知っていれば誰でもできる！業務が楽になるメール作成・配信のコツ

弊社では、日々メール配信に関するお問い合わせを頂戴し、ノウハウをご紹介しております。そのような中でお客様から、「こんなに簡単な方法があるならもっと早く知りたかった」「今まで時間をかけていたのは何だったんだ…」というご感想をいただくことがしばしばございます。

そこで今回は、知っていれば誰でもできる、業務が楽になるメールの作成や配信ノウハウについてご紹介します。「メール配信って運用を継続するのが大変そう」といったイメージをお持ちの方にもぜひご参考になればと思います。

配信作業や配信そのものに時間がかかっている場合

まずは、配信作業や配信そのものに時間がかかっているケースについてです。

配信作業に時間がかかっているケース

GmailやOutlookといったメールソフトを利用し、リストを小分けにして同じメール文面で数十通メールを作成・配信するなどが想定されます。こうした手動配信では、配信通数が50通の場合、作成から配信完了までに6時間かかっていたというお客様もいらっしゃいました。

配信そのものに時間がかかっているケース

リストは1つ、メールも1通であっても、配信先が多いと送信ボタンを押してから処理に数時間かかるといったこともございます。タイムリーな情報をご案内したい場合は、お客様に届く時間から逆算して配信するなど、運用が手間になってしまいます。

メール配信サービスの利用で10時間の稼働が15分に

配信作業や配信そのものに時間がかかる場合、メール配信サービスを導入することで解決できます。メール配信サービスの場合、配信作業は1度で大量のメールを配信できるため、10分ほどで済み、配信そのものについてもサービスによって配信速度は異なりますが、数分で済みます。

関連記事：大量配信してもエラーにならず、配信の手間が50分の1に！ー配配メール導入事例

関連記事：4時間かかっていた配信時間がたった5分に！ー配配メール導入事例

メール作成に時間がかかっている場合

２つ目は、メール作成に時間がかかっているケースについてです。「メールは長くないといけないのでは？」「毎月ネタに困る・・」といったお悩みもよく伺いますので、作成のコツをご紹介いたします。

メールはシンプルなほうがクリックされる

メールを作成する際には、デザイン性や文章力などが必要になってくると思われる方も多いですが、実はシンプルなメールのほうが反応してもらいやすいです。特に、過去に展示会で名刺交換をしただけの方や、過去に資料請求いただいたが、その後音信不通になって連絡が取れていない方のように「自社のことをあまり知らないお客様」ほど、シンプルなメールの方が反応が良くなる傾向があります。

ではどのくらい短ければいいのかという点ですが、弊社からお送りしているメールは下記のようなボリュームです。

1メール1コンテンツに内容を絞り、どこを押せば情報を見られるのか一目でわかるようリンクはボタン形式にするとよいでしょう。

また、メールの冒頭に季節の挨拶などの文章を書く必要はありません。どうしても記載したい場合、メールコンテンツの要約を記載することが手間も省けるのでお勧めです。

関連記事：クリック率を上げるメールマーケティング7つのポイントとは？

メールの中身よりも配信頻度が重要

シンプルなメールで時間をかけずに作成し、その分配信頻度を高めるほうが成果は高まります。

メール配信の目的は、メールへの反応を参考にお客様の検討意欲が高まったタイミングを察知することです。お客様が商品やサービスの購入・導入を検討するタイミングには波があります。お客様が検討しているだろうタイミングにアプローチするためには、定期的にメール配信を行い、お客様に自社の存在を思い出してもらうこと、その上で開封やクリックなどの反応をもとに検討タイミングを察知することがポイントになります。

みなさんも考えてみていただきたいのですが、月に1回しかメールが送られてこない企業のことはなかなか記憶に残らないのではないでしょうか。前述のように1メール1コンテンツの短いメールでよいので、週1回以上の配信を目指しましょう。

関連記事：メルマガの頻度ってどれくらいがベスト？自社の配信頻度を見つけるための3つのポイントとは

配信を楽にする、ネタ選定のコツ

「週1回は配信したほうがいいと言うけど、ネタがない…」というお声も聞こえてきそうですので、配信ネタの選定のコツをご紹介します。

一度作成・配信したメールの再利用

メールの開封率は20%程度、クリック率は1%程度が一般的ですので、受信者のほとんどは本文を見ておらず、URLの内容まで目を通した受信者はごくわずかであると言えます。そのため、一度メールで送っただけでは、見ていただける人が少ないのが現実です。つまり、裏を返すと、件名を変えて本文を再利用することも可能です。

具体的には、週1回の配信を想定した場合、1か月～2か月程度期間が空いていれば受信者の記憶も薄れています。メール作成段階で、件名を変更して再度配信することを想定し、6通や12通といったまとまった件数を作成しておくと運用が楽です。

ネタ切れ・ネタなしで困ったら社内コンテンツを利用する

利用できるネタは身近な場所に転がっています。例えば下記のようなものです。

• ・お客様からいただいた質問とその回答
• ・ご利用中のお客様からいただいたサービス利用の感想
• ・新人教育用プログラム内のノウハウの抜粋
• ・社内向け勉強会用資料の抜粋
• ・お客様へ個別提案した際に作成した資料の抜粋

こうした社内では見慣れた情報も、自社のことをよく知らないお客様にとっては目新しい情報になりますので、ネタとして活用することができます。

関連記事：意外と身近にある営業メールのコンテンツ6選

メールの活用で業務が楽になった事例を紹介

メールの作成や配信にかかる業務のお話をしてきましたが、ここからは、メールを活用することで営業活動が効率化できた事例を紹介します。

商談後のお客様へのフォローを電話からメールに切り替えて40時間の稼働を削減

以前は、商談後に受注に至らず検討が停滞したお客様へのフォローは電話で行っていましたが、再商談のアポが取れる確率は1%以下と、非効率であったことが課題でした。

そこで、電話でのフォローから、月に1回の検討状況確認のメール配信に切り替えて対応したところ、40時間の稼働を削減しながら、電話でのフォローと同じ成果を出すことができました。

関連記事：実は有効！新規開拓における掘り起こし

セミナーやイベント後のメール活用でフォローが効率化

弊社では、セミナーやイベントの集客では以前から積極的にメール配信を活用していましたが、開催後のフォローの運用は固まっておらず、大量にある申込者リストへの追客漏れが発生していました。

セミナーやイベントの開催直後にメールを配信するという運用を固定化してからは、反応のあったお客様を抽出することで対応の優先順位がつけられるため追客が効率化しました。更に、好評なセミナーの場合、メールだけで10件のアポが取れた事例もあり、申込者へのリスト架電をしていた時よりもスムーズ且つ効率的にアポ獲得ができています。

関連記事：セミナーやイベント開催している企業様必見！開催後のメール配信でアポ獲得できた事例を紹介

まとめ

知っていれば誰でもできる、業務が楽になるメール作成・配信のコツと、メール配信を活用した稼働削減事例をご紹介しました。メール配信をすでに活用されている皆さまには、配信対応を効率化するノウハウがご参考になれば幸いです。また、メールを活用されていない皆さまは「この業務、メール配信を活用することで楽になるかも？」とご自身の業務を振り返っていただく機会になればと思います。

配配メールでは、配信の仕組みのみならず、実際に運用をすることで培ったノウハウのご案内が可能です。気になる方はぜひご連絡ください！

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野田　実華子

新卒で製造業特化型の求人広告の営業に従事、新規領域の顧客開拓チームで18ヶ月連続で個人営業目標達成。 ​2019年2月にラクスに入社し、累計300社以上の多様な業種・規模の企業へ電話・Web商談のみでメールマーケティング運用の提案を行う。 2020年10月よりインサイドセールスで受注率を上げるコンテンツ企画をスタートする。

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