【文例あり】相手に感謝を伝える「お礼メール」の書き方

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※本記事は2020年7月10日に更新しています

ビジネスシーンでは、お礼をメールで行う場面が数多くあります。しかし一歩間違えると、気持ちが伝わらなかったり誤解を招いてしまう可能性があります。

そこで今回は、ビジネスシーンで失敗しないためのお礼メールの書き方と文例をご紹介します!

関連記事:御礼メールポイント5選。フレーズ一覧と状況別の文例もご紹介

お礼メールを送るときに気を付けるべきマナー

訪問のお礼や会食のお礼など、ビジネスにおいてメールでお礼を伝える場面はたくさんあります。送るタイミングや書き方を間違えると、悪印象を与えてしまうことも。では、メールでお礼をするときには、どんなことに注意して文章を作成すればよいのでしょうか。お礼メールを書くときに気を付けたいマナー についてご紹介します。

できる限り早く気持ちを伝える

お礼メールは、24時間以内に連絡するのが鉄則。例えば、資料を送ってもらったり、展示会などにご招待いただいた場合は、次の日の朝には連絡をするのが良いです。お礼は早ければ早いほど好印象につながります。文面にこだわることも大切ですが、こだわりすぎて時間をかげすぎてしまっては本末転倒です。2~3日後では感謝の気持ちが伝わりません。

「取り急ぎ」という言葉は不適切

お礼メールの最後に「取り急ぎ、お礼まで」と添える方も多いのではないでしょうか。よく見かけるフレーズですが、実はあまり良い表現ではありません。
「取り急ぎ」というのは、その言葉のとおり「とりあえず急いで」という意味で、今は十分な対応ができないが、とりあえず急いで要件だけを報告するような時に使用する言葉です。相手の気分を害してしまう可能性もありますので、「取り急ぎ」という言葉を使うのは控えましょう。
どうしても時間がなくてきちんとしたお礼メールをすぐに送れないという場合には、「まずは、お礼申し上げます」というフレーズを使って簡単なお礼メールを送付したあとに、丁寧なお礼メールを送るという方法も良いでしょう。

感謝を伝えられるお礼メールの書き方

お礼メールのマナーを押さえたら、次は実際に書くときのポイントについて見てみましょう。

件名はなるべく短く簡潔に

ビジネスメール全体に言えますが、件名はわかりやすく簡潔にすることが重要です。受信者側の立場や役職によっては、一日に数百通ものメールを受信しています。多くのメールをさばかなければいけない忙しいビジネスパーソンのためにも、件名を見ればメールの内容がある程度理解できるよう、件名はわかりやすく簡潔なものを心掛けてください。
また、分かりやすければ長い件名でも良いというわけではありません。長い件名は、メールの一覧画面で省略されてしまいます。ですので、一覧画面で何についてのメールか判断できるよう短く簡潔な件名にするようにしましょう。

よく見かける「先日のお礼」のような件名では、送信者は誰か、何についてのお礼かはメールを開かないとわかりません。「〇月〇日お打ち合わせのお礼 〇〇会社・氏名」などと、具体的な件名にすると良いでしょう。

一番初めに感謝の言葉、要件はそのあと

お礼メールの目的は、相手に「お礼」を伝えることです。冒頭には、必ず感謝の言葉を書くようにしましょう。
例えば、商談後のお礼メールで契約を急ぐあまり商談内容についてなど、こちらの伝えたい要件を先に書いてしまっていませんか?そのようなメールでは、相手に感謝の気持ちを伝えることはできませんし、悪い印象を与えてしまう可能性もあります。
お礼メールに他の要件も添えたい場合は、まずは感謝の言葉を述べてから書くようにしましょう。

自分の言葉で具体的に伝える

「お礼メールは24時間以内に送るのが鉄則」とお伝えしましたが、早ければ内容はどんなものでも構わないというわけではありません。相手に感謝の気持ちが伝わるよう、当日の感想や思い出に残っているエピソードを盛り込んで、何が良かったか、うれしかったかを具体的に伝えるよう意識しましょう。
忙しいビジネスパーソンにとってメール作成時間を少しでも減らすために、定型文やネットで紹介されている例文を引用する方も多いかと思います。活用する際は、冒頭や締めの部分にとどめ、中身についてはできるだけ自分で作成するようにしましょう。

感謝を伝えられるフレーズ

実際にメールを送るときはマナーや書き方だけではなく、言葉にも気を使わないといけません。しかも、相手との関係性や立場などによって表現を変えなければ、感謝の気持ちはうまく伝わりません。ここで紹介する感謝を伝えられるフレーズを使って、相手との関係性や立場もふまえた適切な言葉で感謝の気持ちを伝えましょう。

お礼の言葉

一般的なお礼の言葉としては「ありがとうございます。」があります。とはいえ、関係性や立場によっては、この表現が適切でない場合があります。例えば、取引先に協力を仰いで新規の案件を受注した場合、「ありがとうございます。」よりも「心より御礼申し上げます。」とより丁寧な言葉を使うほうが感謝の気持ちは伝わりやすいです。また、感謝の気持ちをより伝えたい場合は、もう一度感謝の気持ちを伝えることができる「重ねて御礼申し上げます。」というフレーズを活用しましょう。

何に感謝したかを伝える

もちろん「ありがとうございます。」だけでは、感謝は伝わりません。何に感謝をしているかを具体的に書きましょう。例えば打ち合わせの時間を取ってもらった時は、「貴重なお時間いただき~」というフレーズ、食事を奢ってもらった時は「ご馳走いただき~」というフレーズ、といった言葉で感謝の気持ちを表せば、感謝の気持ちは伝わりやすくなるでしょう。

代表的なフレーズとしては、以下の通りです。

・打ち合わせの時間を取ってもらった → 貴重なお時間いただき~

・食事を奢ってもらった → ご馳走いただき~

・自社に来てもらった → ご足労いただき~

・資料を送ってもらった → ご手配いただき~

・結婚祝いをもらった → ご丁重なお祝いの品をいただき~

・契約顧客にいつもの感謝を述べる時 → ご愛顧を賜り~

直属の上司やメンバーへのお礼

ここでは、感謝を伝えられるフレーズを活用して「直属の上司やメンバー」へのお礼の例文をシチュエーション別に紹介します。

打ち合わせ(ミーティング)の時間をもらった場合

先ほどはミーティングのお時間いただきまして、
ありがとうございました。

食事会に招待してもらった場合

昨日は食事会にお招きいただき、ありがとうございました。
□□さんをはじめ部内の皆さんと有意義な時間を過ごすことができました。

協力してもらった場合

◆◆の件につきまして、営業チームの皆様には
多大なるご協力をいただきまして、ありがとうございました。

取引先や社長、取締役などかなり目上の方へのお礼

次に「取引先や社長、取締役などかなり目上の方」に対するお礼の例文を、「直属の上司やメンバー」へのお礼と同じシチュエーションでご紹介します。活用するフレーズには少し違いがあります。

打ち合わせ(ミーティング)の時間をもらった場合

先ほどは貴重なお時間いただきまして、
まことにありがとうございました。

食事会に招待してもらった場合

昨日は食事会にお招きいただきまして、
まことにありがとうございました。

美味しい和食とともに○○様はじめ皆さまと
貴重な時間を過ごせたことに心から御礼申し上げます。

協力してもらった場合

◆◆の件につきまして、○○様ならびに御社企画部の皆様には
多大なるご協力をいただきまして、心より御礼申し上げます。

送るときに使えるお礼メールの文例

お礼メール作成のマナーや書き方の次は、実際に使える文例をシーン別でご紹介します。

打ち合わせ後のお礼メール

To: 株式会社△△エンジニアリング ××××様(xxxx-yyyy@zzz.co.jp
件名: 【お礼】昨日はお打ち合わせありがとうございました(〇〇サービス・木村)

株式会社△△エンジニアリング
システム開発部 
××××様

いつもお世話になっております。
〇〇サービスの木村です。

昨日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、
誠にありがとうございました。

◇◇様の業務のお役に立てるよう全力で取り組みます。
まずは、本日いただいた課題を確認のうえ、
今週金曜日までに回答を差し上げたいと思います。

もし追加のご質問等がございましたら、
あわせてお知らせくださいませ。

メールにて恐縮ですが、
取り急ぎ、御礼かたがたご報告まで。
どうぞ、今後ともよろしくお願い申し上げます。

=======================
株式会社〇〇サービス
□□部〇〇課 木村一郎
Mail:aaa_bbb@ccc.co.jp
Tel:〇〇-〇〇-〇〇
=======================
【ポイント①】お礼の言葉を述べる
まずは「していただいたこと」についてのお礼の言葉を述べます。

【ポイント②】今後について述べる
いただいたものなどを、今後どう役立てたいのかについても触れます。確認⇒返答すべきことは、期限を切っておくと、いいでしょう。次回のビジネスチャンスにもつながります。

 

食事会後のお礼メール

To: 株式会社△△興業 ××××様(xxxx-yyyy@zzz.co.jp) 
件名: 〇月〇日 食事会のお礼(〇〇広告・田中) 

株式会社△△興業
営業部 
××××様 

いつもお世話になっております。
〇〇広告の田中です。

先日は、食事会の席にお招きいただき、
誠にありがとうございました。

落ち着いた雰囲気の素敵なお店で、おいしい食事をいただきながら、
××××様と普段お話することのできないプライベートの話もでき、
非常に貴重な時間を過ごすことができました。

××××様も釣りがお好きとのことでしたので、
機会がありましたらぜひご一緒できればと存じます。

仕事の面でも、いろいろと貴社の課題を伺うことができましたので、
今後もより一層のサポートができるよう努めてまいります。

ご馳走になってしまい恐縮です。
次の機会にはお返しをさせていただければと思います。
今度とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

=======================
株式会社〇〇サービス
□□部〇〇課 木村一郎
Mail:aaa_bbb@ccc.co.jp
Tel:〇〇-〇〇-〇〇
=======================
【ポイント①】お店の雰囲気や食事について触れる
招待された側の場合は、相手の選んでくれたお店についてのコメントを添えると好印象です。

【ポイント②】食事会での内容を盛り込む
感謝の言葉だけではなく、印象的だったことや心に残っていることなど、具体的な内容を盛り込むことで相手とより良い関係性を築くことができます。

 

上司へのお礼メール


To: △△部 ××部長(xxxx-yyyy@zzz.co.jp) 
件名:□□社 営業同行のお礼 
 
××部長 

お仕事お疲れ様です。〇〇です。

本日はお忙しい中、□□社への営業に、
ご同行いただき、ありがとうございました。

先方のニーズを引き出す方法やサービス提案の流れなど、
非常に勉強になりました。

商談の進め方やクロージングなどご指摘いただいた点は、
××部長の手法を参考にして、今後強化してまいります。

一人でもお客様からご契約いただけるよう
日々努めてまいります。

引き続き、ご指導ご鞭撻のほど
何卒よろしくお願いいたします。

=======================
△△部××課 〇〇
Mail:aaa_bbb@ccc.co.jp
Tel:〇〇-〇〇-〇〇
=======================
【ポイント】印象に残っていることを述べる
上司へのお礼メールにおいても、内容は具体的に書きましょう。

 

社内の人へのお礼メール

To: △△部 ××(xxxx-yyyy@zzz.co.jp) 
件名:営業資料作成へのご協力のお礼 
 
△△部 ××様 

お仕事お疲れ様です。〇〇です。

先日は、営業資料の作成にご協力いただき、
ありがとうございました。

××様からいただいたデータのおかげで、
非常にわかりやすく使い勝手の良い営業資料を
作成することができました。

営業担当からも営業がしやすく、
スムーズに契約まで進むことができた
との声も上がってきております。

お忙しい中、迅速にご対応いただき、
非常に感謝しております。

今後何か私の方でご協力できることがございましたら、
お気軽にご連絡いただけますと幸いです。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

=======================
△△部××課 〇〇
Mail:aaa_bbb@ccc.co.jp
Tel:〇〇-〇〇-〇〇
=======================
【ポイント】お礼の内容は具体的に
何に感謝しているか、それがどう貢献されているかを記載するようにしましょう。

 

いかがでしたでしょうか。お礼メールをきちんとすることで印象はかなり変わります。「素早く」「丁寧に」「感謝の気持ちを具体的に伝える」というポイントを押さえて対応するようにしましょう。また、メールを送る前や後の電話や訪問などのフォローも忘れずに行いましょう。
お礼をメールでもしっかり伝えられるようになることで、相手との人間関係をさらに深めることもできますし、それがきっかけでビジネスチャンス獲得にもつながるかもしれません。

次回は資料請求、依頼メールの書き方をご紹介します。

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鈴木 久仁香

ターゲットメディア株式会社執行役員。創業時よりBtoB企業のマーケティング支援業務に携わり、現在は主にBtoB企業のリード獲得、リードナーチャリング案件を担当しています。
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