メールの署名で注意するべきこと5つ!~おすすめテンプレートもご紹介~

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メールを配信する際に、必ず設定をしなくてはならないのが署名です。メールの署名では注意点が多く、特定電子メール法という法律で定められている項目もあります。特に特定電子メール法についてはメルマガ配信を行う担当者は身につけるべきポイントになります。

今回は様々な注意点と、署名作成時におすすめな工夫、署名のテンプレートをご紹介します!

署名の必要性について

まずは、署名の必要性についてお話します。ビジネスシーンで署名がないメールを配信してしまうとマナー違反と判断されるので、署名は必ず記載するようにしましょう。そもそも署名というのは「本人が記載した」という証跡です。これにより、メールを受け取った側は多少の安心感を得ることができます。また、連絡先を記載することで今後の連絡をスムーズに行うこともできます。昨今、リモートワークの増加により、対面の名刺交換の機会が少なくなっているかと思います。そのため、名刺情報の獲得ができず、アドレスや電話番号を調べるのに活用されているのが、メールの署名です。このように署名はビジネスシーンで顧客との連絡をスムーズに進めることができる役割を果たしているのです。

署名を作成する際の5つの注意点

①基本的な記載事項

最低限、署名に必要な項目は次の通りです。

会社名・部署名・役職名・氏名・住所
メールアドレス(代表アドレス、個人アドレス)
電話番号(代表番号、個人電話番号)
FAX番号・企業サイトのURL

上記の項目は最低限、入れる必要があります。署名の部分に無駄な情報を入れてしまうと見づらくなってしまうので気を付けましょう。また、各項目については間にスペースを入れることをお勧めします。これにより、受信した人がメールアドレスや電話番号などを、コピーしやすくなります。

②過度な装飾は避ける

署名は正確な情報を相手に伝えることが目的です。そのため、過度な装飾については控える方がいいでしょう。「♪」や「#」などを多く使用してしまうと、メール本文よりも署名に目がいってしまったり、重要な内容のメールを送っても重要さが伝わらなくなったりしてしまいます。また、メールを受け取った側からは不審に思われる可能性もあります。過剰な装飾は入れずシンプルな署名を作成するようにしましょう。

③機種依存文字は使用しない

メールの本文でも気を付けなくてはなりませんが、機種依存文字を使用してしまうと正しく表示されない場合があります。例えば(株)の文字も機種依存文字の一例です。機種依存文字は使用しているデバイスによって表示できない可能性があります。そのため、機種依存文字を入力したテストメールを自分宛に送信し、文字化けがしていないとしても、表示の検証ができたことにはなりません。機種依存文字は極力、使わないようにしましょう。

④メルマガにおける署名の場合は特定電子メール法に注意

広告や宣伝、サイトへの誘導を図るメールは特定電子メール法の対象となります。代表的な例ではメールマガジンなどがあげられます。この法律では上記のような営利目的のメールを配信する際に、いくつかのポイントを記載していないと罰則の対象になります。特定電子メール法で表示義務がある項目は下記の通りです。

・送信者の氏名または名称
・送信者の住所
・苦情や問合せなどを受け付けることができる電話番号・電子メールアドレス、URL
・オプトアウトへの導線(受信拒否の通知先を受けるための電子メールアドレス、またはURL)
※登録解除への導線

関連ページ:メルマガの法律『特定電子メール法』とは?オプトイン・オプトアウトも解説

これらの項目については必ず、記載するようにしましょう。

⑤Gmailの場合はデバイス間での署名設定に注意

Gmailの署名設定は同じアカウントでもデバイス間では共有されません。そのため、PCで署名を作成したからといって、スマートフォンやタブレットから配信するメールにはいつも使っている署名はありません。複数のデバイスでGmailを利用している際は署名設定を怠らないようにしましょう。なお、一斉配信をBcc配信で行うことは危険性が非常に高いです。誤って、ToやCcに挿入してしまうと個人情報の漏洩につながります。個別でメールを送るか配信ツールを使うことがおすすめです。

関連ページ:メールの「BCC」とは? マナーや注意点を知らないと、トラブルに繋がる可能性も!

署名のテンプレート

署名に必要な項目は上記の通りです。次は参考になるメール署名のテンプレートをいくつかご紹介します。
適度な装飾を入れることにより、相手に印象付けることができる署名もあります。気に入った署名がある際はぜひ、ご活用ください。

・シンプルな署名

多くの方が使用しているシンプルな署名デザインです。
様々なシーンでも適しているので使い勝手がいいテンプレートです。

――――――――――――――――――――――――――――――
○○株式会社 △△部 〇〇課
田中 太郎
〒000-0000 東京都○○
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
携帯電話番号:000-0000-0000
Mail:***@*******.co.jp
URL:(自社サイトのURL)
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こちらは社名を強調してアピールしたい際に便利な署名です。
社名の代わりに、名前や問い合わせ先を強調したい際は入れ替えて使用するのもいいでしょう。
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田中 太郎
〒000-0000 東京都○○
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
携帯電話番号:000-0000-0000
Mail:***@*******.co.jp
URL:(自社サイトのURL)
—————————————————————–

一般的な署名のハイフンではなくこちらのような記号を使うことで、派手過ぎない署名を再現することも可能です。「☆」や「♪」などを羅列する署名も散見されますが、「~」程度の記号であれば派手さはそこまで無いので、様々な場面で使いやすいです。

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
会社名─ 〇〇株式会社
部署─ △△部 〇〇課
NAME─田中 太郎
TEL─00-0000-0000
FAX─00-0000-0000
携帯電話番号─000-0000-0000
MAIL─***@*******.co.jp
URL─(自社サイトのURL)
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

・署名作成時の一工夫

署名には基本的な情報以外は記載せず、シンプルな内容がベターですが、時期に応じて告知の文章を入れることは良い策だといえます。例えば、新製品の紹介やセミナー情報の記載、長期休暇前のメールには休業期間を明記した方が良いでしょう。

—————————————————————–
〇〇株式会社 △△部 〇〇課
田中 太郎
〒000-0000 東京都〇〇
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:***@*******.co.jp
URL:(自社サイトのURL)
▶新商品の紹介
〇月〇日から新サービスの「〇〇〇〇」を販売します。
商品詳細については下記URLよりホームページをご確認ください。
(商品紹介ページのURL)
▶夏季休業のお知らせ
8月〇日~8月〇日までは夏季休業のため、メールのご返信は〇月〇日以降となります。
恐れ入りますが何卒ご了承のほどよろしくお願いいたします。
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関連ページ:【コピペOK】メール署名のデザインテンプレート15選!設定方法も解説

まとめ

今回はビジネスメールにおける、署名の書き方についてご紹介させて頂きました。リモートワークが進む現代では、名刺の代わりにメールの署名から連絡先を確認する人も増えているかと思います。その際、マナーがなっていないと思われないためにも、今一度、ご自身の署名をご確認されるのはいかがでしょうか?

これからメールの署名を作成しようと思っている方や、現在使っている署名とは違うデザインの署名を送りたい方はぜひ、参考にしてみてください。

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黒川和樹

前職は人材業界で求人広告の営業に従事。2022年7月にラクスに入社。 オフラインマーケティングチームにて展示会やセミナーの運営・集客を担当。
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