アポにつながる時候の挨拶メールとは?事例や例文をご紹介!

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普段からメール配信を行っていると、ネタがなくなってきてしまったり、配信するタイミングに悩んだりすることがあると思います。
営業メールでも同様に、お客様との接触率を普段よりも上げるためにメールを活用したいが、どのタイミングでどのような内容のメールを送ればいいか分からないとお悩みの方も多いと思います。

本日はそういったお悩みに対して、アポにつながる時候の挨拶メールの事例をご紹介します。

・メールに時候の挨拶は必要?

そもそも、メールを配信する際に時候の挨拶は必要でしょうか。
結論、時候の挨拶については毎回のメールで入れる必要はありません。弊社で調査したところ、冒頭の挨拶文について「なんとも思わない」という回答が最多となりました。

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また、読者が一通のメールを見るために使う時間は7秒以内といわれており、メールをきっかけとしてアクションを起こしてもらうためには、伝えたいことがひと目で分かる文面にすることが重要です。
冒頭に挨拶文を入れることで文字量が増えてしまい、ファーストビュー(スクロールせずに表示される範囲)を圧迫するため、時候の挨拶は無理に入れる必要はありません。

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一方で、時候の挨拶をフックに現在はお取引がない企業へのナーチャリングの一貫として時候の挨拶メールをお送りすることは有効です。いつも送っている営業メールだけだと、返信率が低かったり、開封すらされていないのであれば、丁寧な挨拶メールをお送りしていつもと違うアプローチ方法を試すのもいいでしょう。
「配配メール」のインサイドセールスチームでは、このような時候の挨拶を入れたメールをお送りしております。

通常のメールでは開封率28%でしたが、このメールは8ポイントほど高く、8件の返信から2件のアポを獲得、1件受注に至っています。

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・シーン別時候の挨拶メールの事例紹介

ここでは、時候の挨拶の事例をシーン別にご紹介します。

1.新年度の場合

4月1週目や取引企業様が新しい期を迎えられたタイミングにお送りする場合です。下記の画像は弊社が実際にお客様にお送りしたメールになります。

弊社からお送りするメールは、時候の挨拶文を含めた場合でも本文とCTAがファーストビューに収まるような文字量にしています。

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2.年末年始の場合

年末年始の挨拶メールをお送りする際はいくつか注意点があります。

まず1つ目は休業期間を明記することです。お盆やGWでも同様ですが、挨拶メールに対してお客様から返信があった際に、こちらからの返信が休暇明けになってしまうとマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。反応があった際は休暇明けまでに返信ができると理想ですが、そうでないケースも多いので休暇期間は明記するようにしましょう。また、丁寧なお客様は休業期間を添えて返信してくれるかもしれません。その場合は休暇明けに即アプローチすることができるので、年末年始の挨拶時には休業期間を記載するようにしましょう。

次に注意しなくてはならないのはメールを送るタイミングです。
年末年始は多くの企業が挨拶メールを送る傾向があります。そのため、他のメールに埋もれないように送る時期をずらした方が良いでしょう。2022年の一般的な年末年始の休暇は12月29日~1月3日と言われています。送るタイミングが休暇前の前日や前々日では既に休暇に入っている担当者もいるでしょうし、年末は業務量が多くメールが見られないということも考えられます。そのような状況にならないためにもクリスマス前後に配信するといいでしょう。

また、配配メールではHTMLメールを簡単に作成することができ、年賀状のようなメールを一斉配信することも可能です。

関連ページ:メルマガで使えるHTMLメールのテンプレートを大公開

3.暑中見舞いの場合

暑中見舞いを差し出す時期については、一般的に「二十四節気の小暑」から「立秋の前日」までとされており、暦になおすと7月7日頃~8月7日頃までの期間となっております。はがき・メールのどちらで差し出す場合であっても、暑中見舞いは上記の時期に差し出すといいでしょう。また、年末年始や新年度の挨拶メールは送ったことがあったり、メールを頂くことも時折あると思います。ですが、暑中見舞いについてビジネスメールで暑中見舞いのメールはあまり浸透してないため、相手に意外性を与えることによって印象付けることができます。
先ほどの年賀状と同様に暑中見舞いについてもこちらのページでご紹介しております。

 

なお、テンプレートのダウンロードも可能となっておりますのでぜひ、ご活用ください。

関連ページ:メルマガで使えるHTMLメールのテンプレートを大公開

・配配メールの便利機能で実践

一斉配信であっても、配配メールの機能をご活用いただくことで簡単に、人感を感じてもらえる挨拶メールをお送りすることが可能です。

1.差し込み機能

お客様のお名前や会社名などの情報を配配メールに登録しておくことで、メール本文や件名に差し込むことが可能です。差し込み機能の活用で、メールを受信したお客様が「自分宛てに届いた」と思うようなメールを作成することができます。お客様のお名前はもちろん、企業名やお客様の興味のあるカテゴリ名称などを差し込むことも可能です。

関連ページ:差し込み機能

2.複数From指定機能

複数From指定機能では、一度のメール配信で、宛先ごとに異なる差出人アドレスを設定することができます。例えば、年末年始の挨拶メールを一斉にお送りする場合、宛先ごとに差出人アドレスを各営業担当に設定することで、受信するお客様は営業担当から来たメールだと認識していただけます。

関連ページ:複数From指定機能

3. テンプレート機能

メールの内容をテンプレートとして保存することが可能なので、次回以降は時候の挨拶部分を変更するだけで大丈夫です。社内で共有することができるので、作業時間を短縮して効率化することができます。テンプレート機能はテキストだけではなく、HTMLメールでも登録可能なので、HTMLメールの作成に慣れていない方でもテンプレートから簡単に作成することができます。

関連ページ:テンプレート機能

・まとめ


今回は時候の挨拶メールの事例と営業メールで使える配配メールの機能についてご紹介させていただきました。
差し込み機能や複数From指定機能を使用すると、メールを受け取ったお客様が「このメールは自分宛に書かれている」と感じる、One to Oneメールを作成することが可能です。

配配メールでは、今回ご紹介した、より人感を感じてもらえて、アポにつながりやすい挨拶メールを簡単に作成できますので、ぜひご検討ください!

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黒川和樹

前職は人材業界で求人広告の営業に従事。2022年7月にラクスに入社。 オフラインマーケティングチームにて展示会やセミナーの運営・集客を担当。
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