展示会はフォローが大事！効果的なお礼メールのポイントとは？【例文あり】

BtoB企業にとって「展示会」は、一度に大量の見込み客を獲得できる貴重な機会です。しかし、ブース来場者の大半はサービスの検討度合いが低かったり、情報収集目的での来場のため、受注に繋げるためにはその後のお礼メールとフォローで関係性を築いていくことが重要です。

そこで今回は、展示会で自社ブースへ来場してくださった方へのお礼メールの書き方と、その後のフォロー方法についてご紹介していきます！

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展示会後のお礼メールのポイント

まずは、お礼メールのコツについてご紹介します。ポイントは、4つです。

1つ目は配信タイミングですが、可能であれば、展示会当日中か翌日の配信をおすすめします。来場者は複数のブースをまわり様々な企業の話を聞くので、数日後には各社の印象が薄れている可能性が高いです。忘れられてしまう前にお礼メールを送りましょう。

2つ目は、一斉配信の場合でも、差出人名を対応者名（名刺交換をした担当など）にすることです。

※配配メールの「複数From指定機能」を使うと、1度の一斉配信で、差出人名をお客様ごとの対応者に変えることができます。

3つ目は、お礼だけでなくアポ打診と候補日を含めることです。お礼内容だけでは、サービスに興味を持っていただいているお客様にアクションを取ってもらいにくく、返信やアポ獲得に至らないためです。

４つ目は、メール配信結果が良ければ、未開封者に再配信することです。返信数が多かったり、アポが取れている場合、未開封者向けに再配信することで、成果アップに繋げることができます。

実際に弊社で配信しているお礼メールの内容はこちらになります。上記ポイントを抑えて、ぜひ参考にしていただければと思います。

関連記事：セミナーやイベント開催している企業様必見！開催後のメール配信でアポ獲得できた事例を紹介

お礼メールを送りっぱなしでは意味がない

展示会で名刺交換した顧客に対する最初のアプローチのほとんどが、来場後のお礼メールだと思いますが、皆さんは来場のお礼メールを送りっぱなしになっていませんか？

展示会の最終目標は、成約と売上を増やすこと。そのために、その後もフォローメールを送る必要があります。

見込み客（ここではリードと呼びます）にも様々な種類があります。ここではリードの段階によって、コールドリードとホットリードという用語を使用し、説明します。コールドリードは「サービスの検討度合いが低く、今すぐの受注にはつながりにくいリード」。ホットリードは「検討度合いが高く、今すぐの受注につながりそうなリード」とします。

展示会で獲得したリストの大部分はコールドリード

そもそも、展示会で獲得したリードは、サービスへの興味が非常に薄いことを認識しておきましょう。私たちは、用意したノベルティと引き換えに、名刺をいただいているだけなのです。

そのため、展示会で獲得したリストを、そのまま営業担当者に渡すことはおすすめできません。なぜなら、きちんと時間をとって話ができた見込み客はほんの一握り。ほとんどは、会社名、氏名、メールアドレスなどの基本情報しかありません。営業活動に必要な「予算」「導入時期」などの情報が足りないのです。そのため、日々の営業活動で忙しい営業担当にとって、展示会で集めた見込み客への対応の優先度はどうしても下がってしまいます。

つまり、営業担当が実際に電話や訪問をすべき“熱い”見込み客なのかどうかを判別し、営業活動に必要な情報を集める必要があります。

ホットリードを見つける、育てる！

まず、コールドリードに対して送るフォローメールに適切なコンテンツを考えましょう。

見込み客の心理を考えると、サービスサイトや導入事例ページに誘導するのは時期尚早な気がしますね。なにしろ、この段階の見込み客は、サービスに興味がないどころか、サービス名を知らない可能性すらあります。

例えば、調査データや読み物の提供、無料のお役立ちセミナーの案内などはどうでしょう。あくまでも、サービスの訴求ではなく、コールドリードが求めていそうなコンテンツであることがポイントです。

フォローメールに載せるコンテンツの例

・調査データ

サービスに関連した業界や分野の調査データを紹介することで、まずは興味を持ってもらいます。

・無料セミナーの案内

有益な情報が得られるセミナーであれば、ぜひ聞いてみたいという方は多いものですし、リードとの関係性が構築できる有効な手段となります。

また、これらのコンテンツは、ウェブページからのダウンロードコンテンツにされていることが理想です。そうすることで、ダウンロードの際に見込み客の情報を入力してもらうフォームを設置することができます。ここの目的は、展示会では取得できなかった、見込み客の詳細な情報を取得すること、コールドリードの中からホットリードを見つけることの2つ。そのため、入力してもらう項目は「予算」や「導入時期」など、営業担当にとって、見込み客の優先度を判断できるものにしましょう。

ホットリードを見つけるための項目の例

・ニーズ、課題の有無

現時点で課題感を持っているかいないかを確認し、営業担当がアプローチすべきか、リードの育成プロセスにのせるべきか判断します。

・導入予定時期

ニーズや課題感を持っていることが前提になりますが、導入を急いでいる場合、営業担当から見たフォローの優先度はグッと上がります。

メール反応者への追客でホットリードへ引き上げよう

フォローメール配信後に、「こんな課題があります！」と能動的に返信をいただけるケースは稀です。そこで、返信に至るまで検討意欲は高まっていないが、配信内容に興味を示しているコールドリードにアプローチをして、検討意欲を高めホットリードへ引き上げることができれば、よりホットリードの数を増やすことができます。ではどのようにして、配信内容に興味を示しているコールドリードを抽出するのでしょうか。

フォローメールを送る手段はいくつかありますが、メール配信ツールを使うと、一斉にたくさんのリードに配信ができるため手間が省けます。また、メール配信ツールを使うことで、配信結果で開封やクリックなどの顧客別の反応を把握することができます。開封やクリックといった反応があるリードは反応がないリードと比較して、配信内容に興味を示していると言えます。そこで、こうした反応のあるリードを抽出し、電話で追客をしたり、反応を起点にしてより詳細なご案内をメールで送ることで、検討意欲を高めることに繋がります。フォローメールも送りっぱなしにせず、電話を組み合わせてアプローチすることで効果を上げることができるでしょう。

関連記事：「いつ」「誰が」といったメールのクリック情報を取得できる「配配メール」

まとめ

展示会で獲得したリードへのフォローの重要性とその方法についてご紹介しました。展示会で獲得したリードは大半が今すぐには受注に至らないため、展示会来場のお礼メールのみならず、その後のフォローメールで興味付けをすることが重要です。また、フォローメールの反応者には電話で追客をすることで検討意欲を高めることができます。

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野田　実華子

新卒で製造業特化型の求人広告の営業に従事、新規領域の顧客開拓チームで18ヶ月連続で個人営業目標達成。 ​2019年2月にラクスに入社し、累計300社以上の多様な業種・規模の企業へ電話・Web商談のみでメールマーケティング運用の提案を行う。 2020年10月よりインサイドセールスで受注率を上げるコンテンツ企画をスタートする。

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