• tweet
• 

社会人のメール作法はメルマガにもある

企業から展示会や営業などで名刺を交換した人に対して送るメルマガを、BtoBメルマガといいます。
営業活動の一環として、自社の最新情報や、展示会の出展情報などを紹介し、休眠しているユーザの掘り起こしや、新規受注へとつなげることを目的としています。

例えばBtoC（一般ユーザ向け）のメルマガであっても、送る相手が変われば気をつけるべきポイントが変わってきます。ましてや相手が企業であれば、十分に注意しなければ、一般ユーザよりもより、シビアな反応を招くことになってしまうことも。
今回はBtoBメルマガの気をつけるべきポイントについてご紹介します。

BtoBメルマガ「３つ」のポイント

みなさんはクライアントへのメールは、普段から仕事で送っているはずだと思うので、社会人としての最低限の作法はもちろん守られていると思います。
メルマガとはいっても企業に送るメールなので、基本的なルールはメール連絡と同じです。ではメルマガとしては、何に気をつけるべきでしょうか。

大事なことは以下の3つ。

かなりざっくりしているので、順を追って説明していきましょう。

１：送り方

送り方については、送る時間やタイミングについての注意点です。

個人のメールアドレスに送るBtoCメルマガと異なり、BtoBメルマガについては社用のアドレスにメールを送ります。なので、メールを閲覧するのは当然、日中働いている時間に限られます(外でも見られるようにはなってきましたが…)。

なので、送信のタイミングとしては基本的に平日になります。また、夜間や午前中にメールを送ってしまうと、夜の間にたまったメールや、朝の忙しさの中で見落とされてしまう可能性が高くなります。送るのであれば、午前中の仕事がひと段落した正午あたり。会社の昼休憩の時間帯を狙うとよいでしょう。そうすると、席に戻ってメールをチェックしたときに目に留まりやすくなります。

２：コンセプト

会社に飛び込みで営業が来ることがありますが、よっぽど心をつかむのがうまくなければ、少し迷惑に感じてしまいます。
企業は様々な会社から営業を掛けられることが日常的にあります。そんな営業活動が乱立する中で、ゴリゴリの営業メールが届いたら、企業の反応はどうなるでしょうか。当然、よくある営業だと思われて目を通してもらえない可能性があります。BtoBの場合は通常の業務メールと同じように、「◯◯会社　◯◯様」から書きはじめたほうがよいでしょう。

３：原稿

続いて原稿についての注意点ですが、まずは私信風にするとは言っても、役職名は入れないこと。

会社内での人事異動は往々にしてあることです。また、休眠ユーザへのメールの場合、名刺を取得したのが過去になるので、役職が変わっていることがあります。トラブルを招くので、役職名の記載はしないようにしましょう。

それから、差出人名は必ず入れるようにしましょう。
「from：◯◯会社」ではなく、「from：個人名」で送るのがおすすめです。

これは２のコンセプトにも関わっていることですが、会社名義のメールについては営業メールと判断されて、スルーされる可能性が非常に高くなります。ですが、個人名であれば、目を通してもらえる確率がアップしますので、取引先や新規の問い合わせの可能性が出てきます。配信システムで送信元の指定ができるはずですので、調整を忘れずに。

また、情報は盛り込みすぎないように気をつけましょう。長いメールはBtoCメールと同じく敬遠されがちです。まして、忙しく働いているタイミングで受け取るメールですので、よりわかりやすく簡潔にする必要があります。

---

いかがでしたでしょうか？会社用のメールに送るということは、仕事先でメールを受け取るということであり、意にそぐわないメールでは、よりシビアにブロックされてしまうことになります。

もし自分が業務時間中にメールを受け取るとしたら、どんなメールであれば読んでもよいと思うでしょうか？ポイントこそ違いますが、BtoCにしろBtoBにしろ、一番気をつけるべきポイントは同じ。ユーザの立場に配慮したメルマガの作成を心がけるようにしましょう。

• tweet
•