メール配信ソフトとは？独自でメルマガを行うときに注意すべき４つのポイント

メルマガ配信したい！配信手段はどうする？

皆さんは、メールマガジンを配信する際、どのような配信方法が思い浮かびますか？ 手法としては大きく2つ考えられます。1つはクラウド型メール配信システムを利用する方法。 もう1つは独自にメール配信ソフトをダウンロードする方法です。 今回は、後者のメール配信ソフトを利用して配信する場合の注意点をご紹介します。

そもそもメール配信ソフトってなに？

メール配信ソフトとは、メールマガジンを配信するための機能を有したソフトウェアのことで、ソフトウェアを直接PCにダウンロードして、配信を行います。主なメール配信ソフトとしては、「acmailer」や「Mail Distributer」などがあります。

メール配信ソフトは無料で利用できることが多く、小規模なメルマガであれば、自社だけで配信の準備を進められるメリットがあります。ただ、顧客管理や配信されなかったメールの処理など、全て自前で対応する必要があり、規模が大きくなってくるにしたがって、運用のコストが大きくなってきます。

メール配信ソフトで想定される4つのリスク

前述したように、メール配信ソフトを利用する場合、メルマガ作成から配信、顧客管理まで全て自前で行う必要があります。メール配信ソフトを利用する場合、以下の4点のリスクを想定しておきましょう。

①　PCのスペック＝配信スペック

メール配信ソフトは、PCに直接ダウンロードするため、PCのスペックがそのまま配信可能数や配信スピードに直結してきます。スペックの低いPCの場合、どうしても配信できる数は少なくなりますし、配信スピードも遅くなってしまいます。 メルマガの配信ボリュームと、自前のPCのスペックをよく比較検討することが、失敗しないための重要ポイントです。 また、配信をしている間はそのPCで別の作業を行うことは難しいです。もしできた場合でも、PC全体の動きが遅くなってしまい、最悪の場合、配信ストップ…という事態にもなりかねません。 必ず専用PCを用意するようにしましょう！

②　PCのストップが配信のストップに直結

停電やPCのクラッシュなど、なんらかの不慮の事態が起きた場合、その時点でメール配信がストップしてしまいます。もしメール配信の途中でストップした場合、どこまでのユーザーに配信していたのか記録が残っていなければ、同じ人に対して2通同じ内容のメルマガを配信してしまうなどのトラブルが発生することになります。

③　プロバイダからの受信拒否のリスク

短時間で大量のメールマガジンを配信すると、プロバイダ側で配信元のIPアドレスからの受信を拒否する場合が考えられます。PCにソフトをダウンロードしている場合、複数のIPアドレスから並列に処理することができません。IPアドレスはそもそも割り振られるものなので、当初から複数IPを取っておかなければ対応は難しい問題です。

④　セキュリティ

なによりも気をつけなければならないのが、セキュリティ。自前でやる以上、顧客情報などの個人情報はそのPCに保持しておく必要があります。万が一、マルウェアや不正アクセスなどがメール配信用のPCに入った場合、情報漏えいの危険性が高まります。セキュリティソフトを入れるなど、PCに対してできるだけの対策を行うようにしましょう。

自社で配信するとなった場合、意外にも気をつけるべきことはたくさんあります。これらはあくまでその一部です。もちろん対策を行うことは可能ではありますが、全て対応するとなると、思っている以上にコストが掛かってくるのです。

関連記事：配配メールのアクセス管理・セキュリティ体制

モチはモチ屋？クラウドサービスも気軽に始める一手！

メール配信ソフトは自分たちだけで気軽に始められるものの、実際に運用するとなると気をつけることが多く、思っている以上に大変です。ではどうするか？自分たちで運用するコストをあらかじめクラウドサービスの利用に当ててしまうのも解決策の1つだと私は思います。

クラウドサービスとは、インターネット上で管理画面などを用いて、遠隔で配信システムを利用するサービスです。前回ご紹介したメール配信代行を行う会社などが提供しています。

クラウドサービスは上記の注意点に対して、どのように対策をしているか、ご紹介いたします。

①　PCのスペック≠配信スペック

ASPサービスの場合、そもそもPCにソフトウェアをインストールする必要がないので、PCのスペックを気にする必要はありません。専用PCを作らなくても、担当者のPCで配信準備が手軽に行えます。

②　PCがストップしても配信はストップしない

クラウドサービスの場合、システム自体は遠隔地にあるため、自社のPCが予期せぬトラブルでストップしてしまっても、配信を続けることができます。

③　プロバイダからの受信拒否に対策がされている

同一IPからの大量のメール配信は、スパム判定や、プロバイダから拒否の対象になってしまうことは先ほども述べました。そのため、大量のメールを取り扱うメール配信サービスでは、対策として複数IPからの並列処理をするなど、しっかりと対策をとっています。

④　セキュリティ

前回の記事でも紹介しましたが、セキュリティはメール配信システムを選ぶ際に最も重視されるポイント。そのため、各社が最も力を入れているところでもあります。メール配信に特化しているので、監視体制なども充実しているところが多いです。

もちろん外に出したからといって、システムダウンや情報漏えいの可能性が確実にゼロになるわけではありません。とはいえ、メール配信を生業とする以上、配信の手段やトラブルの対応においても代行会社には一日の長があります。

全てを自分たちでやるということも、もちろん素晴らしいことだとは思います。ただ、そのためにトラブルが起きてしまったり、肝心のメール内容がおろそかになってしまったりしては元も子もありません。

メール配信において、まず考えるべきはユーザーです。ユーザーに安心して、確実にメールマガジンを受け取ってもらうにはどうすればよいか、それを考えた上で配信方法を検討してみてください。

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米澤 信弘

株式会社ライトアップでメールマーケティング施策やコンテンツ制作のプロデュースを担当しています。愛読書は北方健三先生の大水滸シリーズです。

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