相手をイラッとさせない依頼/お願いメールの正しい書き方をご紹介

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人にお願いごとをする「依頼」メールの書き方

ビジネスでは、よく依頼やお願いの連絡をメールで行います。依頼やお願いの内容は、相談、製品やサービスの資料請求、見積依頼などさまざま。そこで今回は依頼/お願いメールの基本的な書き方やマナー、そしてビジネスシーンで依頼メールを送る際の注意事項などについて、解説いたします。

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依頼メールの基本的な書き方とマナー

まずは、依頼メールの基本的な形とマナーについてお伝えしていきます。

件名で簡潔に伝える

ビジネスの世界では、一日に何通ものメールを受信します。そのなかでメールを開いてみてもらうためには、どのような依頼なのかが件名で判断できるように「簡潔に分かりやすく」書くことが重要です。

依頼/お願いメールで件名を分かりやすくするには、具体的な用件を盛り込むことです。これらの情報を簡潔に書くことで相手にひとめで要件を理解してもらえるようになります。また、必要に応じて【】などの記号を用いるとこちらの意図や状況が伝わりやすくなります。例えば【お願い】【至急】【○○依頼】などの使い方があります。

〈例〉

【お願い】◯◯◯◯の資料送付について

関連記事:メールを開いてもらえる「件名」のポイントを解説

冒頭には必ず宛名を書く

冒頭に宛名を書くことは、依頼やお願いに限らずビジネスマナーの基本です。基本的には会社名(団体名)、部署名、役職名、名前を冒頭に書くのが一般的です。すでに関係性が出来ているのであれば、部署名や役職名は書かなくても問題ありません。また、社内での依頼メールに関しては「部署名+名前」か「名前のみ」のパターンが多いです。

〈例〉

株式会社△△企画 総務部 総務課
総務部長 ✕✕✕✕ 様

本文には依頼する内容以外は書かない

依頼やお願いをメールで行う場合、その内容以外のことを書いてしまうと依頼内容以外のことを優先してしまい、本来お願いしたい件が忘れ去られることもあります。依頼した内容を期日通りに進めていただくためにも、メールには依頼する内容だけを書くことが大切です。もし、別件がある場合には、別のメールにて送りましょう。

〈例〉

7/15(火) 14:00~より弊社主催で
「メールマーケティング集中講座」を開催する予定です。

本講座では座学やグループワークを行いながら
メールマーケティングに関する知識を身につけていく講座です。

そこで、日本のメールマーケティングの第一人者でもある
◎◎様に本講座にぜひ登壇いただきたいと考え、
ご連絡いたしました。

もし、前向きにご検討いただけるようでしたら
講座の詳細内容をお伝えさせていただきますので、
その旨、ご返信いただけますと幸いでございます。

お忙しいところ、誠に恐縮ですが、
ぜひご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

依頼メール3つのポイント

では「依頼メール」を実際に書くときのポイントについてお伝えしていきます。

依頼メールでは、依頼の内容によって送り手と受け手の「立場」が異なることに注意しましょう。例えば、ある人に何か相談ごとを持ちかけたり、講演やセミナーの講師を依頼したりする場合は、送り手側は「お願い」をする立場になります。
一方、資料請求や見積もりの依頼などの場合、送り手側の「お願い」をするという立場は変わりませんが、受け手側にとって送り手は、「お客様」「クライアント」と同等になります。
前者の場合ならば、依頼にあたっては、相手側に失礼のないように細心の注意を払わなければなりません。一方、送り手側が「お客様」や「クライアント」の立場になる後者の場合であっても、指図をしたり、「お金を払うのだから、多少の無理はきくべきだ」といったような傲慢な態度を取ったりすることはNGです。依頼する相手は大切なビジネスパートナーですから、彼らに対する配慮や気配りも必要です。

こうしたことを踏まえ、依頼メールの3つのポイントを押さえておきましょう。

①理由:依頼の理由をはっきりと

依頼の趣旨や理由が不明確だと、相手に不審に思われてしまうかもしれません。「先日の講演を拝見して興味を持った」「○○の詳細が知りたい」というように、なぜこの人に相談や依頼を持ちかけたのかというしっかりとした動機があると、受け手側も事情が分かり、前向きに検討してくれるでしょう。

②内容:依頼の内容を明確に

例えば、講演を依頼する場合、漠然と「講演をお願いできませんか」と持ちかけるのではなく、日程や場所はもちろんのこと、主催者や対象者についても伝えるようにしましょう。また、謝礼の額など条件の提示も不可欠です。

また、資料請求をする場合、どの製品やサービスについてしりたいのか、見積依頼だったら仕様や数量についてもしっかりとメールに書くようにしましょう。

③配慮:心づかいと誠実さが大切

「セミナーで御社の製品に興味を持ちました。資料請求をお願いします。明日までに2部送ってください」というメールでも、相手には伝わります。しかし、「お手数ですが」「お手すきのときで結構です」などというような相手に配慮した一言を添えるのがマナーです。「ご多用中にお手数をおかけしてしまい大変恐縮ですが」など、文末につけるだけで丁寧な印象になります。
注意しておきたい点としては、自分勝手な理由を書かないことです。「とにかく明日までにほしいので」とか、「この日しか時間がとれないので」といった自分の都合ばかりを書くのは、相手に対して非常に失礼です。
依頼相手に具体的に何をお願いしたいのか、それを簡潔に整理して、なおかつ、相手が答えやすい言い回しと誠実さを文面に載せましょう。もちろん、メールだけでなく電話でフォローしたり、事後にお礼のメールを送ったりする気配りも欠かせません。自分と相手の立場をわきまえ、具体的でなおかつ相手への配慮が盛り込まれたメールを送りましょう。

関連記事:「アンケートのお願い」依頼文を書くときに確認すべき10の項目とは!具体的な例文もご紹介

関連記事:ビジネスマンをとりこにするメール作法~BtoBメールの作り方~

依頼メールで使えるフレーズ

ここでは上述したポイントに加えて、依頼メールでよく使われるフレーズを紹介します。これらのフレーズを使って、相手にとって失礼な文章にならないようにしましょう。

依頼やお願いする文章でよく活用されるフレーズ

文章内でも文中と文末でよく使われるフレーズをご紹介します。

文中

・お忙しいところ、お手数おかけしますが
・ご多忙のなか、大変恐縮ですが
・誠に勝手なお願いではありますが~

文末

・お願い申し上げます。
・~いただけますと幸いです。
・~いただけますと幸甚です。
・~いただければと存じます。

メールの締めに使えるフレーズ

メール本文の締めにも、丁寧なフレーズを活用することで相手に好印象を与えることができます。

・ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
・引き続き、よろしくお願い申し上げます。
・ご協力いただきますよう、お願い申し上げます。
・ご検討くださいますよう、お願い申し上げます。
・ご返答いただけますと幸いでございます。

関連記事:お願いメールを送る際のポイントは?使いやすいフレーズも紹介

シチュエーション別 メールテンプレートを紹介

ここまで解説した内容をふまえて、依頼/お願いメールのテンプレートを以下にご紹介いたします。シチュエーション別に作成しておりますので、それぞれの依頼の場面で活用いただけますと幸いです。

アポイント依頼

▼件名

商品提案についてご面会のお願い

▼宛名

株式会社△△企画 ××××様(xxxx-yyyy@zzz.co.jp)

▼本文

株式会社△△企画 総務部 総務課
×××× 様

いつもお世話になっております。
株式会社●●の原田です。

先日はお忙しい中弊社までお越しいただきまして、
誠にありがとうございました。

ご依頼いただきました商品提案の資料がご用意できました。
つきましては詳細についてご説明させていただきたいのですが、
お打ち合わせのお時間をいただけないでしょうか。

今週でしたら以下の日程で伺うことが可能です。

<候補日>
・〇月〇日(〇) 15:30~18:00
・〇月〇日(〇) 10:00~12:00、または14:00~17:30
・〇月〇日(〇) 10:30~15:00

××様のご都合をご返信いただけますと幸いです。

お忙しいところ誠に恐縮ですが、
ぜひご検討のほどよろしくお願いいたします。

—————————————–

株式会社△△
□□部○○課 原田花子

Mail:aaa_bbb@ccc.co.jp
Tel:○○-○○-○○

—————————————–

見積依頼

▼件名

【お願い】商品のお見積りについて

▼宛名

株式会社△△企画 ××××様(xxxx-yyyy@zzz.co.jp)

▼本文

株式会社△△企画 総務部 総務課
×××× 様

いつもお世話になっております。
株式会社●●の原田です。

早速ですが、弊社では現在貴社の会計ソフト〇〇の導入を検討しております。
つきましては以下の内容でお見積りをお願いしたく存じます。

<見積書について>
・会計ソフト〇〇 Ver.15
・アカウント数:70
・宛名:株式会社△△

ソフト導入に関する会議が〇月〇日(〇)に行われますので、
会議前日の〇日(〇)までに見積書をお送りいただくことは可能でしょうか。
難しい場合はお知らせいただけると幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

—————————————–

株式会社△△
□□部○○課 原田花子

Mail:aaa_bbb@ccc.co.jp
Tel:○○-○○-○○

—————————————–

登壇の依頼

▼件名

【お願い】○○講演講師のご依頼について

▼宛名

株式会社△△企画 ××××様(xxxx-yyyy@zzz.co.jp)

▼本文

××先生

はじめてご連絡させていただきます。
株式会社△△の原田と申します。

先日○○新聞にて××先生の記事を拝見し、
ぜひ○月○日(〇)に開かれる○○講演会に参加していただきたく、
ご連絡いたしました。

○○講演会は○○について研究を行っている方々に
登壇していただいている講演会で、今回で20回目を迎えます。
今までに、○○先生、××先生などが登壇しております。

―――――以下詳細―――――

第20回○○講演会

日時:○月○日(〇)〇:〇~
場所:○○
お礼:\○○

――――――――――――――

ご検討いただけましたら幸いです。
もし、ご不明な点がございましたら、
お気軽にご連絡ください。

お忙しいとは思いますが、ご検討いただけましたら幸いです。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

—————————————–

株式会社△△
□□部○○課 原田花子

Mail:aaa_bbb@ccc.co.jp
Tel:○○-○○-○○

—————————————–

資料送付のお願い

▼件名

【お願い】○○〇〇の資料送付について

▼宛名

株式会社△△企画 ××××様(xxxx-yyyy@zzz.co.jp)

▼本文

株式会社△△企画 総務部 総務課
×××× 様

はじめてご連絡させていただきます。
株式会社〇〇システムズの原田と申します。

さて、〇月〇日(〇)に開かれました
△△セミナーで
御社製品の「○○○○」を拝見いたしました。
御社では○○○の制作を行っておりまして、
ぜひ、購入を検討したいと考えております。

つきましては、製品の資料などがございましたら、
お送りいただきたくお願い申し上げます。
来週〇日(〇)に弊社の会議にて検討したいと考えておりますので、
それまでに送っていただくことは可能でしょうか。
難しければ、ご連絡いただければ幸いです。

ご多用中、お手数おかけしてしまい大変恐縮ですが、
よろしくお願いいたします。

—————————————–

株式会社〇〇システムズ
□□部○○課 原田花子

Mail:aaa_bbb@ccc.co.jp
Tel:○○-○○-○○

—————————————–


ビジネスにおいては、相手に依頼やお願いごとをするシーンはよく訪れます。依頼された側にとっても気持ちよく業務に取り組めるよう、今回解説した依頼/メールの基本的な書き方とポイントはおさえておきましょう。また、ビジネスメールにはその他にも様々なシーンで活用することができます。メルラボでは「お礼」をする場合と「お詫び」をする場合のビジネスメールの解説記事もありますので、ぜひ以下の記事もご覧くださいませ。

関連記事:【文例あり】相手に感謝を伝える「お礼メール」の書き方

関連記事:ビジネスシーンで活用できる「お詫びメール」の書き方

また、営業目的のメールにおいても書き方のコツやポイントがあります。アポイント数や受注数をあげるためにはどのようなメールが有効的かを以下の記事で解説しておりますので、こちらもご覧いただけますと幸いです。

関連記事:【例文あり】営業メールの書き方を解説!商談獲得できた事例もご紹介

関連記事:【状況別7つの例文】アポを取るためのメール営業のコツ

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鈴木 久仁香

ターゲットメディア株式会社執行役員。創業時よりBtoB企業のマーケティング支援業務に携わり、現在は主にBtoB企業のリード獲得、リードナーチャリング案件を担当しています。
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