メールは何回送ったらいいの?

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営業力アップ!メール活用術 第3回

前回の記事「メール営業の正しいタイミングとは」では、メールを送るタイミングについて解説しました。今回は、メールを送る回数について、そのノウハウを伝授しましょう。 「メールって何回送ったらいいですか?」 この質問は、今まで何回受けたか分かりません。営業担当者としては、上限があるなら、その回数までは粘って、そこで止めたいと思っているのでしょう。しかし、私の答えは営業担当者が嫌がる答えのようです。 私の答えは、「『相手が送らないでください』と言うまで送ってくださいね」です。そう言った瞬間、ガッカリした顔をされますが、それが現実です。営業メールの極意は、相手が嫌がらない内容で、接触回数を最大化することにあります。

自分からおりていませんか?

以前、オフィスの移転をするとき、6社の不動産会社へ連絡をしました。全ての会社に同じように条件を伝え、物件をピックアップしてもらいました。物件情報を何度か出してもらい、そのうち数軒を内覧。さらに条件を絞り込んでいきました。 途中で年末年始の期間に入ったため、やり取りを一時中断。正月明けから再開したところ、気付けば、やり取りが続いている会社はたったの2社。こちらからもメールを送っているのですが、返事がないまま、やり取りは立ち消えになりました。 結局、やり取りを続けた2社で最後の内覧を行い、そのうち対応のよかった1社に決定しました。他の4社から、なぜ連絡が来なくなったのかは分かりません。営業の土俵から、自らおりてしまったのです。 これは特別な例ではありません。私は経営者として、ホームページ制作会社やSEO会社、リスティング広告の運用代行会社などとも面談をすることがあります。内容を確認して、こちらからも条件を伝え、返事を待ちます。 しかし、その後、やり取りが霧のように消えてなくなります。こちらから断っているわけではありません。営業のアプローチをしてきた相手の方から連絡をストップしているのです。 「この案件は時間がかかりそうだなぁ」 「なんだか相性が悪いなぁ」 「面倒な相手だなぁ」 そう思われているのかもしれません。でも、自分から営業をしていて、断られていないのに営業を止めてしまうのは非常にもったいないことです。営業としてアプローチをするなら心を強く。断られるまで接触を続けましょう。

接触回数を最大化する

繰り返しになりますが「相手が嫌がらない内容で、接触回数を最大化すること」こそが、メール営業の極意です。では、相手が嫌がらない内容とは、どのような内容か。この問題を考える前に「逆」のパターンを考えてみましょう。 相手が嫌がる内容のメールを高頻度で送ったら、どうなるでしょうか。記憶には残るけれど「この会社とは絶対に取引しないぞ」、「誰にも勧めないぞ」と思われるのではないでしょうか。 例えば、毎朝、不動産会社から新規分譲地の売り込みメールが届いたら、どう感じますか。「また売り込みだ。しつこいなぁ」といった印象を持つかもしれません。でも、家を買いたいと思っていて、そのための情報収集をしていたら、どうでしょう。同じメールであっても売り込みではなく「ありがたい情報提供」だと思えるのではないでしょうか。 まずは、自分が送っている情報(メール)が、相手にとって不快なものになっていないかを考えるべきです。営業メールは不快だと思われがちなので、相手に刺さる情報だけにしましょう。同じ内容を一斉に送ると「自分は対象外なのに」と不快に思う人がいます。これも実は大きなマイナスポイントです。

相手に喜ばれるメールとは?

相手の状況が分からないからこそ、誰でも喜んでくれるメールを送るべき。例えば、次のようなメールです。
・資料発送後の資料到着確認メール ・訪問前のリマインダメール ・訪問後のお礼メール ・入金確認後の入金お礼メール ・納品後の困りごと確認メール
こうやって考えていくと、どんなメールが喜ばれるかイメージがわいてくるでしょう。 通常の仕事の中にある簡単な「報告」、「連絡」、「相談」のメールは、ほぼ全員が嫌がりません。入金のお礼メールが届いて「なんでこんなメールを送るんだ!」と立腹する人はいないでしょう。逆に、このメールがこなければ「入金できているかなぁ」と不安になります。 重要なのは、通常の1対1のコミュニケーションの中で、あった方が無難だなと思うメールを全て見つけて送ることです。

飲食店に行かなくなる理由は?

通っていた飲食店に行かなくなる一番の理由は何か、ご存じですか? 味が落ちた。近所にライバル店ができた。いろいろな理由を考えつくかもしれません。でも、一番の原因は「ただなんとなく」だそうです。つまり、明確な理由は存在しないのです。 それを防ぐために飲食店は、定期的にDMを出したり、メールなどで営業したりしているのです。そこで接触ができれば「あ!久々に行ってみようかなぁ」となります。 お客さまの立場になって考えてください。営業担当者からアプローチがなければ、こちらから連絡するのは面倒です。メールを送って無視されたら嫌ですし、覚えていなかったら、さらに嫌です。 だからこそ、間が空いてしまった場合、お客さまの方からのアプローチは少ないのです。逆に、欲しいと思って検討を始めたタイミングで飛び込み営業がきたら、その人に発注してしまうこともあるのです。

お客さまの記憶に残り続ける

定期的に接触を続けると「○○ができる会社」のように認識されます。これを繰り返していくと「△△=○○ができる会社」という記憶が強化されます。一度のメールでインパクトを与え、クロージングすることは、ほぼ不可能です。それよりも通常の営業なら、回数で記憶に残る道を模索するべきです。 接触が増えることでマインドシェアが獲得できます。お客さまが「○○できる会社はないかなぁ」と考えたとき、頭の中で検索して、マインドシェアを獲得している会社がヒットする可能性が高いです。 そのとき、悪い印象を与えていなければ、ちょっとした相談が来るかもしれません。そこから仕事につながる可能性も十分あります。 メールを定期的に送っていれば、そのメールに返事をする形で相談が始まるかもしれません。営業担当者としては、常に問い合わせをしてもらいやすい状態を作っておくべきです。
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平野友朗

株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役。一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事。実践塾シェアクラブ 主宰。 1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類で認知心理学専攻。広告代理店勤務を経て、2003年、メルマガ専門コンサルタントとして独立。2004年、アイ・コミュニケーション設立。ビジネスメール教育・改善の第一人者として知られ、メールコミュニケーションの専門家。メールに関するメディア掲載1500回以上、著書32冊。メールを活用した営業手法には定評があり、メールやメルマガなどを駆使して1万社以上の顧客を開拓。メールのスキルアップ指導、組織のメールに関するルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などに数多く携わる。官公庁、企業、団体、学校での講演や研修、コンサルティングは年間150回を超える。日本初のビジネスメール教育事業や検定試験を立ち上げるなど、ビジネスメール教育の普及に尽力している。
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