メール一斉送信ソフトが効果的な5つの理由を解説

多くの人に同じ内容のメールを一斉送信する方法は、通常のメーラーで送る場合と、メール一斉送信ソフトを活用して送る場合があります。どちらの方法でも問題なく一斉送信はできますが、メール一斉送信ソフトには効率的・効果的にメールを一斉送信できる機能が備わっています。そこで今回は、メール一斉送信ソフトが効果的な理由について、通常のメーラーとの違いを比較しながら、解説いたします。

メールを一斉送信する方法

メールを一斉送信する方法は、一般的なメーラーを活用する方法とメール一斉送信ソフトを活用する方法の2つあります。それぞれどのように配信するのか、活用する上での注意点について説明していきます。

メーラーを使った一斉送信

Gmailなど一般的なメーラーを活用して一斉送信を行う場合の送信方法と注意点をご紹介します。

送信する方法

メーラーを使って一斉送信をする場合は、メールを作成し宛先（Bcc）に配信先のアドレスを手入力で追加していきます。ソフトなどを導入する必要がないので、費用をかけずにできるというメリットがあります。その一方で、手作業で行うため宛先が多い場合はメール作成～配信に時間がかかってしまうことや、入力ミスを起こしやすいというデメリットがあります。

注意点

入力ミスが起こりやすい

宛先１つ１つを手入力で追加する必要があるため入力ミスやそれによる送信漏れなどのミスを起こしやすいので注意が必要です。宛先が何百件と数多く存在する場合は、手入力よりもメール配信ソフトなどを活用するのがおすすめです。

個人情報漏洩リスク

宛先をBccに追加しているつもりがccに追加してしまい、個人情報が漏洩してしまうというリスクがあります。「気を付ければ問題ない」と思われる方がいらっしゃると思いますが、こうしたミスによる個人情報漏洩問題が毎年発生していますので注意しましょう。

迷惑メール判定を受けやすい

通常のメーラーで配信する場合、１つのIPアドレスからメールが配信される仕組みになっていることが多いです。同じIPアドレスから大量の宛先にメールを配信すると迷惑メール（スパムメール）業者と間違われ、受信ブロックされてしまうことがあります。こうしたセキュリティ面を考えると大量の宛先にメールを配信する場合は、メーラーよりもメール配信ソフトを活用する方が良いといえます。

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メール一斉送信ソフトを使った一斉送信

続いて、メール一斉送信ソフトを使った場合の一斉送信方法と注意点をご紹介します。メール一斉送信ソフトは、多くの宛先に一斉送信を行うことに特化していますので、メール配信機能だけではなくリスト管理やセグメント作成など、効率的・効果的にメール配信を行える機能が備わっています。

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送信する方法

メール一斉送信ソフトを使う場合は、ソフト上でメールを作成し、事前にアップロードしておいた配信リストに対して配信するという方法になります。宛先を手入力する必要がないため、入力ミスや誤送信を防ぐことができます。また、メール作成～配信にかかる時間の削減にもつながります。

ソフトによっては、年齢や性別などで配信リストをセグメントする機能や相手の受信環境に合わせてHTMLメールとテキストメールを出し分けるマルチパート配信機能などが備わっているため、メーラーでの一斉送信よりも一段階上のメール配信が可能になります。

注意点

自社に合ったツールの選定

メール一斉送信ソフトには、無料と有料のものがあります。配信リスト数や機能、セキュリティ面などで違いがありますので、自社のメール配信に合ったソフトを選ぶようにしましょう。

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迷惑メール判定される可能性も

メーラーを活用した場合の注意点でもご紹介したように、同一IPアドレスからの大量配信は迷惑メール判定を受けやすいです。そのため、メール一斉送信ソフトには複数IPアドレスで配信を分散させているものもありますし、そのほかにも迷惑メール判定されないための対策を行っているシステムも多くあります。しかし、そうした仕組みを採用していないソフトもあります。メール一斉送信ソフトだからといってすべてが万全の対策をしているとは言えませんので、ソフトを選ぶ際は注意が必要です。

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メール一斉送信ソフトが効果的な理由

前述の通り、メール一斉送信ソフトはメールの一斉送信に特化したソフトですので、メール配信において便利な機能が備わっているなどメリットがいくつかあります。ここでは、メール一斉送信ソフトが効果的な理由をご紹介していきます。

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高い安全性

メール一斉送信ソフトには、様々なセキュリティ対策が実装されています。SPFやDKIMなどのなりすましメール対策やメールの暗号化対応など、配信したメールを迷惑メール（スパムメール）業者に悪用されないための対策がされています。また、メールアドレスも個人情報の1つといえます。顧客情報の流出を防ぐための監視体制や、万が一データが消失した場合におけるバックアップ体制も整っています。

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高い到達率

メーラーで一斉送信をする場合の注意点でもお話している通り、単一IPアドレスから大量配信すると迷惑メール（スパムメール）業者判定されやすいため、受信ブロックされる可能性が高くなります。また、プロバイダーによる送信数の制限を受けやすいという点もあります。そのため、メール一斉送信ソフトでは複数のIPアドレスでの分散配信を行い、受信ブロックされないための対策を行っています。こうした対策によって、メール一斉送信ソフトは高い到達率を維持しているのです。

指定した時間での自動配信

メール一斉送信ソフトでは、指定した日時に自動でメールを配信することが可能です。そのため、他の業務などで手が離せない場合でも事前に自動配信のセットをしておけば問題なくメールを配信することができます。また、メルマガには開封されやすい時間があります。BtoBであれば平日の日中、BtoCであれば平日の余暇時間（夜）や休日が開封されやすい時間帯といわれています。自動配信の機能を活用すれば、オフィスにいなくともメール配信が行えるため、非常に便利な機能です。

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業務効率化

メール一斉送信ソフトを活用すれば、メール配信業務を効率化することができます。ツール上でメルマガ登録や配信停止といったユーザー情報の整理を自動行えるため、エクセルなど別で管理する必要がありません。

また予約配信機能もありますので、繫忙期には事前にメール作成をして配信したい日時に設定しておくというのも可能です。
これらの機能により、業務負荷を軽減することが可能になります。

メールマーケティング

メール一斉送信ソフトを活用することで効果的・効率的なメールマーケティングを実施できます。メール一斉送信ソフトでは、配信したメールがどれだけの人に開封されたか、また本文中のURLがどれくらいクリックされたかといったメールへの反応を可視化できるため、メールの効果測定がカンタンにでき、改善につなげることができます。

また、ソフトによっては「だれが」開封/クリックしたかまで特定できるため、ユーザーのニーズに合った情報を提供するなど、効果的な顧客フォローも可能になります。

他にも、ユーザーが資料請求や商品を購入した日を起点とし、あらかじめ作成した複数のメールを順番通りに配信する「ステップメール」や、読者の年齢や性別などの属性ごとにセグメントし、各属性にマッチした内容のメールを送る「セグメント配信」などがカンタンにできる機能など、メール一斉送信ソフトにはメールマーケティングを実践できる機能が備わっています。

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メール一斉送信ソフトの種類

メール一斉送信ソフトといってもその利用形態には大きく分けて、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つあります。簡単に違いを言うと、自社のPCなどにソフトをインストールして利用するか、オンライン上にあるサーバーの環境を利用するか、という違いになります。オンプレミス型とクラウド型の違いを詳しくみていきましょう。

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オンプレミス型

オンプレミス型は、自社のサーバーやPCに直接ソフトをインストールして利用するものになります。したがって、自社サーバーやPC環境を整えるための初期費用や準備を要します。そのため、デメリットとしてはコストがかかること、また障害が発生した場合は自社で対応する必要があるので、専門的な知識を有した人材が必要といったことがあげられます。

その一方、自社で環境設定を行うため自由にカスタマイズできることや、メール配信に関わるデータはすべて自社システムで管理するためセキュリティ面は安全といったメリットがあります。

クラウド型

クラウド型は、オンライン上にあるサーバー環境を利用するものです。オンプレミス型と比較すると、事業者のサーバー環境を活用できるため、環境整備のコストや準備期間は必要ありません。そのため、初期費用を抑えてすぐに導入できるというメリットがあります。また、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるという点や、ソフトの障害発生時は事業者が対応するため、専門的な知識がなくとも運用ができるというのもクラウド型の利点といえます。 ただし、外部サーバーを利用するため急なサービス変更などが発生するということや、外部サーバーにデータを保存するためセキュリティ面で不安が残るという点がデメリットとしてあげられます。

いかがでしたでしょうか？

一般的なメーラーでも一斉送信は可能ですが、入力ミスが起こりやすかったり、情報漏洩のリスクがあります。メール一斉送信ソフトを活用すれば、効率的なメールの配信ができるだけではなく、どれだけの人がメールを開封/クリックしたかなど効果測定も行えます。施策としてメール配信を行う場合は、メール一斉送信ソフトを利用するのがおすすめです。

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山盛有希子

自動車部品メーカーで広報として3年間従事し、2020年6月にラクス入社。現在は、オンラインマーケティングチームに所属し、メルマガ運用やメルラボの企画・コンテンツ作成を担当。社内外向けにセミナーや勉強会を行い、メールマーケティングのナレッジを提供している。

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