セミナーやイベント開催している企業様必見!開催後のメール配信でアポ獲得できた事例を紹介

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皆さんは、自社で開催したセミナーの申込者や、オンライン展示会などのイベントで接点を持ったお客様に向けて、開催直後に何かアプローチをされていますでしょうか。

本来は、お客様一人ひとりに電話をして申込のお礼をしたいところですが、セミナーやイベントで接点を持ったお客様は数も多いことから、なかなか開催直後にアプローチしきれないというお声も伺います。

そこで今回は、弊社で実施しているセミナーやイベント後のメールの事例についてご紹介いたします。

セミナーやイベント開催後にメール配信するメリット

まず初めに、セミナーやイベント開催直後に弊社がなぜ電話ではなくメールを活用しているのかについてご紹介します。

追客の優先順位の可視化ができる

セミナーやイベントで接点を持ったお客様は、数も多く、自社サービスへの興味度合いや検討度合いがバラバラなことから、どのお客様から優先的にアプローチをすればよいのかわかりにくく非効率になりやすいという特徴があります。

優先順位をつける方法として、セミナーをすでに開催されている企業様であれば、セミナーの感想や自社サービスに対する要望といったアンケートでアプローチの優先順位をつけることも可能です。

しかし、全員のお客様がアンケートに回答してくださることは稀で、大多数のお客様は検討意欲が把握しにくいです。

そこで、開催直後にメール配信を実施することで、開封やクリックといったお客様の反応を取得することができるため、その後の電話追客の優先順位をつけることができます。 また、検討意欲の高いお客様は、メールにご返信いただくこともありますので、最優先してアプローチすべきお客様が受動的に把握でき、効率的に「検討意欲の高いお客様」へのアプローチが可能になります。

即時アプローチができる

「セミナーやイベントで接点を持ったお客様は、自社サービスへの興味度合いや検討度合いはバラバラ」と前述しました。しかし、どのお客様も最も興味を持っていただいているタイミングは同じです。それは、セミナーやイベントの内容の記憶が新しい、開催直後です。

そのため、アプローチの理想としては、開催直後に最も商談獲得しやすい手法でお客様に接触する、ということになりますので、お客様一人ずつに電話をしてヒアリングをして・・ということが想起されます。とはいえ、なかなか稼働確保できず即時性に欠けてしまうケースもあるのではないでしょうか。

メール配信の場合、お客様全員に同じ内容をお届けするという点で、お客様個人に合わせた臨機応変な対応は電話よりも劣ります。しかし、セミナーやイベントの開催に合わせて予め本文を作成し、配信予約ができるため、意図したタイミングでお客様全員にアプローチすることが可能です。

競合と差別化ができる

展示会など、複数の企業が参加するイベントの場合、開催直後の連絡があるかないかという点で差別化を図ることも可能です。弊社でも、在宅勤務が広がる以前より展示会に出展し名刺獲得をして、展示会開催直後にメール配信を続けておりますが、「連絡がはやいですね!」とお客様からお褒めいただくこともあります。

お客様は複数企業のサービスを情報収集されていることがほとんどですので、直後のアプローチで自社の印象付けをすることで、その後の電話追客の効果を高められます

関連記事:イベントで出会ったお客さまには、すぐ連絡しよう

配配メールの事例

弊社では、従来からセミナーやイベント開催後にメール配信を実施していたものの、配信タイミングや内容などの運用が固定化されていない時期もありました。追客メンバーも少なく、2名のみで100件のリストを当たる、といったこともあり、追客漏れや開催後数日を経過してからのアプローチになってしまうこともしばしばありました。

開催直後にメールを送るという運用を固定化してからは、効率的なアプローチが可能になりました。セミナー中のアンケート回答者以外のお客様から返信をいただき即商談日程の調整に至ることもあります。

今では、セミナー内容にもよりますが、1開催あたりメールへの返信は3件、アポは平均2件とれています。好評なセミナーの場合、159件の申込からメールだけで10件のアポを獲得できています。

これだけ!セミナーやイベント開催後のメール内容

最後のパートでは、弊社で実際に配信しているメールの内容をご紹介します。

配信タイミング

セミナーやイベント開催後から3-4時間以内(イベントが夕方開催の場合は翌日の午前中)

配信対象

セミナーやイベントの申込者、オフラインの展示会の場合は名刺交換者

セミナーやイベントは、参加者ではなく申込者まで範囲を広げています。参加者には、別途参加のお礼メールを配信しています。

配信内容

実際の配信内容はこちらです。

配配メールで配信しているイベント後のお礼・アポ打診メール

ポイント①氏名や企業名の差し込みでOne to Oneメールに

お客様の企業名と氏名を差し込むことによって、One to Oneつまり一対一のメールのように見せることがでるため、自分に関係があるメールだと捉えていただきやすくなります。アポ打診の候補日の部分にも氏名を差し込んでいます。

関連記事:営業メールの効果を上げるOne to Oneメールとは?具体的な作成テクニックもご紹介します!
関連記事:成功するメールマーケターが実践するパーソナライズメール3つのポイント

ポイント②差出人名はセミナーなら講師名、イベントなら対応者名に

差出人名は、セミナーの場合、実際に登壇した講師名を使用しています。セミナーで登壇者の講演を聞いていただいており、お客様の記憶に最も残っているためです。 展示会などイベントの場合、名刺交換をした差出人名に設定します。対応者が複数名いる場合、複数From機能を使って、1度の一斉配信で、差出人名をお客様ごとの対応者に変えることができます。

ポイント③お礼だけではなくアポ打診+候補日も含める

メール本文には、セミナー申込や名刺交換のお礼だけではなく、アポ打診と候補日も含めます。お礼内容だけでは、サービスに興味を持っていただいているお客様にアクションを取ってもらいにくく、返信やアポ獲得に至らないためです。

ポイント④メール配信結果がよければ未開封者に再配信する

セミナーやイベントの内容や配信対象者数にもよりますが、開封率は50%程度です。返信数が多い、アポが取れている場合、未開封者向けに再配信することで成果アップに繋げることができます。

ポイント⑤テンプレート化して使い回し

メールのコンテンツを作り込む手間を懸念される方も多いかと思います。実はご紹介したメールはテンプレート化し、セミナーやイベントの内容部分を変えて使っているため、作成時間は10分程度です。アポ打診の内容が入っていますので、あえてページURLも設けず、内容が伝わりやすいシンプルな印象にしています。

関連記事:メールマーケティングで設定すべき目的と有効な「動かすメルマガ」のご紹介

まとめ

セミナーやイベントで活用できるメール配信の事例をご紹介しました。本来は電話ですぐにアプローチができるとよいのですが、即時性や簡易性、効率を鑑みると電話追客の前にメール配信を実施するメリットは大きいです。

メール内容をテンプレート化することで毎回の運用工数もそこまでかかりません。即時のアプローチに課題のある方や、メールを手動で送っている方にもぜひお試しいただければと思います。

配配メール「信頼と実績のメール配信サービス」
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野田 実華子

新卒で製造業特化型の求人広告の営業に従事、新規領域の顧客開拓チームで18ヶ月連続で個人営業目標達成。 ​2019年2月にラクスに入社し、累計300社以上の多様な業種・規模の企業へ電話・Web商談のみでメールマーケティング運用の提案を行う。 2020年10月よりインサイドセールスで受注率を上げるコンテンツ企画をスタートする。
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