いまさら人に聞けない！？ビジネスにおけるメールの基本の“キ”

今や、ビジネスシーンでのコミュニケーション手段として欠かせない「メール」。電話やファックスと違い、さまざまな利点が多い反面、お互いの顔が見えないところでのコミュニケーションとなるため、意思疎通がうまくいかないと、思わぬ誤解やトラブルのもととなってしまうことも。

そこであらためて、ビジネスでメールを使う時の基本的な考え方や注意点について考えてみたいと思います。

「すべてメール連絡」派は要注意！業務におけるメールの基本的な考え方

メールは確かに便利なツールですが、伝達する内容によって向き・不向きがあります。メールを送る際には、「この件の連絡手段として本当にメールがふさわしいのか」をよく考えてから送るようにしましょう。

では、具体的にどんな用件がメールでの連絡に適している（あるいは適していない）のでしょうか。以下にまとめてみました。

メールに適している用件

メールに適していない用件

ちょっとした確認事項も重要案件も、すべてメールだけに頼っていた人は要注意です。急ぎの用件や重要事項を連絡する場合は、相手に確実に伝わるよう、電話も併用するようにしましょう。

「件名」にもひと工夫を。ビジネスでの連絡メールの基本的な構成

ビジネスメールの基本構成は、「件名、宛先、本文、署名」です。業務でメールを使って連絡するときは、まず、この基本構成を踏まえることが原則です。

ビジネスの現場では、一日に何十通、ときには百通を超えるメールを受け取っている人がたくさんいます。そうした中で、必ずメールを開封して重要な連絡事項を確実に読んでもらうようにするためには、まず件名を工夫することが大切です。

必ず伝えたいことや返信を求める場合は、【重要】【要返信】などと入れ、逆に重要度の低い連絡事項については、【参考】【案内】などと入れるといった具合です。

また、複数の人にCCで送る場合、宛先にも注意しましょう。必ず伝えたい重要な連絡事項や回答がほしい用件でも、宛先が「各位」とか「○○チームの皆様」などとなっていると、受け手の全員が「自分宛ではない」と判断してしまい、きちんと伝わらなかったり、回答をもらえなかったりする可能性があります。

CCで送る場合であっても、必ず受信者本人の名前をいれることで、きちんと内容を確認してくれる確率はぐっと高まります。

本文については、長文は避け、5W2H（※）を明確に、用件は簡潔に箇条書きにする、といった効率性を心がけましょう。また、文面に「（笑）」などのくだけた表現を使う、「早く～してください」「大至急」などの何かを強要したり、上から目線と誤解されたりする言葉を使うと、メールを送った当人だけでなく、会社そのものの評価を落としてしまう危険性もあるということを覚えておいてください。

※5W2H…When ：いつ、Where：どこで、Who：誰が、What：何を、Why：なぜ、How：どのように、How much：いくらで

ちょっとした気配りを大切にすれば、ビジネスパーソンとしての評価も高まる

メールの基本構成に関すること以外で、配慮すべき点は以下のようなものがあります。

返信は早めに。24時間以内がベター

基本的にメールでの連絡は、相手から返信を受け取らないと、きちんと内容が伝わったかどうかの確認ができません。メールを送った後にしばらく返信がないと、送り手側は用件がきちんと伝わったかどうかがわからず不安な気持ちになるものです。メールを受け取ったらまず、「確認しました」「○日までに回答いたします」と短く返信するだけでも送り手の不安は解消されるでしょう。返信は、なるべく24時間以内にするようにしましょう。

引用や転送は“引用”“転送”がわかるように送る

メールを引用する場合は「以下引用」と記したり、転送する際に「Fw:」マークをつけたりして送るようにしましょう。なお、転送・引用する場合、元の文の内容を勝手に変えるのはNG。そして、転送先に元のメールの署名など、第三者に伝えては差支えがある個人情報等が含まれる場合は、きちんと削除してから送るのがマナーです。

こうした細かい配慮をしていけば、コミュニケーションの円滑化だけでなく相手からの信頼度も高まるでしょう。

ビジネスでも欠かせないメールを使ったコミュニケーション。ちょっとした気配りができるかできないかで、あなたのビジネスパーソンとしての評価も変わってくるのです。

いかがでしたでしょうか。日常よく使っているメールにも、さまざまなルールが潜んでいるのです。次回は、メールでよく使われる表現を紹介します。

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鈴木 久仁香

ターゲットメディア株式会社執行役員。創業時よりBtoB企業のマーケティング支援業務に携わり、現在は主にBtoB企業のリード獲得、リードナーチャリング案件を担当しています。

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