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メールが届かない?!確認すべき6つのチェック項目と取り組むべき5つの対処法

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※本記事は2019年10月13日に更新しています

「送ったメールは必ず届く」こんな誤解をされている方はいらっしゃいませんか?少し前のレポートになりますが、ニューヨークのEメールサービスプロバイダReturn Path社の調査によれば、驚くべきことに4通に1通ものメールが送り先に届けられることなく、茫漠たるインターネット空間に飲み込まれてしまっているそうです。

いったいどうして“メールが届かない”ということが起こってしまうのでしょうか?また、どうすれば適切にメールを届けられるようになるのでしょうか?今回はそんなギモンにお答えし、メールが届かない場合にまず確認すべき6つのチェック項目と、迷惑メール判定を避けて到達率を改善する5つの対処法をご紹介します。

メールが届かない、なぜ?!

そもそもなぜ“メールが届かない”ということが起こり得るのでしょうか。この要因は、メールの送る側および受け取る側の双方に潜んでいます。まずは、メールが届かない要因を、チェック項目としてご紹介します。

■メールが届かない原因のチェックリスト6項目■
1.送信メールアドレスが間違っていないか?    (送信側)
2.添付ファイルのサイズが大きすぎないか?    (送信側)
3.迷惑メールフォルダに振り分けられていないか? (受信側)
4.受信ボックスが満杯になっていないか?     (受信側)
5.メールサーバーに障害が発生していないか?   (送受信側)
6.迷惑メールと間違われてしまい弾かれていないか?(送受信側)

1.送信メールアドレスが間違っていないか?(送信側)

真っ先に確認したいのが、送信しようとしているアドレスの誤りです。
タイプミスやアドレス変更により無効となったメールアドレスにメールを送ってしまうこと、意外とありますよね?

目視で確認したとしても、わかりづらい箇所として「ドットが抜けていないか」「メールアドレスに半角ではなく全角文字が混じっていないか」という点にも注目してみてください。ドットが全角文字になっている場合は肉眼では判別しにくいかも知れませんので、一度半角文字で入力し直してみるのも有効です。

間違っているメールアドレス宛にメールを送信すると、「配信不能」や「User Unknown」といった内容のメール(バウンスメール)が返信されます。自分の受信フォルダに該当するメールが返ってきていないか、確認してみましょう。

2.添付ファイルのサイズが大きすぎないか?(送信側)

メールにはファイル添付ができます。ビジネスシーンではお客様に商品カタログや見積書などの書類を添付して送ることが多いのではないのでしょうか?

メーラーやメールサービスでは、送受信1通あたり○MB、メールボックス1つあたり○GBなど、容量制限が設けられています。添付するファイルが数MB以上になる場合には、確認が必要です。相手のメールボックスが満杯になっていて送信できなかった場合、その旨のバウンスメールが返信されます。

まずは送ろうとしているメールに、大きすぎるファイルが添付されていないかどうかを確認し、大きすぎてメールで送れない場合には、以下のような手段を考えてみてください。

 ・ファイルをzipファイルなどにまとめて圧縮する
 ・ファイル共有サービスや、共有ストレージを利用して、ファイルURLをメールに記載する

3.迷惑メールフォルダに振り分けられていないか?(受信側)

正規のメールであるにもかかわらず迷惑メール(スパムメール)だと見なされてしまうことによって迷惑メールを保存する専用のフォルダに振り分けられてしまい、届かないといった事態につながっている可能性があります。

厳密には迷惑メールフォルダに届いているのですが、一般的にメールは受信フォルダに届くものなので、そこに届いていなければ「メールが届かない」と思ってしまいます。しかも時間と共に自動的に削除されてしまいます。

これが原因の場合は、メーラーソフトのどこかに迷惑メールもしくはそれと疑われるようなメールが振り分けられるフォルダが作られているはずです。そういったフォルダが見つかったら、その中を探してみてください。 フィルタには受信者が手動で設定するものの他に、メールサービスプロバイダが自動で検出するもあります。後述する「迷惑メールと間違われていないか?」とも密接にかかわる箇所にもなります。

4.受信ボックスが満杯になっていないか?(受信側)

メールを受信する設定には、いくつかの種類があります。メールを受信したらサーバー側からすぐに削除する設定、受信した後、一定期間が経ったら削除する設定、もしくは削除せずずっとメールをサーバーに残しておく設定です。

最後の削除せずにずっと残す設定だと、メールサーバーの中のメールは増え続けることになるため、いつかは満杯になってしまいます。メールサーバーが満杯になるというのは郵便ポストが満杯になって入らず、郵便配達員が持ち帰らざるを得ない状況と同じで、新たにメールを保存することができずメールが届かないことになってしまいます。

例えば、「受信した後サーバー上には残すが、14日経過したら順に削除していく」という設定にしておけば、無限にメールが溜まってしまうことがなくメールサーバーが満杯でメールが届かないという問題を回避できます。

送信者の場合は、相手のメールボックスが満杯になっていて送信できなかった旨のバウンスメールが返信されますので、メール以外の手段でそれを伝えてあげてください。

5.メールサーバーに障害が発生していないか?(送受信側)

ひと昔にくらべれば、こういった機会はだいぶ減りましたが、ゼロではありません。

メールサーバーは24時間、365日稼働しています。しかし、システムメンテナンスで一時的に動作を止めたり、何らかの障害で動作が止まってしまうことがあります。過去には、正月の「明けましておめでとう」メール急増でサーバーの負荷が上がり、メール送受信の遅延が発生するなどしていました。

また、各社対応を行っており、近年ではあまり見かけませんが、クラウド上で動くメールサービスなどでは、配信サーバーを共有して利用しているため、自分の会社ではない別の会社にて大規模な配信を行っていたりすると、サーバーに負荷がかかり、障害が発生することもあります。

こちらもごく稀にあるケースではありますが、自社にてメールサーバーを構築し管理している企業にて、メールサーバーとして利用しているサーバーに別のソフトウェアをインストールして共用しており、別のソフトウェアの負荷が原因でメールの遅延が発生した…といったこともあります。

このような場合はユーザーの責任ではありません。ユーザー自身では対処のしようがないので、お使いのメールサービスを管理している企業のWEBサイトなどで障害報告やメンテナンスの告知がないかをチェックしたり、自社管理の場合にはサーバー管理担当者に確認をしてみてください。

これはサーバー管理側の問題なので、ほとんどの場合時間が経てば解決します。

6.迷惑メールと間違われてしまい弾かれていないか?(送受信側)

メール受信者にフィッシング詐欺やウィルス感染などのさまざまな被害をもたらす可能性がある迷惑メール(スパムメール)は、深刻かつセンシティブな問題です。そのため、サーバーを管理している会社、メーラーやメール配信サービスの開発・提供元、さらにはセキュリティソフトなども含めると、さまざまなサービスに防御機能がついています。

こういった背景もあり、メールが届かない原因として、本来は届けなければならないメールまで迷惑メールと見なされてしまい、ブロックされていることが考えられます。

特に携帯電話でのメール受信で「xxxx@docomo.ne.jp」「xxxx@ezweb.ne.jp」といったように携帯キャリアから提供されているメールアドレスの場合、携帯ショップに迷惑メールの相談や苦情が非常に多く寄せられることから、最初から許可したメール以外は届かないようにする、携帯キャリア以外からのメールを受け取らない、Gmailなどのフリーメールを全て排除するような設定になっている可能性もあります。

この場合、その設定次第で「配信不能」などの返信メール(バウンスメール)が無い場合もあり、メール送信者は自分のメールが届いたものと思うことになります。しかし、そのメールが受信者の目に触れていないため、情報の伝達が途切れてしまうことになります。

受信者から返信(やバウンスメール)が無い場合は、別の手段でメールを送信した旨確認するといったことが必要になる場合もあります。

受信者の場合は迷惑メールの設定を確認してみてください。

迷惑メールだと疑われていることが原因と思われる場合の対処法は、次章にて詳しく解説を行っていきます。

迷惑メールと間違われないようにするにはどうしたらいい?

先にも触れましたが、メールが届かない原因としてとても多いのが、迷惑メール(スパムメール)と見なされてしまい知らずのうちに弾かれてしまうことです。

先にご紹介したチェック項目の1~5に当てはまらず、送信されたメールが自分に届かない原因を特定できないという場合は、ここでの解説をもとに原因を突き止めてください。

なぜ、迷惑メールと間違われてしまうのか?

迷惑メール(スパムメール)と間違われないために行う対処方を学ぶ前に、まずはなぜ、迷惑メールと間違われてしまうのかをしっかりと理解しておく必要があります。

これだけさまざまなサービスで迷惑メールを撃退する技術が開発されているのに、なぜ正規のメールまで迷惑メールと判定されてしまうのでしょうか。よくある要因についてみていきましょう。

・メールの中に迷惑メールにありがちなキーワードが含まれている
・(一斉配信時)送信リストの中にエラーとなるアドレスが大量に含まれている
・送信に使用されたサーバーがブラックリストに入ってしまっている
・メール配信サービスを利用しているが、なりすましメール対策を行っていない

受信側の事情としては、迷惑メール撃退の設定を厳しくすればするほど迷惑メールが届きにくくなりますが、その分正規のメールまで誤判定されるリスクが高くなります。

迷惑メールさえなければこのような問題は起きないわけですが、今後も迷惑メールがなくなるとは考えにくいので、受信側のチェックや設定の工夫も必要となりますが、何より、送信者側の迷惑メールと間違われないための対策が必要となります。それぞれの対応方法について詳しく説明をしていきます。

1.メールの本文内容を見直す

大半の場合は、見直すまでもなく、あたりまえで対応がなされているとは思いますが、控除良俗に反する不適切な内容の配信はブロックされます。

不適切な内容とは、アダルト、残虐、差別的内容などが含まれているものを指します。迷惑メール業者は、このような受信者の意向を無視した内容を⼤量に配信しています。

受信者にとって不適切でなく、有益な情報をメールによって提供すべきです。

自分の配信するメールの中にこのような表現はもちろん、間違って受け取られないよう似たようなキーワードが入っていないかどうかを確認しましょう。

2.送信リストを定期的にクリーニングする

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例えばメルマガのように、一度に大量のメールを送信する場合、送信リストに一定以上の割合で無効なアドレス(存在しないアドレス)が含まれると、メールサービスプロバイダによって“迷惑メール”と判定されてしまうことがあります。

また、一度“迷惑メール”と判定されてしまうと、他の有効なアドレスに対するメールまでブロックされてしまう恐れがありますので、細心の注意を払う必要があります。つまりは、送信元のドメインやIPアドレスの評価(IPレピュテーション)までも下げてしまう可能性があります。こういった評価が下がるとドメインやIPアドレスがブラックリストに入ってしまい、送るメールが届かなくなってしまいます。

対処方法として、宛先不明のエラーメールが返ってきた場合は該当アドレスを速やかに送信リストから除外するなど、定期的なリストのクリーニングを推奨します。

より具体的な配信リストのクリーニング方法を知りたい方は、以下の記事にてまとまっていますので、こちらの記事を参考にしてみてください。

【参考】メルラボ|メール配信リストのクリーニングと管理は何からはじめるべき?
https://mailmarketinglab.jp/2019-07-13/

また、定期的な配信リストのクリーニングは、間接的に自社のメッセージをよく読んでくれる人のリストを育てる事にもつながります。エラーはもちろんですが、オプトアウトの配信停止も恐れずに定期的に配信することで、配信リストを常に正常かつ有効なもののみに保ち、結果として迷惑メールと間違われないための対策に加え、メール配信効果を高める事に繋がります。このことをリストエイジングとも呼びます。

3.独自ドメインを取得する

ドメインとは、インターネット上でコンピューターを識別するための住所のようなもので、共用と専用(独自)の二種類があります。ちょうどマンションと一戸建てのような関係だと考えてください。

メールアドレスに共用ドメインを利用している場合、同じドメインを共用している他者が迷惑メールを送るなどしてメールサービスプロバイダからブラックリストに登録されると、まったく関係のないこちらのメールまで迷惑メールとして扱われてしまう可能性があります。ですので、事業会社であれば必ず独自ドメインを取得されるよう強くオススメします。

4.受信者にメール受信設定をしてもらう

受信者に手動で受信設定をしてもらうことで、メールを迷惑フォルダではなく受信トレイに届くようにします。受信者の協力を得る必要がありますが、その効果は絶大です。フォームの完了ページやFAQ、メルマガのフッターなどで受信者に設定を促しましょう。

【参考】Q. メールが届かない場合について | ユニクロ・ジーユー オンラインストア
http://faqnavi12a.csview.jp/faq2/userqa.do?user=frgroup&faq=uniqloec&id=2627

設定方法はメールサービスプロバイダによって異なりますので、詳しくはそれぞれのサポートページをご参照ください。また、下記のように複数のメールサービスにおける設定方法をまとめているサイトもあります。あわせてご覧ください。

【参考】お気に入りのメルマガを迷惑フォルダに入れず受信箱に届かせるメール設定方法
http://46mail.net/

関連記事:【担当者必見】メルマガの開封率を倍増させるタイトル(件名)の作り方!

5.DNSにSPFレコードを設定する

SPFとは、送信元メールアドレスの詐称、いわゆる“なりすましメール”を防止する技術の一つです。この設定を行うことで、メール送信元の信頼性を高めることができ、“迷惑メール”として判定されにくくなります。SPFに関する詳しい説明と設定方法については、下記リンクをご参照ください。

【参考】  IPA 情報処理推進機構|なりすましメール撲滅に向けたSPF導入の手引き
http://www.ipa.go.jp/security/topics/20120523_spf.html

なお、SPFレコードの設定にはある程度専門的な知識が必要となりますので、“やり方がよくわからない”という方は無理をせず、社内のシステム担当者や取り引きのあるシステム会社などに相談してみましょう。

ここでは、もっとも簡単に設定ができる「なりすましメール」対策として、SPFレコードの設定について触れましたが、実は、この「なりすましメール」対策は他にもあります。

SPFの弱点を克服したDKIMや、両者をさらに補完するDMARCという送信ドメイン認証の仕組みが存在します。すべて導入するのが盤石で望ましくはありますが、それぞれ、出来る事や導入にあたっての設定、環境によっての対応可否などが異なりますので、特性を理解した上で、自身の環境に適した方法を取ってみてください。

これら3種類の「なりすましメール」への対策方法については以下の記事にてまとめています。詳しくお知りになりたい方は、こちらを参照してみてください。

【参考】メルラボ|DMARCとは?送信ドメイン認証の仕組みを理解して、なりすまし対策をしよう!
https://mailmarketinglab.jp/about-dmarc/

いかがでしたか。上記の対処法は、いずれか一つを実施すれば劇的な効果を得られる、という“打出の小槌”ではありませんが、地道に取り組むことで着実にメールの到達率を改善することができます。そして、メールの到達率を改善することは、メールマーケティングの効果を“確実に”上げる数少ない方法の一つなのです。ぜひチャレンジしてみてください。

関連記事:Google Analyticsを使ってメルマガの効果測定をしてみよう

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陶山 大介

法人向けクラウドサービスを提供する株式会社ラクスで製品企画を担当しております。
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