投稿日:2017年12月28日

BtoBメールのテンプレート作成（中編）【連載第９回】

【復習】メールテンプレートを作成するための１１のステップとは？

前回は、「メールテンプレートを作成するための１１のステップ」のうち「ステップ４」までお伝えしました。まずは、１１のステップを復習しましょう。

今回は、「ステップ５」以降を説明します。

「※こちらのメールアドレスは送信専用になります。本メールへは返信できません。」 と記載されているメールをよく見かけますが、これはとても不親切。読者側からすると、何か連絡を取りたいとき、「メールに返信」するのが一番楽ですよね。システムの都合上、どうしても「メールに返信」していただくことが難しい場合には、

・問い合わせ専用メールアドレスの明記　または・問い合わせフォームURLの明記が必須です。メールまたはフォームから問い合わせが来た場合のルール、

・誰が責任をもって対応するのか・メール受け取りから何日（何時間）以内に返信するのか・返信メールは、誰と誰に承認してもらう必要があるかなどを、あらかじめ決めておきましょう。一度返信したら、そのメールをテンプレート化していくと、次回以降の対応が効率化されていきます。配信解除については、主に以下の３つの方法が一般的です。

a）「配信解除依頼」のメールを送っていただき、手動で対応する b)マイページにログインしていただき、自分で解除設定をしていただく c)メール配信システムと連動したURLまたは　フォームから解除設定をしていただくことで、自動的に解除できるこのうち、aは、「漏れ抜けが出てしまう」「対応までに時間がかかってしまう場合がある」「メンタル的なダメージが大きい」という理由でオススメできません。 bは、マイページへのログイン情報がわからないと解除できないというところが、とても不親切。 Cの「システムと連動した配信解除URLまたは　フォームが作成できる」タイプのメール配信システムを選びましょう。「差し込み」とは、データベースと連携することで、メールの中に「相手のお名前」「購入した製品名」など固有の情報を入れていくことができるという機能のことです。

・メール配信システムに差し込み機能はついているのか？・どんな項目が差し込み項目として使用できるのか？などを確認の上、メールのどの部分を差し込みにするのかを決めましょう。 BtoBの場合、お客様の名前はもちろん、名刺交換をした担当営業の名前を差し込むと、開封率が格段に高くなります。ただし、前提として、データベースに正しくデータが入っているということが重要です。たとえば、データ入力時のミスで、お名前の欄にメールアドレスが入っていたり、空白になっていたりすると、 山田さま　展示会のご案内です となるべきところが Ichiro_Yamada@・・・・.co,jpさま　展示会のご案内です となってしまったり、 さま　展示会のご案内です となってしまったりしますので、気をつけましょう。罫線を設計する上で主に気をつけるべき点は、以下の４つです。 a：シンプルな線を使用する ときどき記号を罫線として利用しているメールを見かけますが、うるさい印象になってしまいがちです。シンプルな線を使った方が、すっきりして見えます。【悪い例】 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ ◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆ 【よい例】 ―――――――――――――――――――――――――――― ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ b：罫線の種類を、３種類くらいに抑える 使う罫線の種類が多すぎると、わかりやすくしたつもりがかえってわかりにくくなってしまいます。 c：長さを決める 罫線の長さがバラバラだと、メール全体が、とても雑な印象になります。また、メール作成時に長さが決まっていないと、いちいち「どのくらいに長さにしようか？」と考えなければならないので非効率です。あらかじめ、長さまで決められた罫線のテンプレートを作っておいて、常にそこからコピー＆ペーストして使うようにしましょう。なお、昨今では、BtoBのメールでもスマートフォンで見る人が増えていますので、「スマートフォンで見ても折り返さない長さ（全角１０～１５文字程度）の罫線にする」というのも見やすくするためのポイントです。 d：罫線の用途を決める 罫線の使い方を決めておきましょう。ここで、クイズです。以下の２つの罫線パターンを見比べてみてください。この罫線から、情報がどのように構成されているように見えるか、想像してみましょう。たとえば、こんなふうに見えませんか？このように人は、無意識のうちに罫線から、以下のような情報を読み取っています。

　線の太さと重要度はリンクしている
　同じ太さの罫線が続けて使われていた場合、複数の情報は、同じ粒度である（④と⑥の関係）
線の太さが、太⇒中⇒細となっていた場合（罫線パターンA）情報は、太い罫線の中でひとまとまり＞その中の、中くらいの罫線の中でひとまとまり＞さらにその中の細い罫線の中でひとまとまりという構造になっていると認識する。
線の太さが、細⇒中　や　中⇒太となっていた場合（罫線パターンB） 各罫線で囲まれた情報間には、関連性がないと見なす

ですから、もし下記のようなメールになっていると、読者は各情報の関連性が直感的に理解できず、とても混乱してしまいます。

どの罫線を、どんな目的（用途）で使うのか、あらかじめしっかり決めておきましょう。

お客様が、「このメールを開くかどうか」を判断するのに使用する要素は、以下の２つです。

a)差出人名 b)件名ところが、「開封率を上げるために、件名をどうしたらいいだろう？」と考える方は多いのですが、「開封率を上げるために、差出人名をどうしたらいいだろう？」と考える人は少ないようです。スマートフォン　ファーストになると、差出人名の重要度は、ますます高くなっていきます。（スマートフォンはパーソナルな機器なので、件名より差出人名に注目する傾向が高い）では、ここで問題です。以下の差出人名を、開封率が高くなると思われる順に並び替えてみてください。

a) Gliese Corporation b) 株式会社グリーゼ c) Tamiko Ejima【Gliese】　←面識がある d)江島　民子【グリーゼ】　←面識がある e) 【Gliese】Tamiko Ejima　←面識がある f) 【グリーゼ】江島　民子　←面識がある g) 山田　花子【グリーゼ】　←面識がない h) 【グリーゼ】山田　花子　←面識がない 正解は、テストをしてみないとわかりませんが、おそらく下記のようになるのではないかと思います。

↑開封率が高い d)江島　民子【グリーゼ】 f) 【グリーゼ】江島　民子 g) 山田　花子【グリーゼ】 h) 【グリーゼ】山田　花子 b) 株式会社グリーゼ a) Gliese Corporation　・　c) Tamiko Ejima【Gliese】　・　e) 【Gliese】Tamiko Ejima ↓開封率が低い ・・・いかがでしょうか？差出人名を検討する際には、以下のルールを指針としてください。