投稿日:2020年08月28日更新日:2024年06月20日

メールを開いてもらえる「件名」のポイントを解説

ビジネスメール

ビジネスシーンでは今でもよく活用されるメール。多い人では1日100以上のメールを受信します。それだけ受信すると中身を見ずに放置されてしまう、といったこともよくあります。今回はそんな放置されるメールにならないため、確実に見てもらえるメールの「件名」のポイントを解説します。

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メールを開くかどうかは件名で決まる

メールを確実に見てもらうために、なぜ「件名」が重要になるのでしょうか。それは、受信側がメールを開くかどうかの判断をするタイミングにあります。そのタイミングとは、受信ボックスを見た時です。受信ボックスのメール一覧で開くかどうか判断しています。その一覧画面で必ずと言っていいほど表示されているのが「件名」と「差出人名」になります。

つまり、受信ボックスの一覧画面に表示されている「件名」と「差出人名」を見て、人はメールを開くかどうかを判断しているということになります。

さらに、「件名」はメール内容の要約である場合が多いです。そのため、正確な内容であれば、受信側は件名だけでメールの概要を読み取ることができ、開く可能性は高くなります。逆に分かりにくい内容であればあるほど、受信側には伝わりません。どれだけ重要なメールであったとしても、開かれる可能性は低いでしょう。だから、「件名」はメールを開くかどうかの重要な要素と言えるのです。

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件名のマナー

件名の作成ポイントを解説する前に押さえておきたいのが「マナー」です。マナーを守らないと、メールを開いてもらえないどころか、相手に不快な思いをさせてしまったり、関係性が崩れてしまったりする場合があります。こういったことにならないように、気をつけるべきマナーを紹介していきます。

送信時のマナー：1つの用件につき1つの件名

メールの基本として、1つのメールに用件は1つです。つまり、件名も同じく1つの用件のみを書くことが基本です。どうしてもメール本文に複数の用件を書かなければならない場合は、件名にも複数の用件を書きましょう。ただし、受信した人が一方の用件に気が付かず、回答が返ってこないということもありますので、あくまで1つの用件につき1つの件名が基本である、ということを覚えておきましょう。

送信時のマナー：空白はNG

件名を書かず空白で送ることは非常に失礼な行為にあたります。件名は受信ボックスで相手にどんなメールか知らせる役割もあります。そこで空白だとどんな内容のメールか分からず、相手に迷惑をかけてしまいます。また、迷惑メールではないかと疑われてしまう可能性が高いです。迷惑メールフォルダに振り分けられてしまった場合、どんなに件名を工夫したとしても、受信ボックスに届くことはありません。件名を書かないということはデメリットしかありませんので、絶対にやめましょう。

返信時のマナー：件名を変えない

次に返信時のマナーです。1つは返信時には件名を変えないことです。上述した通り、件名には用件が書かれております。その用件に対して件名を変えずに返信することで、送り先の受信ボックスに返信があったかどうかが分かりやすくなります。返信に関してもメールを開いてもらえるように、件名を変えずに返信しましょう。

返信時のマナー：Re:は1つだけ残して削除

返信時の件名は冒頭に必ず「Re:」が表示されます。メールのやりとりが続くとRe: Re: Re: Re: Re:…とやりとりの回数だけRe:が表示されてしまいます。冒頭に多くのRe:が連なって表示されてしまうと、受信ボックスの環境によっては件名で表示されている用件が見えなくなってしまうこともありますので、「Re:」は1つだけ残して削除しましょう。

件名の作成ポイント

マナーをしっかり頭に入れたところで、メールを開いてもらえる件名の作成ポイントをご紹介していきます。意識すれば簡単に実践できるポイントばかりなので、ぜひ今日から取り組んでください。

文字数は15～20文字

件名で適切な文字数としては15～20文字です。スマートフォンが普及した現代において、メールもPCではなくスマートフォンで確認することが多くなりました。これはビジネスの世界においても同じことが起こっています。ただ、PCとスマートフォンで受け取るメールは同じでも大きく違うところがあります。それは受信ボックスの表示形式です。多くのメーラーはどのデバイスでもメールが見やすいよう、スマートフォンにはスマートフォン用、PCにはPC用に表示するようになっております。（これをレスポンシブデザインと言います）

デバイスによって表示が変わることで、受信ボックスで確認できる件名の文字数が異なります。PCの場合、見ている環境によるところもありますが、20文字以上でも全文受信ボックスに表示されていることが多いです。これがスマートフォンですと、同じメールでも20文字以降は表示されないということがあります。仮に40文字以上の長い件名だった場合、スマートフォンでは件名の内容が分からず、メールが開かれないということにもなりかねません。

また、多くのメールを受信している人ほど受信ボックスに表示される件名でメールの概要を把握し、開くかどうかを判断するものです。受信ボックス内で件名が長々と書いてあるようなメールは概要を把握する前にスルーされてしまうでしょう。つまり、件名は短く概要を伝えることで、相手にも分かりやすく、開いてもらえる可能性があります。

これらのことをふまえて、件名の文字数は15～20文字以内で書きましょう。

強調したい場合は【】などの記号を活用する

どのような用件かを件名で伝えることはもちろんですが、そのなかでもこの文言は強調して伝えたい！というケースはあると思います。そういった時に有効的なのが【】などの記号を使うことです。

【】は受信ボックスのなかでも目につきやすく、どのような用件がすぐに分かるので、開かれる可能性が高くなります。一方で、長い文言を目立たせることには向きません。記号を使うことで文字数が増え、受信ボックスで文字が切れてしまう可能性があるからです。件名の本質は伝えたいことを伝えることですので、文言が長くなる場合には、伝えたいことを伝えることを優先し、記号を入れないようにしましょう。

活用例
【契約書送付】
＜見積のお願い＞
《作成依頼》
※日程調整※

短い文を囲む記号と長い文を囲む記号の違い
○：【日程調整】▲▲の件での打ち合わせ
×：《▲▲の件で打ち合わせをお願いします》

期日がある用件は件名に記載する

メールの内容への返信や添付している書類の確認に対して期日がある場合は、メールに期日を記載するのは当たり前です。ただ、メール本文に書くことも必要ですが、メールを見落とされ放置となってしまっては元も子もありません。そうならないためにも、件名に期日を書いてメールを開いてもらう可能性を高めましょう。

活用例
【8/15～8/29】トライアル期間のお知らせ
【期日：9/30まで】見積書送付のお願い

ビジネスメールで活用される件名例

それではここで、ビジネスメールでよく活用される件名の例をシーン別ご紹介します。

初めてやりとりする相手へのメールの件名

初めてやりとりする相手へのメールは特に気をつけなければなりません。なぜかというと、件名でどんなメールかわからないと、開いてもらえず、放置されてしまうからです。メールを見てもらうためにも、用件だけではなく、自分の名前や会社名も記載すると良いでしょう。

例
【ご挨拶のお願い】株式会社○○　田中××（氏名）
【ご挨拶】××より担当を引継ぎました

お礼を伝えるメールの件名

何に対するお礼なのかを分かりやすくするように、具体的な用件も入れましょう。そうすることで、ひと目で分かりやすくなり、開いてもらえる可能性が高まります。

例
○月○日打ち合わせの御礼
【御礼】昨日の食事会について

関連記事：御礼メールポイント５選。フレーズ一覧と状況別の文例もご紹介

お詫びを伝えるメールの件名

お詫びメールもお礼メールと同じく、受信ボックスで目にとまるよう具体的に書きましょう。特にお詫びメールは相手に見落とされて時間が経ってしまうと、対応が遅いと相手の心象を悪くしてしまい、関係性の悪化につながりますので、工夫した作成しましょう。また、メールを送るだけでなく、送信後に電話をするといった対策も行い、早急にお詫びの用件が伝わるようにしましょう。

例
【お詫び】××の発注書について
○月○日△△のお詫び

関連記事：お詫びメール作成方法｜状況ごとのフレーズ・文例集

依頼する時のメールの件名

依頼する時も基本は同じです。件名は依頼する内容を具体的に書きましょう。また、納期があるのであれば、件名に記載します。つまり、受信ボックスで何をいつまでにやってほしいのかが分かるようにするのが理想的です。

例
【お願い】××××の資料送付について
《○月○日まで》▼▼の見積書送付をお願いします

アポイントをお願いするメールの件名

アポイントをお願いするメールの件名は送付先との関係性によって書き方が異なります。すでに何度もお会いしたことがある場合には用件だけで問題ありませんが、今まで一度も会ったことがない場合は名前と会社名は件名に記載しましょう。また、初めてお会いする方に対して「アポイント」という言葉を使うのは失礼にあたるので、「ご挨拶」や「ご面談」などの言葉を使いましょう。

例
【日程調整】△△の打ち合わせについて
【ご面談のお願い】○○株式会社　田中××