導入文を決める【連載第５回】

今回は、メールの導入文について、お話しします。 メールの導入文とは何かというと、落語でいう「枕」、漫才でいう「マエフリ」、小説でいう「プロローグ」に当たるものです。 本記事では、導入文の書き方について、 ➀導入文の役割 ②導入文の必要なメール／導入文の不要なメール ③導入文の具体例 の３点をご紹介します。

ポイント①　導入文の役割

導入文には、主に二つの役割があります。 【役割１】読み手の気持ちを「つかむ」 よく漫才などで、「つかみはオッケー」と言いますよね。 あの「つかみ」です。 メールを開いて数行で、読み手の気持ちを「つかむ」ことが重要です。 なぜなら、読み手は最初の数行を読んで「つまらない」「興味がない」「自分には関係なさそう」と思ったら、そこで読むのをやめてしまうからです。 【役割２】本文に誘導する どんなに面白い（興味深い・自分に関係ある）導入文でも、話がそこで終わってしまっては、読み手は本文まで読み進んでくれません。 「本文に興味を持たせた上で、本文につないでいく」のが、導入文の重要な役割のひとつです。 私たちは、この役割をよく運動会の「大玉送り」に例えて説明しています。

ポイント②　導入文の必要なメール／導入文の不要なメール

BtoBメールでは、導入文の必要なメールはあまり多くありません。 導入文の必要なメールと不要なメールは、何が違うのでしょうか？ 導入文の必要なメールは、「最後まで読んでもらえない可能性のあるメール」です。 BtoBの場合、1メール1テーマという形式が多く、その場合は、件名に興味を持って開封していただいた方には、最後まで読んでもらえる可能性が高いです。 ところが、1メール複数テーマという場合には、件名と対応したテーマは読んでもらえるけれど、それ以外は読んでもらえない可能性があります。 そうならないように、導入文で「マエフリ」をしておくことが必要です。

ポイント③　導入文の具体例

では、導入文を入れる場合には、どのように書けばいいのでしょうか？ 「悪い例」と「良い例」をご紹介します。 悪い例①

株式会社グリーゼです。 いつもお世話になっております。 蒸し暑い日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか？ 弊社でも、夏バテで何人かダウンしていました。 皆さまもどうぞお気をつけください。 それでは本題に入ります。

この例では、読み手を「つかむ」こともできていないし（基本的に導入文で天候のあいさつはNGとお考えください）、本文に興味を持たせることもできていません。 悪い例➁

こんにちは！株式会社グリーゼ　江島です。 毎日暑いですね。 夏バテ予防になる食べ物や飲み物・・・というと皆さん何を思い浮かべますか？ あるアンケートによると、いま女性の間で夏バテ予防として一番注目されているのは、 「ビネガードリンク」だそうです。 「ビネガードリンク」とは、お酢を他の飲料で割って飲みやすくしたもの。 キユーピーの「ぶどう酢」やミツカンの「りんご酢」などが人気のようです。 ちょっと身体がだるいな、夏バテしかけてるかも？と思ったら、試してみてはいかがでしょうか。 それでは本題に入ります。

こちらの例では、読み手への問いかけから入り、「ビネガードリンク」という話題を提供しているという意味で「つかみ」はできていますが、本文に興味を持たせることができていません。 良い例

こんにちは！株式会社グリーゼ　江島です。 毎日暑いですね。夏バテしていませんか？ 実は、夏に弱いのは、人間だけではありません。 パソコンも、熱くなり過ぎると、「熱暴走」という現象が起こってしまいます。 「熱暴走」が起きると、OSやソフトウェアの動作が不安定になってエラーが頻発したり、 突然電源が切れたりします。 さらにひどい場合は、ハードディスクが故障して作成したデータが消えてしまうことも・・・。 そんなことが起こってしまわないように、「リスク対策」をお忘れなく。 「リスク対策」といえば、最近話題の「サイバー攻撃」の「リスク対策」はお済みですか？ 本日は、「サイバー攻撃対策」に関するセミナーの他、情報漏えいリスクを軽減するための ３つのポイントもご紹介しています。ぜひ最後までお読みください。

こちらの例では、読み手への問いかけから入り、「熱暴走」という話題を提供して、読み手の興味を「つかんで」いるのに加え、本文の二つのコンテンツも紹介しています（本文に興味を持たせて、誘導している）。 このように、導入文を入れる場合には、導入文の二つの役割をしっかり押さえて書くことが必要です。 次回は、目次についてお話しする予定です。お楽しみに！