忙しいときこそしっかりチェック!誤配信を引き起こすうっかりミスを撲滅しよう!

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令和元年も終盤戦!

気がつくともう11月。途中に年号の変更も生じるなど、なにかと激動の年となった2019年も、もうすぐ終わりを迎えます。令和初の年末年始はできれば心穏やかに過ごしたいものです。しかし、年末が近づくと忙しさも増すのが日本の企業戦士の宿命…。そして、忙しくなれば、ミスも増えてきてしまうものです。そこで今回は、年末年始に心がざわつかないように、うっかりミスを撲滅するためのポイントについてまとめてみました。
みなさんの安らかな年末年始を守るためにも、ぜひご覧ください。

よくあるメルマガ配信ミス

メールマガジンの配信を行う上で、避けて通れないものに配信ミスがあります。どれだけしっかりとした制作フローを作り上げていても、ちょっとした注意力の低下でミスは起こってしまうものです。また、ひと口に配信ミスと言ってもその理由や影響度は様々。配信ミスの種類を確認するとともに、その対策についてひとつひとつ確認していきましょう。

私の経験上、よくある配信ミスは大きく分けて以下のように分類できると思います。

①内容のミス

②宛先のミス

③時間のミス

それでは、ひとつずつ原因と対策を見ていきましょう。

①内容のミス

内容のミスについては、そのとおり、メールの原稿や画像、リンクといったコンテンツの誤りのことを指します。たとえば、原稿の変換ミスもそうですし、画像が表示されない、といったものも内容のミスに含まれます。なかでもリンク切れや、プレゼントのファクトが間違っているといったミスは、配信企業の不利益に直結するため、注意が必要です。

内容のミスの原因は「チェック体制の不備」が考えられます。ミスを避けるためにも以下のチェックは欠かさないようにしましょう。

・企画の担当者がいる場合は必ず内容を確認してもらう
(コンテンツごとの担当者を定めるべし)

・担当者だけでなく、メルマガに関わっていない人にも確認してもらう
(第三者チェックを行うべし)

・リンクは全て実際に遷移できるかどうかを確認する
(目視チェックは欠かさぬべし)

②宛先のミス

宛先のミスに関しては、メルマガの送り先を間違えてしまうこと。特に近年ではセグメント配信を行うことが増えてきましたので、このようなミスが増えているようです。送るべき人とは違う人に、別の内容を送ってしまうことになります。年代などに差が少ない場合はよいのですが、性別の違いや、年齢制限のある内容を送り間違えると大きなクレームにつながります。

原因としては「設定時のチェック体制の不備」が考えられます。こちらも①と重複しますが、以下の内容は欠かさず行うようにしましょう。

・テスト配信と本配信はできればリストごと切り分ける
(テストと本番の切り分け)

・承認前に第三者の確認を挟む(設定者と確認者の切り分け)

③時間のミス

これは、配信時間を間違えてしまうこと。例えば、午後1時と午前1時などのように、時間の表記が24時間か12時間かによって大きく意味が異なってくることにより起こりうるミスです。近年ではスマホでメルマガを受け取る人が多く、ユーザの生活にダイレクトに影響してしまうことが多くなっているので、注意が必要です。
時間表記は基本的には24時間表記とし、普段のメールのやり取りでも意識して24時間表記で会話するなど、共通言語化することを目指しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

どれだけ注意していても、自分一人の力だけではミスはどうしても起きてしまうものです。自分一人で抱え込まず、周りを巻き込み、万全の体制を作るように心がけましょう。 周囲に迷惑と思うかもしれませんが、配信ミスをしてしまうことのほうがよっぽど重要です。遠慮せずに周りを引き込んでください!

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米澤 信弘

株式会社ライトアップでメールマーケティング施策やコンテンツ制作のプロデュースを担当しています。愛読書は北方健三先生の大水滸シリーズです。
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