これまでの成果を次につなげよう!メルマガの引き継ぎ資料で注意すること!

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出会いがあれば、別れもある…

学生時代の出会いと別れの季節と言えば、卒業式と相場が決まっていたものです。しかし、社会人になると、もう一つの出会いと別れがあります。それが人事異動。もちろんメルマガ担当者にだって、今回はなくてもそういうタイミングはいつか来るはず。そこで今回は、来る出会いと別れに備えて、いかに自分のやってきたものを引き継いでいくか、そのポイントについてご紹介したいと思います。

メルマガの引き継ぎ

現在、メルマガのご担当をされているみなさん、ここでちょっと我が身を振り返ってみましょう。誰かから引き継いだという方は、引き継ぐ際、すんなりと業務に入ることはできましたか?なかには引き継ぎ資料と呼べるようなものがなく、苦労したという方も多いのではないでしょうか?引き継ぎ資料がないと、次の人に迷惑がかかるだけでなく、これまでみなさんがやってきた功績もゼロに戻ってしまうことになりかねません。今のうちに心の準備くらいはしておこうではありませんか。

では、まずは引き継ぎの目的ですが、これは次の担当者に業務をスムーズに引き継ぐためです。中でも引き継ぎたては配信ミスなどが起こりがちですので、十分に気をつける必要があります。それでは、引き継ぎに必要な資料にはなにがあるでしょうか?

①運用フロー

②データベース資料

③配信結果レポート

それではひとつずつ説明していきたいと思います。

①運用フロー

運用フローとは言葉のとおり、メルマガ制作の運用の仕方をレクチャーするためのもの。制作から配信まで、どのようなタイミングでどのようなステップを踏んでいくべきなのかを時系列に並べて紹介していきます。

なかでも大切なのが、作業担当者を明記すること。誰が制作を担当して、誰が承認を行うのか、その体制をしっかり残しましょう。これを忘れてしまうと、最終チェックを省いてしまったり、責任の所在が不明確になり、誤配信を招きかねません。

②データベース資料

メルマガの配信リストや顧客情報などを保管しているデータベース。この資料は送信先の誤りなどを防ぐことに役立ちます。特に、配信者ごとに内容を分けるなどの対応をしている場合は必須の資料になります。

また、休眠ユーザの把握や、それらのユーザに対してリターゲティングメールなど、対応を行ったかを把握するためにも役立ちます。

③配信結果レポート

ある意味では1番これが重要かもしれません。これまでみなさんがメルマガ担当者として、どのような施策をうち、どのような効果があり、どのように内容を変更してきたのかをしっかりと次の担当者に引き継ぎましょう。
この資料がないと、最悪の場合、みなさんがメルマガを引き継いだ初期状態まで先祖返ってしまうこともありえます。これまでのみなさんの働きをなかったことにしないためにもキッチリと準備しましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか?会社員である以上、人事異動はいつかはやってくるもの。そのときにしっかりと自分のやってきたことを形にするためにも、引き継ぎ資料は準備しておきましょう。なにより、右も左もわからずに担当者になってしまった、次の担当者を救うためにも、先輩としてメルマガとはなんたるかを教えてあげるようにしましょう。

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米澤 信弘

株式会社ライトアップでメールマーケティング施策やコンテンツ制作のプロデュースを担当しています。愛読書は北方健三先生の大水滸シリーズです。
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