メールの基本の書き方と人にお願いごとをする「依頼」メールの書き方

ビジネスでは、よく「依頼」の連絡をメールで行います。依頼の内容は、お願いごとや相談、製品やサービスの資料請求、見積依頼などさまざま。そこで今回はそもそものビジネスメールの基本的な書き方やマナー、そしてビジネスシーンで依頼メールを送る際の注意事項などについて、見ていきます。

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ビジネスメールの基本的な書き方とマナー

まずこの章では、ビジネスメールの基本的な形とマナーについてお伝えしていきます。

件名の書き方

ビジネスの世界では、一日に何通ものメールが飛び交っているため、件名にメールの内容を簡潔にまとめることが求められます。

では、どのように件名を書けばいいのでしょうか？

重要なのは具体的な用件や日付、自社や自身の名前を盛り込むことで、相手に要件が一目で分かるように工夫されていることです。また、必要に応じて【】などの記号を用いるとこちらの意図や状況が伝わりやすくなります。例えば【お願い】、【至急】などの使い方がありますね。

〈例〉

【お願い】◯◯◯◯の資料送付について（〇〇システムズ・原田）

宛名の書き方

宛名を書くことは、ビジネスマナーの基本です。基本的には会社名（団体名）、部署名、役職名、名前、敬称を一行目に書けば問題ありません。

〈例〉

株式会社△△企画

総務部 総務課

✕✕✕✕　様

本文の書き方

メールの本文にも守るべきマナーがあります。

まずは冒頭のあいさつと、結びのあいさつです。これらは例にあげたような簡潔なもので構いません。

〈例〉

冒頭…「お疲れ様です」(社内向け)、「お世話になっております」(社外向け)

結び…「ご検討のほどよろしくお願いします」(社内向け)

そして本文を書く上でもう一つ重要なのが、署名です。署名もまた大事なメールマナーであり、自分の基本情報を示す重要な記述です。署名には社名、所属部署名、役職名、名前、メールアドレス、電話番号、などを書くのが一般的です。

〈例〉

株式会社〇〇システムズ

△△部〇〇課　原田花子

Mail:aaa_bbb@ccc.co.jp

Tel:◯◯-◯◯-◯◯

依頼メール3つのポイント

これまでビジネスメールの基本的な書き方についてお話ししてきましたが、ここからは「依頼メール」を実際に書くときのポイントについてお伝えしていきたいと思います。

依頼メールでは、依頼の内容によって送り手と受け手の「立場」が異なることに注意しましょう。

例えば、ある人に何か相談ごとを持ちかけたり、講演やセミナーの講師を依頼したりする場合は、送り手側は「お願い」をする立場になります。

一方、資料請求や見積もりの依頼などの場合、送り手側の「お願い」をするという立場は変わりませんが、受け手側にとって送り手は、「お客様」「クライアント」と同等になります。

前者の場合ならば、依頼にあたっては、相手側に失礼のないように細心の注意を払わなければなりません。一方、送り手側が「お客様」や「クライアント」の立場になる後者の場合であっても、指図をしたり、「お金を払うんだから、多少の無理はきくべきだ」といったような傲慢な態度はNGです。依頼する相手は大切なビジネスパートナーですから、彼らに対する配慮や気配りも必要なのです。

こうしたことを踏まえ、依頼メールの3つのポイントを押さえておきましょう。

①理由：依頼の理由をはっきりと

依頼の趣旨や理由が不明確だと、相手に不審に思われてしまうかもしれません。「先日の講演を拝見して興味を持った」「○○の詳細が知りたい」というように、なぜこの人に相談や依頼を持ちかけたのかというしっかりとした動機があると、受け手側も事情が分かり、前向きに検討してくれるでしょう。

②内容：依頼の内容を明確に

例えば、講演を依頼する場合、漠然と「講演をお願いできませんか」と持ちかけるのではなく、日程や場所はもちろんのこと、主催者や対象者についても伝えるようにしましょう。また、謝礼の額など条件の提示も不可欠です。

また、資料請求をする場合、どの製品やサービスについてしりたいのか、見積依頼だったら仕様や数量についてもしっかりとメールに書くようにしましょう。

③配慮：心づかいと誠実さが大切

「セミナーで御社の製品に興味を持ちました。資料請求をお願いします。明日までに2部送ってください」というメールでも、相手には伝わります。しかし、「お手数ですが」「お手すきのときで結構です」などというような相手に配慮した一言を添えるのがマナーです。「ご多用中にお手数をおかけしてしまい大変恐縮ですが」など、文末につけるだけで丁寧な印象になります。

これで大丈夫！依頼メールのテンプレート！

ほかに気を付けたいのが、自分勝手な理由を書かないことです。「とにかく明日までにほしいので」とか、「この日しか時間がとれないので」といった自分の都合ばかりを書くのは、相手に対して非常に失礼です。

依頼相手に具体的に何をお願いしたいのか、それを簡潔に整理して、なおかつ、相手が答えやすい言い回しと誠実さを文面に載せましょう。もちろん、メールだけでなく電話でフォローしたり、事後にお礼のメールを送ったりする気配りも欠かせません。

自分と相手の立場をわきまえ、具体的でなおかつ相手への配慮が盛り込まれたメールを送りましょう。

いかがでしたでしょうか。ビジネスメールの基本的な書き方と「依頼メール」のポイントがお分かりいただけたでしょうか。

次回は催促、抗議、反論の書き方をご紹介します。