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送ったはずのメールが届かない?!困ったときに役立つ5つの対処法

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「送ったメールは必ず届く」こんな誤解をされている方はいらっしゃいませんか?少し前のレポートになりますが、ニューヨークのEメールサービスプロバイダReturn Path社の調査によれば、驚くべきことに4通に1通ものメールが送り先に届けられることなく、茫漠たるインターネット空間に飲み込まれてしまっているそうです。

*参考:Email delivery rates drop 6% to 76.5% in the second half of 2011
http://econsultancy.com/jp/blog/9362-email-delivery-rates-drop-6-to-76-5-in-the-second-half-of-2011

いったいどうして“メールが届かない”ということが起こってしまうのでしょうか?また、どうすれば適切にメールを届けられるようになるのでしょうか?今回はそんなギモンにお答えし、メールの到達率を改善する5つの方法をご紹介します。

メールが届かない、なぜ?!

そもそもなぜ“メールが届かない”ということが起こり得るのでしょうか。メール不達の主な要因は大きく以下の4つにあると言われています。

1.存在しないメールアドレスに送ってしまった

タイプミスやアドレス変更により無効となったメールアドレスにメールを送ってしまうこと、意外とありますよね。間違っているメールアドレス宛にメールを送信すると、「配信不可」といった内容のメールが返信されます。自分の受信フォルダに該当するメールが返ってきていないか、確認してみましょう。

2.送り先の容量制限を超過してしまった

送受信1通あたり○MB、メールボックス1つあたり○GBなど、メールサービスごとに容量制限が設けられています。相手のメールボックスが満杯になっていて送信できなかった場合、その旨のメールが返信されますので、メール以外の手段でそれを伝えてください。

3.迷惑メールフィルタに振り分け・削除された

フィルタには受信者が手動で設定するものの他に、メールサービスプロバイダが自動で検出するもあります。

4.メールの添付データのサイズが大きすぎる

メールではファイルを添付して送信する機能がありますが、このファイルを受信するメールボックスの容量にも上限があります。そのためファイルのサイズが大きすぎるとメールボックスの容量が足りない相手には届かない場合があります。また、送受信の際に時間がかかってしまったり、メールボックスの最大受信容量をこえて制限がかかってしまい、他のメールを全く受信できなくなってしまうこともあります。

5.メールシステムに障害が発生した

以前に比べてこういったことは少なくなったように思いますが、全くのゼロになるということはないでしょう。

5については“お手上げ”というのが実情ですが、1~4については工夫次第である程度対処することが可能です。さっそく具体的な対処方法をみていきましょう。

送信リストを定期的にクリーニングする

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例えばメルマガのように、一度に大量のメールを送信する場合、送信リストに一定以上の割合で無効なアドレス(存在しないアドレス)が含まれると、メールサービスプロバイダによって“迷惑メール”と判定されてしまうことがあります。また、一度“迷惑メール”と判定されてしまうと、他の有効なアドレスに対するメールまでブロックされてしまう恐れがありますので、細心の注意を払う必要があります。
対処方法として、宛先不明のエラーメールが返ってきた場合は該当アドレスを速やかに送信リストから除外するなど、定期的なリストのクリーニングを推奨します。

メールサイズを最適化する

1度に送受信可能なメールサイズはメールサービスプロバイダによって異なりますが、モバイルはPCと比較して容量制限が厳しい傾向があります。特にSoftbank社がiPhone利用者に提供しているi.softbank.jpアカウントは送受信の上限サイズが1MBに設定されています。

*参考:Eメール(i)のサービス仕様 | ソフトバンク
http://www.softbank.jp/mobile/iphone/service/mail/email_i/

モバイルへの送信を重要視するのであれば、メールサイズは1MB以下に抑えることが望ましいでしょう。

また、添付ファイルに関しても同様です。ビジネスマナーとして、添付ファイルはメール1件あたり2~3MB(2000~3000KB)に抑えておくのがよいでしょう。どうしても大きいサイズを送りたい場合は、事前に電話やメールで相手に伝えておきましょう。また、共有のクラウドストレージに保存してファイルへのリンクを送ったり、ファイル転送サービスを使うのも有効です。

 受信者にメール受信設定をしてもらう

受信者に手動で受信設定をしてもらうことで、メールを迷惑フォルダではなく受信トレイに届くようにします。受信者の協力を得る必要がありますが、その効果は絶大です。フォームの完了ページやFAQ、メルマガのフッターなどで受信者に設定を促しましょう。

*参考例:Q. メールが届かない場合について | ユニクロ・ジーユー オンラインストア
http://faqnavi12a.csview.jp/faq2/userqa.do?user=frgroup&faq=uniqloec&id=2627

設定方法はメールサービスプロバイダによって異なりますので、詳しくはそれぞれのサポートページをご参照ください。また、下記のように複数のメールサービスにおける設定方法をまとめているサイトもあります。あわせてご覧ください。

*参考:お気に入りのメルマガを迷惑フォルダに入れず受信箱に届かせるメール設定方法
http://46mail.net/

DNSにSPFレコードを設定する

SPFとは、送信元メールアドレスの詐称、いわゆる“なりすましメール”を防止する技術の一つです。この設定を行うことで、メール送信元の信頼性を高めることができ、“迷惑メール”として判定されにくくなります。SPFに関する詳しい説明と設定方法については、下記リンクをご参照ください。

*参考:なりすましメール撲滅に向けたSPF(Sender Policy Framework)導入の手引き | IPA 情報処理推進機構
http://www.ipa.go.jp/security/topics/20120523_spf.html

なお、SPFレコードの設定にはある程度専門的な知識が必要となりますので、“やり方がよくわからない”という方は無理をせず、社内のシステム担当者や取り引きのあるシステム会社などに相談してみましょう。

独自ドメインを取得する

ドメインとは、インターネット上でコンピューターを識別するための住所のようなもので、共用と専用(独自)の二種類があります。ちょうどマンションと一戸建てのような関係だと考えてください。
メールアドレスに共用ドメインを利用している場合、同じドメインを共用している他者が“迷惑メール”を送るなどしてメールサービスプロバイダからブラックリストに登録されると、まったく関係のないこちらのメールまで“迷惑メール”として扱われてしまう可能性があります。ですので、事業会社であれば必ず独自ドメインを取得されるよう強くオススメします。

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いかがでしたか。上記の対処法は、いずれか一つを実施すれば劇的な効果を得られる、という“打出の小槌”ではありませんが、地道に取り組むことで着実にメールの到達率を改善することができます。そして、メールの到達率を改善することは、メールマーケティングの効果を“確実に”上げる数少ない方法の一つなのです。ぜひチャレンジしてみてください。(執筆/編集:陶山 大介

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陶山 大介

法人向けクラウドサービスを提供する株式会社ラクスで製品企画を担当しております。
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