メールを送るきっかけを作る

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面談や資料請求のお礼、見積書や請求書の送付といった、はっきりした用件のメールは、代表的な送りやすいメールです。ただ、送りやすいメールしか送っていないと、反応のない相手には、メールが送れなくなってしまいます。メールでの営業を継続するには、メールを送るきっかけを作ることが重要です。今回は、メールを送るきっかけの作り方について解説します。

通常の営業活動でメールを送る場面を考える

営業を成功させるには、連絡をとり続けて、関係を深めていくのが得策です。どのような接触を深めることができるか、営業のプロセスを把握します。例えば、ホワイトペーパーのダウンロードから、商品の導入につなげるケースを考えてみましょう。大まかなステップを書き出します。


ホワイトペーパーのダウンロード → 面談 → 見積もりを提示 → 商品の導入


次に、メールで接触ができるポイントを考えます。


ホワイトペーパーのダウンロード → ダウンロードのお礼メールを送信 → 他社の事例をメールで紹介 → 面談をメールで打診 → 面談のリマインドメールを送信 → 面談 → 面談のお礼メールを送信 → 面談で出た宿題をメールで提出 → 見積もりの要件をメールで確認 → 見積もりをメールで提示 → 見積もりの検討状況をメールで聞く → 商品の導入


こうやって細かく分けると、接触ができるポイントは増やせます。もちろん、これはモデルケースで、それぞれのポイントで返信がないことも珍しくないでしょう。でも、返信がない場合は3日後に再確認のメールを送る、それでも返信がなければ5日後に電話をかけてメールも送る。このように、返信がない場合のシナリオを用意しておきます。

私のもとにはさまざまな営業メールが届きますが、返信しなかったときに再度連絡してくる人は半数もいません。多くても2割程度だと感じています。返信しないのは、まだ検討しているのかもしれません。判断に迷っているのかもしれません。そうだとしても、連絡がなければ、相手は自分から積極的に連絡しようという気持ちにはなれず、商談の機会は生まれません。

メールを送るネタがなくなったら

コンタクトをとりたい人に、月に一回でもメールを送ってみませんか。私の会社では、研修やセミナーの案内を定期的にメールで行っています。ここに書いているコラムのような読み物を送ることもあります。メールを介して接触を続けることによって、相手に思い出してもらいやすくなり、いざというとき声がかかる確率が高くなります。

メールを送るネタには、どのようなものがあるでしょうか。

  • ・業界の動向
  • ・お客さまの声
  • ・よくある質問とその回答
  • ・導入事例
  • ・調査レポート
  • ・商品開発秘話
  • ・メディア掲載事例
  • ・新着情報
  • ・個人的な活動報告

このように書き出してみると、送るネタはいくらでもあります。営業活動で日々、お客さまから質問されることをまとめて、回答を送るだけでもメルマガとして立派に成立します。

ちなみに、名刺交換した人に許可なくメルマガを送るのはNGです。メールを送る許可を得ていたとしても、そのことを相手は覚えていないかもしれません。そこで、個別メールから一斉送信メールに切り替えるタイミングで、次のように予告をします。


先日は○○レポートをダウンロードしていただき、ありがとうございます。

その後、何度かメールでご連絡しておりますが、
今のところ導入に前向きではないと感じております。

そこで、これからは月に一回○○レポートをお届けすることで、
ご検討のサポートができればと思っております。

配信はいつでもストップすることができますので、
まずは一度お読みいただければ幸いです。


このような予告があるだけで、相手は届いたメールをスムーズに読んでくれます。いきなりメルマガを送るとクレームになることがありますが、それらを未然に防ぐことにつながります。

気になったらまずメールを送る

定期配信はハードルが高ければ、気になることがあったときに、それをネタにメールを送ってみましょう。例えば、相手の会社のホームページがリニューアルしたなら、気づいたことや感想をメールで伝える。相手の業界で面白いニュースがあったなら、そのことをテーマにメールを送る。相手が興味を引かれそうなニュースを見かけたら「○○の記事をご存じでしたか」「○○の記事を見つけました。お役に立てればと思い、お知らせします」とメールを送る。相手への関心を示し、役立てそうなことを伝えるのにメールを使います。

私がメールの研修事業を立ち上げたとき、積極的に情報を提供してくださった方がいました。もう10年以上前のことですが、今でもその方のことはよく覚えています。直接の仕事にはつながりませんでしたが、紹介できるときは、いつもその会社を紹介するようにしています。

結局、メールはコミュニケーションの手段の一つです。相手に誠実な関心を寄せて、役に立とうとする。その姿勢が、メール営業の成功につながります。

配配メール「信頼と実績のメール配信サービス」

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平野友朗

株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役。一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事。実践塾シェアクラブ 主宰。 1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類で認知心理学専攻。広告代理店勤務を経て、2003年、メルマガ専門コンサルタントとして独立。2004年、アイ・コミュニケーション設立。ビジネスメール教育・改善の第一人者として知られ、メールコミュニケーションの専門家。メールに関するメディア掲載1500回以上、著書32冊。メールを活用した営業手法には定評があり、メールやメルマガなどを駆使して1万社以上の顧客を開拓。メールのスキルアップ指導、組織のメールに関するルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などに数多く携わる。官公庁、企業、団体、学校での講演や研修、コンサルティングは年間150回を超える。日本初のビジネスメール教育事業や検定試験を立ち上げるなど、ビジネスメール教育の普及に尽力している。
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