メールのトンマナを決める【連載第3回】

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そもそも「トンマナ」ってナニ?

【連載第1回】で、「誰に出すのか?」によってメールの「切り口」や「書き方」が違ってくる・・・という話をしました。 「書き方」のことを、「トンマナ」(トーン&マナー)と言ったりします。 「トンマナ」(トーン&マナー)は、広告やデザインの世界でよく使われる言葉で、「デザインに一貫性を持たせることを目的とした表現のルール」を指します。 具体的に説明しましょう。 以下の2つの文字列を見比べてみてください。   上(ゴシック体)は、なんとなく「ビジネス文書のような感じ」・「力強い感じ」がしますよね。下(明朝体)は、なんとなく「女性からの手紙のような感じ」・「上品な感じ」がしますね。 この「○○な感じ」を、「ひとつのクリエイティブの中で統一するためのルール」のことを「トンマナ」(トーン&マナー)と呼ぶのです。 では、文章における「トンマナ」(トーン&マナー)とは、何でしょうか?  

文章の「トンマナ」ってナニ?

こちらも具体的に説明しましょう。 以下の4つの文字列を見比べてみてください。 1:協力していただけると嬉しいです~(^-^) 2:ご協力お願いします! 3:ご協力をお願いいたします。 4:お力添えをお願いいたします。 それぞれに、「○○な感じ」が異なっているのがわかると思います。 1は、親しげな感じ 相手との距離感はかなり近い感じ 2は、力強い感じ 相手との距離感は、1ほどは近くないけれど、わりと近い感じ 3は、丁寧な感じ 相手との距離感は遠い感じ 4は、非常に丁寧な感じ 相手との距離感は遠い感じ(相手がかなり目上のような感じ) ・・・ではないでしょうか。 このように文面から受け取る「○○な感じ」を、「ひとつの文書の中で統一するためのルール」のことを、「文章のトンマナ」(トーン&マナー)と呼ぶのです。 メールの基本的な「トンマナ」(トーン&マナー)として、どのようなことを決めておけばいいかについては、「準備編 第8回」でご紹介していますので、そちらを参考にしてください。 本記事では、「誰に出すのか?」によって、「トンマナ」(トーン&マナー)がどう変わるのか?をご説明します。  

メールの「トンマナ」の決め方:お付き合いの程度で決める

仮に、次のメールでは、「働き方改革に関するソリューション」を紹介することに決まったとします。 メール配信の対象者を、以下のように決めたとします。(前々回記事参照)
(1)どんなリストに配信するのか?:例 以前、展示会にご来場くださった方 (2)どんなニーズやウォンツを持った方なのか?:例 「働き方改革」に対して課題を感じている方 (3)どんなポジションの方なのか?:例 経営者または経営企画室所属の方 (4)貴社とどの程度のお付き合いがある方なのか?:例 まだ、担当営業がついていない方
この(1)~(4)の中で、「トンマナ」(トーン&マナー)に特に影響が大きい情報はどれだと思いますか? 答えは、(4)です。 では、「お付き合いの程度」によって、トンマナ(トーン&マナー)がどう変わるのか、具体的に見てみましょう。 たとえば、「AAAソリューションズ の 山田さん」は、「BBB商事 の 佐藤さん」の担当営業だったとします。 山田さんは、月に1回程度佐藤さんを訪問し、事例のご紹介をしたり、新しいサービスのご案内をしたりしています。 あるとき、AAAソリューションズから佐藤さんに、セミナーのご案内メールが届きました。 【A】
FROM:  AAAソリューションズ セミナー担当 件名: 【セミナー情報】佐藤さま 今企業がとるべきセキュリティ対策とは? 本文: BBB商事 佐藤さま いつもお世話になっております。AAソリューションズです。 企業や組織の情報資産を取り巻く脅威がますます高度化・複雑化している昨今、総合的な対策が必要になっております。 そこで、私どもでは・・・
【B】
FROM: 山田@AAAソリューションズ 件名: 山田です!佐藤さまのお役に立ちそうなセミナーのご紹介です 本文: BBB商事 佐藤さま AAAソリューションズ 山田です。いつもお世話になっております。 本日は、ぜひ佐藤さまに来ていただきたいセミナーがありましたので、ご連絡を差し上げました。 きっと御社の課題解決に役立つと思います! ・・・いかがでしょうか?
【B】の方が、圧倒的に「メールを読んでみよう」「セミナーに行ってみよう」という気になるのではないでしょうか? でももし、佐藤さんが山田さんを知らなかったら、こんなメールが来たら、「誰!?」とびっくりしますよね? あるいは、山田さんが「名刺交換しただけ」くらいの関係だったとしても、なれなれしすぎて、びっくりするのではないかと思います。 つまり、佐藤さんと山田さんのお付き合いの程度によって、文章の書き方が大きく変わってくるということですね。 見ていただいたとおり、【B】は、文章が多少くだけていることからも、山田さんから佐藤さんに直接送ったメールのように見えます。 一斉送信のメールであっても、担当営業がついている場合には、このようなメールを送ると、とても効果的です。  

まとめ

BtoBメールの「書き方」(トーン&マナー)は、相手とのお付き合いの程度によって変わる。 ということは、メール配信のときに、少なくとも「既に担当営業がついている方」と「まだついていない方」は分けて配信した方がいい、ということですね。 次回は、「件名」に関するお話しです。「件名」も、基本的な書き方にプラスして、「誰に出すのか?」などの要因によって、都度書き方が変わるんですよ。お楽しみに!
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江島 民子

コンテンツマーケティングの専門会社 株式会社グリーゼ代表取締役。最近は、コンテンツの設計だけではなく、コミュニケーションの設計からお手伝いする案件が増えています。
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