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頻出表現をマスター:お礼・お詫びメール書き方(テンプレートあり)

頻出表現をマスター:お礼・お詫びメール書き方(テンプレートあり)

BtoBメールマーケティング担当者が知っておきたいメール&コンテンツ制作・基礎中の基礎講座

ビジネスシーンでは、お礼やお詫びをメールで行う場面が数多くあります。しかし一歩間違うと、お礼をしても誠意が伝わらなかったりお詫びをしたつもりなのにかえって問題が大きくなってしまったりする可能性もあります。

そこで今回は、ビジネスシーンで失敗しないための「お礼」と「お詫び」の書き方を紹介します。

まず押さえておきたい、お礼・お詫びメールの基本

忙しかったり、小さなことだとつい忘れてしまいがちなお礼。また、今後の取引に支障の出ないためにも十分気を付けたいお詫び。では、メールでお礼やお詫びをするときには、どんなところに注意して文章を作成すればよいのでしょうか。お礼・お詫びともに、まずは次の3つのポイントを押さえておきましょう。

ポイント① 素早く:できる限り早い対応

●お礼
24時間以内に連絡するのが鉄則。例えば、資料を送ってもらったり展示会などにご招待いただいた場合は、次の日の朝には連絡をしましょう。2~3日後では感謝の気持ちが伝わりません。

●お詫び
ミスや失敗の場合、「発覚後すぐに連絡」が原則です。ミスや失敗は初動が早ければ早いほど、リカバリーが可能になります。お詫びが遅れて取り返しがつかないことにならないよう、直ちに連絡をすることが重要です。

ポイント② 丁寧に:きちんとした言葉で書く

●お礼
資料を送付していただいた場合は、「資料ありがとうございます」ではなく、「先日お願いいたしました「○○○○」の資料を、早々にご送付いただきまして、誠にありがとうございます。」など、丁寧にきちんとした言葉遣いで書きましょう。

●お詫び
「すみません…!!」や「ごめんなさいm(-_-)m」はNGです。また、絵文字を使うのは論外。これではお詫びの気持ちは伝わらないばかりか、相手に失礼にあたります。「大変申し訳ございませんでした」「お詫び申し上げます」と丁寧な言葉づかいで誠意を示しましょう。

ポイント③ 今後を見据える:その先どうするかを書く

●お礼
感謝の気持ちを述べるとともに、何に役に立ったのかも書くと、相手は「これをしてあげて良かった。また次回も」という気持ちになります。打ち合わせ訪問のお礼であれば、ただ単に「お忙しいところお時間をいただきありがとうございました」だけではなく、「本日いただいた課題につきましては、○日までにご連絡を差し上げます」など、いただいたものや情報などをその先どう活用するのかを書くと、ビジネスチャンスは拡大します。

●お詫び
ミスや失敗の場合、「何がどうして起きてしまったのか」という正確な事実を書くとともに、きちんと謝罪の言葉を述べましょう。「どうしてこうなったのかわかりません」や「忙しかったので」と言い訳をするのはNGです。
また、今後同じようなことを繰り返さないための対応についても説明するようにしましょう。

お礼・お詫びメールの文例

続いて、お礼とお詫びメールの文例をそれぞれ見ていきましょう。

≪お礼メールの例≫
お礼メール例

≪お詫びメールの例≫
お詫びメール例

お詫びメールのときに、相手に頼みごとをするのは失礼にあたるのではと考えることも多いかもしれませんが、たとえお詫びが目的のメールでも、相手にきちんと依頼や確認事項を伝えないと、さらなるミスにつながりかねません
例えば、メールの宛先を間違え、別の相手に添付ファイルを送ってしまった場合は「お手数ですが、そちらに届き次第処分していただけましたら幸いです」とこちらの希望をはっきりと伝えましょう。
相手に伝えなければならないことは、きちんと伝えることも重要です。

また、「忙しかったので」「上司が確認せず」「社員の勝手な行動で」など言い訳や他人の責任にする表現も避けましょう。上司や同僚のミスであっても、それは自分も含めた会社や組織全体の責任になります。言い訳をすると相手の感情を逆なでしたり、信頼をなくしたりする恐れがあります。

お礼やお詫びのメールをきちんとすることは、相手との人間関係を良くするだけでなく、たとえお詫びであっても、それがきっかけでビジネスチャンス獲得にもつながるかもしれません。お礼・お詫びもきちんとメールで伝えられるようになることが重要です。
また、メールを送る前や後の電話や訪問などのフォローも忘れずに行いましょう。

いかがでしたでしょうか。お詫び・お礼メールは気配りをきちんとすることで印象がかなり変わります。「素早く」「素直に」「丁寧に」というポイントを押さえて対応するようにしましょう。
次回は資料請求、依頼メールの書き方をご紹介します。





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Kunika Suzuki

ターゲットメディア株式会社執行役員。創業時よりBtoB企業のマーケティング支援業務に携わり、現在は主にBtoB企業のリード獲得、リードナーチャリング案件を担当しています。

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