【テンプレあり】アポ獲得に繋がったメール文面4選!

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急速な働き方の多様化により、営業活動においてメールを活用する場面を多くなってきたのではないでしょうか?リモートワークで電話がつながりにくく、メールでアポ打診するものの、返信がもらえないなどお悩みを抱える方もいらっしゃると思います。そこで、今回は商談獲得につながったメール文面をご紹介していきます。ぜひご活用ください!

営業におけるアポの重要性

アポとは、アポイントメントの略称であり、直訳すると「面会・会合などの約束」という意味です。この「アポ」は営業現場において、非常に重要な役割であるのは皆さんもご存知かと思います。

営業現場においては、お客様の検討意欲が高かったり、元々貴社商品の知識があるという場合でないと、説明や提案がない状態で受注に至る可能性は低いです。
今回は重要な役割を担うアポの獲得方法と、そのポイントをご紹介していきます。

関連記事:テレアポ・メール営業にてアポ率を上げる方法6選!

関連記事:【状況別7つの例文】アポを取るためのメール営業のコツ

一般的なアポ獲得方法

一般的なアポ獲得方法としてあげられるのは、テレアポやメールです。

テレアポであれば、自身のトークの流れが決まっていたり、電話でお客様の話を聞きつつ、その方に合ったアポ打診が行えます。アポ獲得方法の中でも最も主流なのはテレアポではないでしょうか。

では、メールでアポ打診する際はどうでしょうか。
電話と違って、相手方の都合もあるため、スムーズにやり取りが出来るかでいうと、そう簡単にはいかないですよね。そのような中で重要になってくるのは、どのような文面にすべきかということ。そこで、メールでアポ打診を行う際のポイントを一緒に見ていきましょう。

関連記事:テレアポのアポ率が確実に向上する!効果的な3つの改善方法

やみくもにメールを送るのはやめよう

まず、メールを送る上で重要なのが、ターゲットと目的の設定です。
どのような検討状況・段階の人にどのようなことを期待してメールを送るのかという設定を間違えてしまうと温度感を下げてしまったり、信頼を失ってしまうこともあります。

例えば、展示会で名刺交換をしただけで、まだ検討もしていない方に対して、いきなり値引きを含めたアポ打診をしたりしても、そもそも検討すらしていないのに値引きの話をされても・・・と信頼低下になりかねないですよね。

お客様のフェーズに合ったアポ打診の仕方をしないと、そのアポに対して価値があると思ってもらうことは出来ません。ですので、お客様の検討フェーズや属性を明確にし、ピンポイントに訴求できる内容でアプローチしましょう。

また、お客様がどういう状態になってもらうことが目的なのかという設定も重要です。
先ほどの例で言うと、名刺交換しただけで終わっている方に、前向きにご検討いただくために、現状の課題に対する相談に乗る形でのアポ打診をするなどです。このように、どういう状態になるのが目的かを設定した上で、その目的を満たせるアクションを起こすためのアポ打診となるよう文面を作成するのがおすすめです。
とはいえ、どんな文面が良いのか1から考えるのが大変という方も多いかと思いますので、今回は実際にアポ獲得に繋がった例文をご紹介していきます。

関連記事:【状況別7つの例文】アポを取るためのメール営業のコツ

文面テンプレート例4選

お客様のフェーズごとに分けたテンプレートをご紹介します。

お客様側から問合せがあった際のアポ打診文面

件名:お問い合わせの御礼とご案内です。

本文:
株式会社〇〇
△△様

お世話になっております。株式会社●●の▲▲です。

この度は弊社サービス□□にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
今回お問い合わせいただいた背景や、ご状況をお伺いした上で、貴社に合った各種ご案内が出来ればと思い、ご連絡致しました。

もしよろしければ、Web会議ツールもしくは、ご訪問させていただいた上で、貴社と同業種の成功事例や運用提案をご案内出来ればと存じますが、直近のご都合はいかがでしょうか。

下記の日時でご案内が可能でございます。
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【日程の候補】
・●月●日(●) ●:00~●:00
・●月●日(●) ●:00~●:00
・●月●日(●) ●:00~●:00
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30分~1時間程度お時間頂戴出来ますと幸いでございます。
上記以外の日程でも調整可能ですので、お気軽にお申し付けください。
ご多忙の中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

過去にやり取りが無い方へのアポ打診文面

件名:□□にご活用いただけるサービスのご紹介です。

本文:
株式会社〇〇
△△様

突然のご連絡にて失礼いたします。
私、株式会社●●で■■というサービスを担当しております、▲▲と申します。

最近、貴社と同じ□□業界のお客様から、
・~が課題
・~に困っている
などというご相談をいただくことが増えて参りまして、弊社サービスのご導入により、
・~%改善
・~が~になった
という実績が出ております。

貴社でも同様の課題をお持ちであれば、直接ご案内に伺いたいと考えております。
直近ですと、下記の日程でご案内が可能でございますが、いかがでしょうか
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【日程の候補】
・●月●日(●) ●:00~●:00
・●月●日(●) ●:00~●:00
・●月●日(●) ●:00~●:00
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30分~1時間程度お時間頂戴出来ますと幸いでございます。
上記以外の日程でも調整可能ですので、お気軽にお申し付けください。
ご多忙の中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

失注案件もしくは案件化に至らなかった場合のアポ打診文面

件名:過日は大変お世話になりました。

本文:
株式会社〇〇
△△様

お世話になっております。株式会社●●の▲▲です。
過日は弊社の■■をご紹介させていただき、誠にありがとうございます。
以前お話させていただいた際に、~という課題をお持ちとお伺いしておりましたが、現在ご状況はいかがでしょうか。

弊社にて貴社がお持ちの課題に関するノウハウが増えて参りましたので、改めてご紹介させていただくお時間をいただけないでしょうか。
直近ですと、下記の日程でご案内が可能でございますが、いかがでしょうか?
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【日程の候補】
・●月●日(●) ●:00~●:00
・●月●日(●) ●:00~●:00
・●月●日(●) ●:00~●:00
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30分~1時間程度お時間頂戴出来ますと幸いでございます。
上記以外の日程でも調整可能ですので、お気軽にお申し付けください。
ご多忙の中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

停滞案件へ再度アポ打診する文面

件名:ご検討のお手伝い致します。

本文:
株式会社〇〇
△△様

お世話になっております。株式会社●●の▲▲です。
平素より、弊社サービス■■をご検討いただきまして、誠にありがとうございます。

現在~とお伺いしておりましたが、ご状況はいかがでしょうか。
ご検討にあたりまして、弊社にて~に関するノウハウもございますので、こちらでお困りであれば、改めてご紹介出来ればと存じます。
直近ですと、下記の日程でご案内が可能でございますが、いかがでしょうか?
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【日程の候補】
・●月●日(●) ●:00~●:00
・●月●日(●) ●:00~●:00
・●月●日(●) ●:00~●:00
—————————————————

30分~1時間程度お時間頂戴出来ますと幸いでございます。
上記以外の日程でも調整可能ですので、お気軽にお申し付けください。
ご多忙の中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

押さえるべきポイント

上記のように、メールでアポ獲得するためのポイントとして、押さえるべきことが4つあります。

件名はわかりやすく

受信者は、件名を見て開封するかを判断します。
件名が分かりづらいと読んでもらえなかったり、たくさん来ているメールの中に埋もれてしまう可能性が高くなります。

また、メールに対して返信や問合せなどの反応をしてもらえるかどうかも、件名に関わってきます。件名を見て開封したものの、いざ開いてみると想定した内容ではない場合、当然その後の反応にはつながりません。
ターゲットに合った内容のメールを作り、要約したものを件名にしましょう。

関連記事:うちのメルマガ開封率は低すぎる?メルマガ開封率の基準と改善方法とは?

メール送信のタイミングを考慮する

メールを読んでもらうためのポイントとしてもう一つあげられるのは、送信のタイミングです。例えば、営業担当者様向けのメールであれば、普段は外出が多い可能性もあるため、外出から帰ってきた終業間際のタイミングでメールを送信したり、休み明けはMTGが多い可能性もあるため週半ばに送信したり、目に触れやすい時間を狙って送信するのがポイントです。こちらは普段返信が来るタイミングや、もしくはメール配信システムの効果測定機能を使って、開封率の高い時間帯を確認して送るのが良いでしょう。

関連記事:メルマガの開封率に差が出る?最適な配信タイミングを考えよう

関連記事:メルマガの配信時間はいつがいい?効果的なタイミングと開封率を上げるテクニック3選

アポ=メリットと感じてもらえることを記載

こちらもターゲットと目的の設定に繋がってくる内容です。
そのアポに時間を使うことによって、お客様にどんなメリットがあるのか伝わるような内容を記載することが大切です。何の話を聞くために時間を作るのか、メリットがあると思えないようであれば、お客様がお時間を作ってくださることはありません。
そのお客様の立場に立ってメリットを考えましょう。

関連記事:セグメント配信と一斉送信の使い分けとは?メールの開封率、クリック率を改善する方法を紹介します

文面はコンパクトに

メールの平均閲覧時間は7秒以下と言われています。その短い時間の中でお客様に情報を伝えるとなると、時候の挨拶など本題と関係のない内容は必要でしょうか。
こちらもメールを送信する目的に立ち返ってみると分かりやすいですが、メールの目的であるアポ打診の内容にたどり着く前に時候の挨拶を読んだだけでお客様に離脱されてしまうのはもったいないですよね。
伝えたい内容を端的に分かりやすく記載するだけで十分です。

関連記事:クリックカウントとは?クリック率改善に必要な指標と改善ポイント

メールだけで終わりじゃない

先程のテンプレは、個別メールにもご利用いただけますが、一斉配信にて利用すると、更にアポ獲得数を最大化出来ます。

ポイントは、メールを送信して終わりでなく、送信後に架電をすることです。もちろんメールからそのまま返信をいただけるというのが理想ですが、検討意欲が高まったお客様全員が必ずしも返信をくださるかと言うとそうではない可能性のほうが高いです。

ですので、メール送信後の反応をもとにフォローアップの電話をすることをおすすめします。例えば、メール開封者であれば、件名を見てなんとなく興味を持ってくださった方もいると思いますし、本文中のURLクリック者であれば、貴社もしくは貴社製品に対する興味度合いが高い可能性があります。

そんなときに、その送信結果を元に少しでも興味を持ってくださった方に対してこちらからお電話をすると、「ちょうど検討してたんですよね~」「ちょっと興味があって」「今ちょうどそのことが課題で~」というお話からアポ獲得に繋がることも多いです。お客様の検討意欲のサインを有効的に活用しましょう。

メールを有効活用して効率的なアポ獲得を!

メールを使ったアポ獲得は、どれだけその文面に対して魅力を感じてもらえるかが重要です。今回ご紹介した例文を元に、是非貴社と貴社のお客様に合ったメールを作成してみてください。

また、アポ数の最大化を目指すのであれば、メールだけで終わりにするのではなく、メールの反応を元にテレアポを行うことで効果が高まります。お客様のメールの反応を可視化するために、メール配信ツールを使うことをおすすめします。

先程ご紹介したのは、配信結果を元にしたテレアポという手段以外にも、メール配信後に、お客様が特定のWebページに来訪したタイミングで通知が来る機能を使うと、お客様の手が空いているタイミングでお電話が出来、接触率の向上⇒アポ打診出来る母数が増えアポ率向上に繋げることも出来ます。

また、過去に配信したメールを横断して、一定回数以上メールに反応があった方を抽出する機能も、検討意欲の高いお客様を特定するために有効な機能です。

上記の機能は配配メールBridgeに実装されておりますので、 効率的にアポ獲得を行うにあたって、是非ご検討してみてください。

配配メール「信頼と実績のメール配信サービス」
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千葉麻里奈

2019年4月に新卒としてラクスに入社。オフラインセミナーの参加者を中心に メールマーケティングの運用提案を行っている。名前は千葉だが出身地は岩手県。おススメのお酒は地酒である南部美人。
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