投稿日:2022年09月27日

フォローメールとは？効果的な書き方・例文も徹底解説！

ビジネスメール

既存顧客や見込み客へフォローメールを送ることで、継続的な取引に繋げたり顧客満足度を高めたりする効果が期待できます。

しかし、実際にフォローメールを送る際、どういった内容、件名で送信することが最も効果的なのか分からない方も多いのではないでしょうか。

こちらの記事では、フォローメールの定義や、フォローメールの効果を高めるポイント、実際の例文などを解説します。

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フォローメールとは

フォローメールとは、見込み客や既存顧客へのフォローを目的としたメールを指します。

問い合わせや、使用してもらった感謝だけでなく、自社製品の使用感を伺うようなフォローメールを送信すると、相手に対して丁寧な印象を与えることができるだけでなく、自社の製品改善に大きな効果をもたらします。

フォローメールは様々なシーンで活用されています。下記にて活用事例の一部を紹介します。

「BtoBの場合」
・営業から顧客へ商談後に送られるお礼のメール
・セミナー参加者に対して送られるお礼とアンケート回答を呼びかけるメール
・資料請求をしてくれた見込み客に対してお礼とセミナー紹介のメール

「BtoCの場合」
・製品購入者へお礼と使用感を伺うメール
・一定期間接触が無い方へ接触を促すメール
・製品が無くなるタイミングでの販促メール

上記以外にも、様々な業界・業種で関係構築を狙うフォローメールを使った事例があります。

フォローメールの目的

フォローメールを送る目的は、顧客との関係構築です。

継続的な売上向上のために、製品購入や資料請求をしていただいた顧客と良い関係性を築く必要があります。

顧客との関係構築が上手くいけば、長期的にサービスを利用してもらえたり、リピーターになってもらえたりする可能性が高まります。

そのためには、製品の機能以外にも、

・会社に対して良い印象を持ってもらう
・製品への満足度を高めてもらう

ことが必要となります。

例えば、製品購入後にお礼と製品紹介のフォローメールを送る場合を考えてみましょう。

フォローメールを送ることで顧客から「製品購入後もサポートが手厚い会社だ」と良い印象を持ってもらえることが期待できます。

また、製品の使用方法が記載されて分かりやすいことから、最大限魅力を伝えられ、顧客の満足度が高まる可能性が考えられます。

こうした顧客との関係構築にフォローメールは欠かせません。

フォローメールの効果的な書き方

フォローメールを書くときに意識すべきポイントをご存じでしょうか。

次の4つのポイントを意識してフォローメールの文面を作成することで効果的な施策となります。

One to Oneメールを心掛ける

One to Oneメールとは、顧客に「自分に関係がある内容だと思ってもらうようなメール」のことを指します。

例えば、本文内に「△△さんこの度は〇〇を購入していただきましたが、使い心地はいかがでしょうか？」と記載されたメールが来た場合、一斉送信でなく、自分宛にメールを送ってくれたと感じるでしょう。

自分宛にお礼メールを送ってくれていると感じると、特別感を抱きやすいことから好感をもたれる可能性が高まります。

何百件、何千件と送信対象があると一件一件送信するのは難しいように感じますが、メールの差し込み機能を使うことでOne to Oneメールは可能になります。

顧客との関係構築のために、One to Oneメールは意識するべきポイントと言えます。

弊社が提供するメール配信サービス「配配メール」では、お客様の名前や企業名などをメール本文に記載する「差し込み機能」や、一斉配信でも顧客ごとに送信アドレスを変えられる「複数From指定」という機能を使っていただくことで、OnetoOneメールを楽に実現できます。

実際に弊社でもこれらの機能を活用してメール配信をしており、商談獲得といった効果を出しております。
ご興味のある方は以下をご覧ください。

関連記事：配配メールの差し込み機能

関連記事：配配メールの複数From指定

メールを配信する目的を明確にする

フォローメールは何のために送信するのか、目的を明確にすることも、必要なポイントです。

大枠は顧客との関係構築であると先ほど述べましたが、より具体的に「関連製品を購入してもらう」「定期コースに加入してもらう」など、顧客どんなアクションをしてほしいのかを設定すると良いでしょう。

目的を明確にしない場合、あれもこれも紹介しておこうとセールス文章が長すぎてしまったり、URLが沢山張り付けられたメールになったりと、宣伝色が強くなってしまい、せっかくのフォローメールが逆効果になってしまう恐れがあります。

目的によって、送信する内容が変わってくるのは当たり前ですが、送信するタイミングも異なるため、既存顧客や見込み客に対して「フォローメールを送ることで何を目的とするか」を考える必要があると言えるでしょう。

件名はシンプルにする

メールの件名は開封率に影響する重要な項目であると言えます。

そのため、件名に【】を入れるなどして目立たせようとするメールを多く見かけます。

しかし、装飾をしてもほとんど開封率に影響がないことが多く、装飾よりも本文に何が書かれているかがわかるような件名にする方が開封率は高くなる傾向にあります。

また、文字数も15文字前後とPCとスマホのメール一覧画面でも省略されず表示される文字数に抑えることで、より伝えたいメッセージを伝えることができますし、ぱっと見でも内容を理解しやすくなります。

シンプルにすることは件名に限らず、メール本文にも同じことが言えます。

絵文字や装飾を使って、文面を華やかにしようとしすぎず、重要な部分（伝えたい箇所）を色づける程度にしておきましょう。

関連記事：メールを開いてもらえる「件名」のポイントを解説

HTMLメールで配信する

テクニック的な内容になりますが、HTMLメールで配信することも意識すべきポイントと言えます。

HTMLメールでは、画像をテキスト文の中に添付できることや、文字の大きさを編集することができます。

読みづらい過度な装飾は避けるべきですが、

・画像を添付してイメージを抱きやすくする
・伝えたい箇所を色付け・太文字にする

ことで、フォローメールの目的を達成するための手助けとなるでしょう。

また、HTMLメールで配信することで、どれくらいの人がメールを開封したかといった指標である開封率の計測が可能になります。メールのデザインや装飾の効果が発揮できているかを計測するためにもHTMLメールで開封数をチェックしてPDCAを回していくことも重要です。

HTMLメールの作成は、HTMLというソースコードを用いて作成する方法と、ドラッグ＆ドロップで画像を入れたりできるエディタというツールを使う方法があります。

前者は知識がいるので専門知識を持った人に作成してもらう必要がありますが、エディタを使えば誰でも簡単にHTMLメールが作成できます。「配配メール」でもHTMLメールが簡単に作れるエディタ機能を提供しておりますので、ご興味のある方は以下より詳細をご確認ください！

関連記事：配配メールで誰でも簡単にHTMLメールが作成できる！

フォローメールの活用事例と例文

それでは、フォローメールの活用事例と例文を紹介していきます。

製品購入後のメール

とあるECサイトを運営する企業は、製品購入後のフォローメールの目的を「リピート購入の増加」に設定して運用しています。

自社製品の耐久性が3か月のため、

・前半で製品の案内
・後半で再購入促進

を行うなど、「リピート購入」の目的から考えられたフォローメールの活用がされています。

実際の活用事例はこちら：株式会社イタミアート様の導入事例

下記は、製品購入後のレビューをお願いする際のフォローメールの一例です。ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。

件名

〇〇のご購入ありがとうございます

本文

△△様

この度は、当店をご利用いただき誠にありがとうございました。
製品は無事お手元に届きましたでしょうか？
また、気に入っていただけましたでしょうか？

製品やサービス向上の一環として、ご購入のお客様へお届け製品の評価をお願いしております。
レビューをご記入いただいた会員様にはお礼にポイントをプレゼントさせて頂きます。

ーーーーーーーー
レビューURL
ーーーーーーーー

ショップ名
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL：03-0000-0000 FAX： 03-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/

見込み客へのメール

BtoCのお試し製品を購入した見込み客や、BtoB製品の資料をダウンロードした見込み客には、フォローメールを送るとよいでしょう。

特に、BtoBの購買プロセスでは、単価が高いことや法人が顧客となることから、意思決定の期間が長くなりやすいという特徴があります。

意思決定が長期的かつ複雑に及ぶ可能性が高いため、資料請求をしてくれた見込み客へは、丁寧かつ次に繋がるようなフォローメールを送信する必要があります。

下記は、BtoBの資料ダウンロード時に送信するフォローメールの一例です。

件名

資料ダウンロードありがとうございます！

本文

〇〇様

お世話になっております。
株式会社△△の◇◇です。

先日は、「ガイドブック」の資料をダウンロードしていただき、誠にありがとうございます！
資料をダウンロードしていただいたきっかけやその他に情報収集している内容についてヒアリングをさせて頂きたく存じます。つきましては、下記項目にご回答いただけますと幸いです。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
お伺いしたいこと

・営業支援ツールの状況
【】ツール導入あり
【】ツール導入なし
【】ツール導入検討中

・現在、情報収集している事柄
【】アポ獲得
【】問い合わせ誘発
【】集客
【】情報告知

・その他お困り事
ご自由にご記載ください。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

お手数をお掛けしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

商談のお礼メール

先ほど紹介した見込み客へのフォローメールと同様に、BtoBでは商談後も素早くフォローメールを送るとよいでしょう。

下記は、商談後に使用されているフォローメールの一例となります。

件名

本日はお打ち合わせありがとうございました

本文

〇〇株式会社
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
〇〇様からお申し出いただきました、弊社製品のお見積書につきまして、社内で再度検討のうえ、〇月〇日までにご回答させていただきます。

その他ご要望などありましたら、お気軽にお申し付けください。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇　△△
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL：03-0000-0000 FAX： 03-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/