メールのトンマナを決める【連載第３回】

そもそも「トンマナ」ってナニ？

【連載第1回】で、「誰に出すのか？」によってメールの「切り口」や「書き方」が違ってくる・・・という話をしました。 「書き方」のことを、「トンマナ」（トーン＆マナー）と言ったりします。 「トンマナ」（トーン＆マナー）は、広告やデザインの世界でよく使われる言葉で、「デザインに一貫性を持たせることを目的とした表現のルール」を指します。 具体的に説明しましょう。 以下の２つの文字列を見比べてみてください。   上（ゴシック体）は、なんとなく「ビジネス文書のような感じ」・「力強い感じ」がしますよね。下（明朝体）は、なんとなく「女性からの手紙のような感じ」・「上品な感じ」がしますね。 この「○○な感じ」を、「ひとつのクリエイティブの中で統一するためのルール」のことを「トンマナ」（トーン＆マナー）と呼ぶのです。 では、文章における「トンマナ」（トーン＆マナー）とは、何でしょうか？  

文章の「トンマナ」ってナニ？

こちらも具体的に説明しましょう。 以下の４つの文字列を見比べてみてください。 １：協力していただけると嬉しいです～(^－^) ２：ご協力お願いします！ ３：ご協力をお願いいたします。 ４：お力添えをお願いいたします。 それぞれに、「○○な感じ」が異なっているのがわかると思います。 １は、親しげな感じ　相手との距離感はかなり近い感じ ２は、力強い感じ　相手との距離感は、１ほどは近くないけれど、わりと近い感じ ３は、丁寧な感じ　相手との距離感は遠い感じ ４は、非常に丁寧な感じ　相手との距離感は遠い感じ（相手がかなり目上のような感じ） ・・・ではないでしょうか。 このように文面から受け取る「○○な感じ」を、「ひとつの文書の中で統一するためのルール」のことを、「文章のトンマナ」（トーン＆マナー）と呼ぶのです。 メールの基本的な「トンマナ」（トーン＆マナー）として、どのようなことを決めておけばいいかについては、「準備編　第８回」でご紹介していますので、そちらを参考にしてください。 本記事では、「誰に出すのか？」によって、「トンマナ」（トーン＆マナー）がどう変わるのか？をご説明します。  

メールの「トンマナ」の決め方：お付き合いの程度で決める

仮に、次のメールでは、「働き方改革に関するソリューション」を紹介することに決まったとします。 メール配信の対象者を、以下のように決めたとします。（前々回記事参照） この（１）～（４）の中で、「トンマナ」（トーン＆マナー）に特に影響が大きい情報はどれだと思いますか？ 答えは、（４）です。 では、「お付き合いの程度」によって、トンマナ（トーン＆マナー）がどう変わるのか、具体的に見てみましょう。 たとえば、「AAAソリューションズ　の　山田さん」は、「BBB商事　の　佐藤さん」の担当営業だったとします。 山田さんは、月に１回程度佐藤さんを訪問し、事例のご紹介をしたり、新しいサービスのご案内をしたりしています。 あるとき、AAAソリューションズから佐藤さんに、セミナーのご案内メールが届きました。 【A】

FROM：　 AAAソリューションズ　セミナー担当 件名：　【セミナー情報】佐藤さま　今企業がとるべきセキュリティ対策とは？ 本文： BBB商事　佐藤さま いつもお世話になっております。AAソリューションズです。 企業や組織の情報資産を取り巻く脅威がますます高度化・複雑化している昨今、総合的な対策が必要になっております。 そこで、私どもでは・・・

【B】

FROM：　山田＠AAAソリューションズ 件名：　山田です！佐藤さまのお役に立ちそうなセミナーのご紹介です 本文： BBB商事　佐藤さま AAAソリューションズ　山田です。いつもお世話になっております。 本日は、ぜひ佐藤さまに来ていただきたいセミナーがありましたので、ご連絡を差し上げました。 きっと御社の課題解決に役立つと思います！ ・・・いかがでしょうか？

【B】の方が、圧倒的に「メールを読んでみよう」「セミナーに行ってみよう」という気になるのではないでしょうか？ でももし、佐藤さんが山田さんを知らなかったら、こんなメールが来たら、「誰！？」とびっくりしますよね？　あるいは、山田さんが「名刺交換しただけ」くらいの関係だったとしても、なれなれしすぎて、びっくりするのではないかと思います。 つまり、佐藤さんと山田さんのお付き合いの程度によって、文章の書き方が大きく変わってくるということですね。 見ていただいたとおり、【B】は、文章が多少くだけていることからも、山田さんから佐藤さんに直接送ったメールのように見えます。 一斉送信のメールであっても、担当営業がついている場合には、このようなメールを送ると、とても効果的です。  

まとめ

BtoBメールの「書き方」（トーン＆マナー）は、相手とのお付き合いの程度によって変わる。 ということは、メール配信のときに、少なくとも「既に担当営業がついている方」と「まだついていない方」は分けて配信した方がいい、ということですね。 次回は、「件名」に関するお話しです。「件名」も、基本的な書き方にプラスして、「誰に出すのか？」などの要因によって、都度書き方が変わるんですよ。お楽しみに！