営業メールは蓄積されていく

思い付きで営業メールを送っていませんか。機械的にメールを送っていませんか。顧客に対してダイレクトメールを一斉に送るようにアプローチして、反応がなければ放置。そのような営業活動をしていると、いつかしっぺ返しを食うかもしれません。なぜなら、営業メールは蓄積されるからです。

営業メールが届いたら「誰か」を確認

以前は、一斉送信だと、明らかに分かる営業メールが多かったように記憶しています。営業メールだと疑う余地はないので、自分に関係がなければ無視すればいいし、解除できるなら解除して、解除ができないなら「迷惑メール通報ボタン」を押すこともあったでしょう。そうすることによって、営業メールが迷惑メールに振り分けられる可能性は高まります。

無作為にメールを送るよりは、対象を定めて一通一通、内容をカスタマイズしたメールが望ましいのは言うまでもありません。相手との関係性、相手の業種、相手の組織規模によって数行書き換えるだけでも十分です。

最近は、一斉送信だと、すぐには見分けがつかない営業メールが増えました。巧妙になった営業メールは無視ができません。必要なメールであれば返事をしないと「冷たい」「不義理だ」と思われるでしょう。そうした事態を避けるために、受信者は「このメールに反応すべきか」をジャッジします。記憶を頼りに、次のようなことを考えているのです。

「この会社は取引先ではないか？」

「この人はどこかで会ったことがあるか？」

面識がある人に「このようなメールは二度と送らないでください。迷惑しています」と返信してしまったら、目も当てられません。そうならないように、誰からのメールかを確認します。 コロナ禍により、対面や電話のコミュニケーションが減り、メールを使う機会が増えた人もいるでしょう。いままではメールを送ってくることが少なかった人から久しぶりにメールが届いて、それを迷惑メールだと間違えてしまったら、問題になります。

思い出せないなら調べるのが一番

私の場合、仕事のコミュニケーションは全て、メールボックスにためています。電話で話したら、その内容をメールにまとめて送り、記録に残します。それによって、検索性の高いデータベースが出来上がります。メールは貴重な資産なので、消すことはありません。過去140万通のメールが全て残っています。メールを送ってきた相手が誰だか思い出せない場合は、次のような手順で確認します。

メールアドレスで検索

メールアドレスは世界に一つしかないので個人特定ができます。メールボックスの中をメールアドレスで検索して、過去のメールが見つかれば接点を確認できます。

名前で検索

メールアドレスが変わっている可能性もあるので、メールアドレスで該当者がいなければ名前で検索します。珍しい名前であれば、過去のメールを見て思い出し、個人特定ができます。

ドメインで検索

個人を特定する手がかりがないなら、ドメインで検索します。ドメインとは、メールアドレスの@以降の情報のこと。例えば、私の会社であれば「@sc-p.jp」がドメインです。ドメインで検索すれば、その組織の人とのやり取りが追えます。担当が変わっていたり、リストを社内で使い回していたりする可能性についても確認ができます。

これでも情報が見つからなかったら、署名やメールのドメイン情報から相手のウェブサイトを確認することもあります。電話番号や住所で検索することもあります。

営業メールはつながりを意識する

仕事のメールは消さない、過去のメールは取っておく。そういう人は多いでしょう。例えば、Google Workspace（旧称 G Suite）ならば、一番安価なプランでも30GBのストレージが用意されています。通常の仕事なら、10～20年分くらいのメールをためておけるでしょう。これなら、メールボックスの容量を考えてメールを消すという手間をかける必要はありません。

営業メールを送るとき、相手に検索される前提で考えてみます。

こちらから定期的にご連絡しています。

このような一文を書いてメールを送ったけど、最後に送ったメールが半年前だったら、相手はどう感じるでしょう。

初めてご連絡いたします。

このような一文を書いてメールを送ったけど、前にもメールを送ったことがあったら、相手はどう感じるでしょう。

キャンペーンの詳細が決まりましたら、あらためてご連絡いたします。

以前このようなメールを送ったのに、その後、連絡を怠っていたら、相手はどう感じるでしょう。

資料をお送りしますので、ご確認ください。

以前このようなメールを送ったのに、その後、資料を送り忘れていたら、相手はどう感じるでしょう。

営業活動は、点では完結しません。点と点がつながり、線となって初めて成果が生まれます。過去のメールと今回のメールのつじつまが合わなければ、違和感を与え、不快にさせ、信用を得ることは難しいでしょう。営業する側は、前後のつながりよりも確率を考えて、一斉送信するかもしれません。でも、相手が検索する時代になると、つながり悪い営業は反応を遠ざけます。営業メールを送るときは、前回送ったメールを検索してつながりを確認し、コミュニケーションの一貫性を意識することが大切です。

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平野友朗

株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役。一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事。実践塾シェアクラブ 主宰。 1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類で認知心理学専攻。広告代理店勤務を経て、2003年、メルマガ専門コンサルタントとして独立。2004年、アイ・コミュニケーション設立。ビジネスメール教育・改善の第一人者として知られ、メールコミュニケーションの専門家。メールに関するメディア掲載1500回以上、著書32冊。メールを活用した営業手法には定評があり、メールやメルマガなどを駆使して1万社以上の顧客を開拓。メールのスキルアップ指導、組織のメールに関するルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などに数多く携わる。官公庁、企業、団体、学校での講演や研修、コンサルティングは年間150回を超える。日本初のビジネスメール教育事業や検定試験を立ち上げるなど、ビジネスメール教育の普及に尽力している。

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