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営業フォローを楽にする!メールの一斉送信を効率化する方法まとめ

営業フォローを楽にする!メールの一斉送信を効率化する方法まとめ

営業フォロー、それは営業マンの成績を左右する非常に重要なポイントです。できる営業マンほど、お客様への細やかなフォローを欠かしません。定期的なフォローの手段としては、メールや電話、訪問などがありますが、見込み顧客に対しては、メールによるフォローが最も一般的です。お客様の時間を多く割くこともありませんし、サービスに関する情報や、TIPSなどを提供することもできます。

しかしながら、セミナーや展示会、イベントなどで、一度にたくさんの見込み顧客を手に入れた場合、フォローメールを送るだけでも一苦労です。セミナーや展示会にかけるコストを無駄にしないためにも、見込み顧客リストの数にめげずに、フォローメールを効率的に送る方法を整理してみましょう。

効率化度★ BCCメールで送る

まだ、お客様の数がそれほど多くない段階であれば、こちらの方法でよいかもしれません。お客様のメールアドレスをBCCに入れることで、一度にたくさんのメールを送ることができます。

メリットはなんといっても、いつも使っているメールソフトを使うので、新しいソフトを買うコストも、操作を覚える手間もありません。

ただし、デメリットもしっかり押さえておきましょう。当たり前ですが、宛名を個別に設定することはできません。「ご担当者様」や「展示会にご来場の皆さま」などの、無難な言葉になってしまうのは仕方ありません。メールを受け取ったお客様にも「あ、一斉送信のメールだな」とわかってしまいます。また、BCCに入れたつもりがCCに入れてしまっていて、メールを送ったお客様に、お互いのメールアドレスを表示させてしまうなんていう、あと一歩で個人情報の流出!なんていう危険性もはらんでいます。

 BCCメールのメリット・デメリットまとめ
メリット :操作を覚える手間が少ない。無料で使える。
デメリット:宛名を個別に設定できない。操作ミス・トラブルのリスクが高い。

効率化度★★ インストール型メール一斉送信ソフトを使う

さて、展示会などでは、少なくとも数十件、大規模なものでは数千件ものお客様情報を手に入れることができます。このあたりになると、BCCで送る作業も、けっこう大変なものに…。

そんな方におすすめしたい方法が、お手持ちのパソコンに、インストール型のメール一斉送信ソフトを入れる方法です。無料でダウンロードできるものから、家電量販店やECサイトで数千円で購入できるものまで、様々な種類があります。

メリットは、専用ソフトならではの、メールソフトにはない機能を使うことができることでしょう。多くのメール一斉送信ソフトは、宛名を個別に変換する機能(宛名の差し込みと言います)がついているので、まるで個別に送ったメールのように見えます。また、性別、地域などの条件によって見込み顧客を複数のセグメントに分割し、それぞれにメールを送信できるなど、さまざまな機能があります。

デメリットとしては、少し専門的な話になってしまいますが、自社のインターネット回線を使って一斉送信するので、送信完了までに時間がかかったり、相手に届かないメールが多くなってしまったりということがあります。とはいえ、専用ソフトを導入することで、メール一斉送信の効率は格段に向上します。

OutlookやThunderbirdを使って一斉送信をしているけど、最近しんどくなってきた…という方は、まずはここから始めてみるのもよいかもしれませんね。

  インストール型メール一斉送信ソフトのメリット・デメリットまとめ
メリット :宛名の差し込みやセグメント配信などの機能が使える。
デメリット:配信に時間がかかる、受信ブロックにかかりやすい。

効率化度★★★ クラウド型のメール配信システムを使う

インストール型のメール一斉送信ソフトは、お手持ちのパソコンに入れて使うものなので、送信の際には、自社のインターネット回線を通してメールを送信します。そのため、一度に数千件、数万件のメールを一斉に送る場合、当然ながら回線には相当な負担がかかります。

そこで登場するのが、クラウド型のメール配信システムです。クラウド型のメール配信システムは、システム自体がクラウド上にあります。メールは、配信専用に整備された回線を使って一斉送信しますので、自社のインターネット回線には負担がかかりません。大量のトラフィックにおびえる必要はないのです。実際に、配信件数の増加により、メール配信中は社内システムが使えない!という事態になったため、私たちのメール配信システムを導入した企業様もいらっしゃいます。

また、インストール型のメール一斉送信ソフトと同様に、宛名の差し込みや、セグメントごとの送信など、メールの効果をアップさせる機能を使うことができます。さらに、ほとんどのクラウド型のメール配信システムには「効果測定」という機能がついており、メール内のURLをクリックした人や、HTMLメールを開封した人を調べることができます。メールマガジンでは一般的になった「メールの効果測定」ですが、営業フォローメールの一斉送信でも、役立つデータとなってくれます。

例えば、

・メールを読んでくれた人に、更に詳しい情報を書いたメールを送ってみる
・メールを読んでくれた人に、優先して電話フォローをする

などのアクションを起こすことが可能になり、営業活動の効率化にもつながるのではないでしょうか。

デメリットとしては、毎月料金が発生するシステムが多いことです。半年に1回しか使わないのに、毎月料金が発生してしまうなんてもったいない。そんな方には、短期の利用プランを用意しているサービスもあります。

  クラウド型メール配信システムのメリット・デメリットまとめ
メリット :メールがきちんと届く、効果測定などの高度な機能が使える。
デメリット:ランニングコストが発生する。

大切なのは、定期的な接触を続けること

さまざまなフォローメールの送り方をご紹介しましたが、最も大切なことは、顧客との接点を持ち続けることです。

顧客リストの数やメールフォローの目的、体制などに合わせて、最適なメールの方法を見つけてください。

以下から、営業フォローメールの始め方、効果的な文面の作り方やノウハウをまとめたスタートアップガイドをご覧いただけます。





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Hazuki Serizawa

Mail Marketing Lab.(メルラボ)編集長。法人向けクラウドサービスのマーケティング業務に従事。インバウンドマーケティング、デマンドジェネレーション、セミナー講演などを行っています。太っている猫とビターチョコレートが好きです。

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