちです。だからといって、上から目線の断りメールを送ってしまうのはマナー違反です。相手が気を悪くしないよう、文面は相手に対する敬意が伝わるように、礼儀正しい表現を使って謝意を表した書き方にしましょう。

そのために重要なポイントが3つあります。
「クッション言葉」「お断り文言」「相手を思いやる一言」です。これら3つのポイントを考慮することによって、丁寧かつ柔らかい表現で断りをしっかり伝えられるメールになります。

クッション言葉

クッション言葉とは、ストレートに伝えてしまうと悪印象を与えてしまいそうな時に、言葉の衝撃を和らげてくれる働きをもつ言葉です。クッション言葉をつけることにより、相手への配慮や心遣いが伝わります。またクッション言葉に自分の感情を加えるとより配慮が伝わります。

クッション言葉として使えるフレーズ

  • 大変心苦しいのですが
  • ・誠に残念ですが
  • ・今回は失礼ながら
  • ・大変勝手申しますが
  • ・不本意ではございますが
  • ・せっかくですが
  • ・あいにくですが
  • ・大変恐縮ですが
  • ・本来ならはお引き受けしたところですが
  • ・ご意向に添えず申し訳ございませんが
  • ・お役に立てずに残念ですが

お断り文言

断る際にはただ断るだけでなく、断る理由をしっかり明記することが重要です。その上でメールを作成しやすいように断りの鉄板4つの言い回しをご紹介します。

  • ・○○なため、都合が付けられず、申し訳ございません
  • ・○○なため、今回は見送らせていただきます
  • ・○○なため、ご期待に添えず申し訳ございません
  • ・○○なため、辞退させていただきます

相手を思いやる一言

文章の最後に入れると、関係性を続けていきたい意思を伝えられるため、良好な関係を維持できるようなメールになります。

  • ・つきましては業務が落ち着く〇月上旬に、改めて〇〇様のご都合をお聞かせいただければと存じます
  • またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします

関連記事:ビジネスメールの締めは重要!内容別の例文を詳しく紹介

お断りメールの例文

ここからは、アポイントのお断りをする場合のメール例文をご紹介します。

日程の再調整をお願いするお断りメール

件名
打ち合わせ日時変更のご依頼

本文  
株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の△△です。

ご連絡をいただいております、〇〇についてのお打ち合わせの件について、ご意向に添えず申し訳ございませんが、〇月〇日は△△のため、日程が合わない状況です。

つきましては業務が落ち着く〇月上旬に、改めてこちらからご連絡いたしますので、その際に〇〇様のご都合をお聞かせいただければと存じます。
上記事情をおくみ取りの上、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

申し出を断る場合のメール

件名  
○○に関するお打ち合わせの件

本文  
株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の△△です。

この度は〇〇のご提案をいただき、誠にありがとうございます。
一度、お打ち合わせの機会をとのお申し出を頂いておりましたが、現在、弊社では進行中のプロジェクトを多数抱えている都合上、同時期での進行が困難な状況です。

そのため、誠に申し訳ございませんが、この度のお申し出は見送らせて頂きたく存じます。
ご要望に添えず、誠に不本意ですが、どうかご了承くださいませ。

またの機会がございましたら、お願い申し上げます。
取り急ぎメールにて恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いいたします。

 

まとめ

角が立たないように丁寧に伝えるメールのポイントと例文をご紹介いたしました。
定型文ばかりを同じ相手に送っていると、悪い印象をもたれかねません。大事なのは相手のことを思いやり、丁寧で柔らかい表現でお断りを伝えるということです。

例文を参考にしながら、各クッション言葉、お断り文言、相手を思いやる文言を時々によって使い分け、相手との関係を壊さないようなお断りメールを作っていきましょう。

関連記事:アポイント以外の断りメールを送る際のポイントとシチュエーション別の例文をご紹介
関連記事:ビジネスメールの宛名の書き方や注意点をシチュエーション別に解説
関連記事:お願いメールを送る際のポイントは?使いやすいフレーズも紹介

配配メール「信頼と実績のメール配信サービス」
The following two tabs change content below.
井関伸一

井関伸一

前職は外資系総合広告代理店にて、広告宣伝業務を担当。 住宅業界を中心に販売戦略立案やリアルとオンラインの統合マーケティング施策を提案・実施。 2021年から営業としてラクスにジョイン。 前職で培ったWebマーケティングを用いた住宅販売等の高価格商材に於ける認知拡大施策やリスト獲得方法の確立などの知見を活かし、お客様の売上向上を支援している。
  • このエントリーをはてなブックマークに追加

関連するおすすめ記事

タグで調べる・探す

お役立ち資料