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えっ?まだBCCで一斉配信してるの?BCCを使っちゃいけない5つの理由

えっ?まだBCCで一斉配信してるの?BCCを使っちゃいけない5つの理由

メールの宛先設定のBCC機能、とても便利ですよね。

BCCとは言わずもがな、複数名に同時に同じ内容のメールを送る際に、特定の送信先のアドレスを他の送信先に見られないようにする設定です。

ビジネスシーンでのメールのやりとりでは確実に必要な機能、BCC。
このBCCの “ほかの送信先にアドレスが見えない” という仕組みを使って、一般的なメールソフト(OutlookやGmailなど)から、メルマガ配信を行っている企業が多数見受けられます。

私がこれまで関わったお客様のなかには、驚くことに、なんと12,000件(!)をBCCに設定してメルマガ配信をされていた企業様もありました。

それって大丈夫なんでしょうか?

 

・・・答えは

 

今  ス  グ  や  め  ま  し  ょ  う  。

なぜなら、BCCでのメール一斉配信には、いくつもの大きなリスクがあるからです。

BCCの一斉配信は、時代に逆行しており、もはや時代遅れです。
今回は、そのBCCでメルマガ配信を行ってはいけない理由を紹介します。

メールが届かなくなる①受信ブロック

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“数件程度のBCC配信で届いているから・・”

という理由で、数百件レベルのメールアドレスをBCCに入れて行った一斉配信、
実はそのメール、届いていないかもしれません。

BCCで一斉配信を行うと「failure notice」や「MAILER-DAEMON」といったエラーメッセージが返ってくることがありますが、これはメールアドレスが間違っているというだけではなく、メールの受け取り手側(プロバイダやキャリア)に受信をブロックされているというケースがあるのです。

不幸なことに、受信ブロックが発生すると、本来届くはずの生きているメールアドレスにも、メールが届かなくなります。

ブロックされる原因のひとつは、次項で詳しく説明しますが、1つのIPアドレスからのメールの大量配信という行為、それ自体です。大量配信に特化した配信システムではない限り、メールの一斉配信はなるべく送らないほうがよいのです。

メールが届かなくなる②IPアドレスの汚れ

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各サーバーには、それぞれに割り当てられたIPアドレスと呼ばれる、インターネット上の住所のようなものがあり、通常のメールサーバーは、ひとつのサーバーにつき1つのIPアドレスが付与されています。

通常業務のメールのやりとりは、このIPアドレスから数通程度のメールが送られるだけなので、特に問題はありませんが、一斉配信を行うと、1つのIPアドレスから大量にメールが配信されることになります。

この、1つのIPアドレスを出口として大量配信されているメールを、受信元のプロバイダやキャリアは、“このメールは迷惑メール業者の仕業による、迷惑メールの大量配信だ!”と判定し、受信をブロックするのです。

時代の経過とともに迷惑メール送信業者が増えたことにより、プロバイダやキャリアでは、迷惑メールの受信をブロックするための仕組みは、年々強化されています。

そして厄介なのが、ひとつのIPアドレスからの大量メール配信を繰り返してしまうと、IPアドレスが汚れてしまって、「このIPアドレスからのメールは迷惑メールだから、今後受信しないように」という迷惑メール業者のレッテルが、プロバイダやキャリア側によって貼られてしまうことがあります。迷惑メールを送るような企業でなく、メールの内容はクリーンだとしても、1つのIPアドレスからの大量配信の影響で、メールサーバー自体が迷惑メール業者扱いされてしまうのです。

こうなったら最後、メールの一斉配信のみならず、お客様とのやりとりなど通常業務で使うメールも届きづらくなってしまう懸念があるのです。

個人情報漏洩のリスク

Padlock and credit cards on top of laptop本来、メールアドレスをBCCに入れなければいけなかったところを、間違えてCCやTOに入れてしまい、アドレスリストが読者全員に丸見えになってしまう「誤送信」の危険性があります。

“いやいや、うちに限ってそんなミスしないから”

いえ、それが信じられないようですが、本当にこういったミスが多く発生するのです。


■2016年9月
内閣官房内、国土強靱化推進室が、報道関係者に対してメールで資料を送付する際、BCCに設定するところをTOに設定して誤送信を行い、39名のアドレスが流出
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/kokudo_kyoujinka/pdf/20160901_siryou.pdf

■2016年12月
2020年東京オリンピック・パラリンピック組織委員会が、ロゴの選考の応募者にあてて送った電子メールを誤送信し、100名のアドレスが流出
http://www.nikkei.com/article/DGXLASDG21HDJ_S5A221C1000000/

ニュースに出るような話題は氷山の一角に過ぎず、ニュースにならないものを含めると、かなりの数の誤送信が発生していると思われます。

弊社はメールの一斉配信システムを扱っていますが、驚くことに、ご検討いただくお客様から上記と同様なお話を伺うことが多々あります。

“通常のメーラーでBCC配信を行っていたが、CCに入れてしまい誤送信を起こしてしまった”

“うっかり誤送信を起こしそうになったため専用のメール配信システムの導入を検討したい”

などなど・・・。

人の手で作業を行うと、必ずどこかでヒューマンエラーを起こし、ミスは起きるものなのです。

未だにBCCでの配信を行っているメルマガ担当者様、これからもBCC配信を行うつもりの担当者様は、常に個人情報漏洩のリスクを伴っているということを、しっかりと理解すべきです。

メルマガの改善ができない

Total Quality Management, TQMメルマガで効果を出すためには、まず読者に「メールを開いてもらうこと」が最も大切で、
メルマガ施策を改善する際において、この「メール開封率」を高めることは必要不可欠です。
メールの件名(タイトル)や、配信時間のトライ&エラーを行い、前回の配信と比べてメール開封率はどう変化したのかを分析し、改善し続けていくことが、メルマガ施策においては重要なポイントです。
ですが、この開封率を取得するためには、

・HTML形式のメール配信
・メール開封情報を取得する仕組み

が必要となり、一般的なメーラーでは取得することができないのが実情なのです。

BCC配信で罰金3,000万円!?

 

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何も考えずに、メールの一斉配信を行ってしまうと、法律に違反してしまうことがあります。

その罰金額、最大3,000万円

特定電子メール法という法律をご存じでしょうか?
メルラボ記事『知らないと法令違反?!メルマガ担当なら必ず理解しておきたい「特定電子メール法」について』

特定電子メール法のガイドラインでは、下記のように推奨しています。

オプトアウト(法第3条第3項)
広告・宣伝メールの送信者・送信委託者は、受信者に対して、簡便なオプトアウトの方法を提供することが推奨される。
簡便なオプトアウトの方法としては、例えば、広告・宣伝メール本文に記載するオプトアウトの通知の連絡先となるURLを受信者ごとに異なるものとし、そのURLをクリックすることで表示されるウェブサイトの画面で簡便にオプトアウトができるようにするなどの工夫が可能と考えられる。

つまり、営業や広告目的の一斉送信メールには、オプトアウトという、読者が今後メール配信を希望しない意思表示を行うための仕組みを、メール本文内に挿入することが推奨されています。
一般のメーラーでは上記URLを本文内に記述することは難しいため、その場合によく使われるのが、

「配信停止希望の方は、「配信停止希望」と記載してこのメールに返信をしてください」

というものでしょう。

法律はクリアしていますが、この方法ですと配信停止読者の管理が人の手によるアナログ作業になり、煩雑になってしまいます。結果的に、ヒューマンエラーが発生し、配信停止読者に対してメルマガを送ってしまい、クレームにつながる可能性が高くなります。

まとめ

一般メーラーによるBCCメール一斉配信のデメリット

①メールが届かなくなる-受信ブロック
②メールが届かなくなる-IPアドレスの汚れ
③個人情報漏洩のリスク
④メルマガの改善ができない
⑤特定電子メール法抵触のリスク

このように一般的なメーラーでのBCCを使ったメルマガ配信は、あまりメリットが見当たりません。あえてあげるとすれば、メーラーは既に手元にあるため、専用のメール配信システム導入の手間が発生しないのと、メーラーは基本的に無料なので、費用がかからないという点でしょう。

しかし、無料だから、費用がかからないからという理由でBCCでのメルマガ配信を続けることは、本当に理に適ったことなのか?一企業として正しいことなのか?このご時世を鑑みたうえで、考え直してみるのもいいかもしれません。





メール配信システム「配配メール」



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Ryo Noguchi

Mail​ Marketing​ Lab.(メルラボ)編集部所属。花屋、音楽制作会社を経て、法人向けクラウドサービスのマーケティングを担当。得意技はEQ処理とボーカルピッチ修正。

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