一斉メールは全員BCCで送っていいの?正しいリマインドメールの送り方をご紹介

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BCCで営業メールが届くと、どうしても違和感を覚えてしまいます。「雑な対応だなぁ」と感じてしまうのです。なぜそう感じるのかを説明しましょう。

例えば、面識のある相手から、年末年始の休暇の案内がBCCで届いたらどうでしょう。一斉送信で形式的な連絡を送っている。そのサインにもなるので、そこまで違和感は生まれません。ただの通達のようなイメージです。送信者も返信を求めていません。

今度は、面識のない相手から、BCCでイベントの案内やアポイントを求めるメールが届いたらどうでしょう。雑だという印象を受けたり、大事にされていないと感じたりするのではないでしょうか。返信を求めるメールをBCCで送ること自体に違和感があります。

このコラムでも繰り返し書いているとおり、相手の状況に応じてメールの内容を書き分ける。相手に刺さる言葉を選んで使う。それが重要です。

BCCは全員に同じメールが届きます。どうしても最大公約数を考えてメールを送るので、ぼやけた内容、無難な内容になってしまうのです。

リマインドメールやお礼メールの送り方

とはいってもBCCでメールを送ることもあるでしょう。その一例が、セミナーやイベントの参加者に対するリマインドメールやお礼メール。

前日にリマインドメールが届くと「丁寧な対応だな」「しっかりしている会社だな」と安心します。お礼メールが届くと「参加してよかったなぁ」「フォローがしっかりしているなぁ」と思うかもしれません。

画一的な対応で十分なため、文面を変える必要がない。そんなときにBCCを使う人もいるでしょう。でも、その対応にはリスクが潜んでいます。

結論からいうと、BCCの利用はお勧めできません。

リマインドメールは、様々な場面で送られています。リマインドとは、英語で「思い出させる・気づかせる」といった意味です。つまり、リマインドメールは相手に予定を思い出させるためであったり、確認だったりと、ビジネスの場面でよく用いられます。

例えば、

・取引先へのアポイントの確認、調整

・会議の出欠確認

・締め切りが迫っている時に相手に知らせる

・回答をもらいたいのにまだもらっていない

など、予定がある時に忘れないように知らせたり、調整したりする場合によく用いられます。

リマインドメールを送るタイミングは、それぞれ異なります。ただし、早すぎたり遅すぎたりすると、意味のないものとなってしまう恐れがあるため、タイミングには注意が必要です。

一般的に、大事な会議やパーティーなどは、3日前くらいが適切です。長期的なスケジュールを要する仕事の納期の確認などは、1か月前など早めに送ることもあります。

リマインドメールを書く時のポイント

リマインドメールは、要点を明確に書くことが大事です。「5W1H」を意識すると、大切なポイントを逃がさずにすっきりまとまるでしょう。

もちろん、ビジネスメールですから、挨拶文や最後に「ご確認お願いします」といった言葉も記載します。
出欠確認等、メールの返信を求める場合には、いつまでに返信して欲しいのかを強調し、件名に「返信をお願いします」など入れるとスムーズに物事を運びやすくなります。

リマインドメールの例文をご紹介

ここで、リマインドメールの一例をご紹介します。


(重要な会議が近づいてきた時)
いつもお世話になっております。
株式会社○○の△△です。

××の件の会議の日程が近づいてまいりました。改めてご案内をさせて頂きます。

日時 
場所
目的

大変にご多用中とは存じますが、よろしくお願いいたします。

宛先(TO)、CC(Carbon Copy)、BCC(Blind Carbon Copy)の違い

メールは宛先(TO)、CC(Carbon Copy)、BCC(Blind Carbon Copy)のどれを使っても届けることができます。しかしそれぞれ意味が異なります。

宛先(TO)メインの送信先。読んで対応(返事)をしてほしい相手を指定する。
TOで受け取った人が返事をする。
CC(Carbon Copy)TOの人に送った内容を同時に共有したい相手を指定する。
CCで受け取った人は読む責任はあるが、原則、返信は不要。
BCC(Blind Carbon Copy)TO、CC、BCCの受信者に存在を知らせることなく、メールを送りたいときに使う。
BCCで受け取った人は、TOとCCで誰が受信しているか分かる。

これらの意味の違いを「なんとなく知っている」というレベルだとしたら要注意。死活問題につながることもあるのです。

メールで一般的に使うのはTOとCCです。BCCがデフォルトでは非表示になっているケースもあります。

例えば、新入社員に「明日のセミナーのリマインダをBCCで送っておいて」と依頼したとします。メールソフトを立ち上げてもTOとCC欄しか表示されていない。「BCCって言ったけどどれのことだろう。TOじゃないからCCかなぁ」なんて勘違いする可能性があるのです。

実際、BCCで送るべきものをCCで送ってしまったという誤送信は毎日のように起こっています。「自分は大丈夫」「そんなミスはしない」と思っていてもヒューマンエラーは必ずといっていいほど、どこかで起こっています。

大量のメールを送る場合は

セミナーのお礼メールやリマインダメールなど、たくさん送らなくてはいけない場合、選択肢は次の2つです。

・1通1通、手動で送る
・システムを使って送る

セミナーのお礼メールはアンケートを見ながら1通1通、文章を変えて送った方が効果的。時間はかかるかもしれませんが、それ以上の成果をあげられるでしょう。相手も「私のためにメールを書いてくれている」「アンケートに書いた質問に答えてくれている」と感じます。

私の場合、30通くらいまでは全て手動で文章を変えています。自分事にとらえてもらえるよう、相手にあった情報を書いています。同じことを伝えるにしても、相手にあわせて表現も変えています。

30通以上や同じ内容をメールで送りたいときはメール配信のASPを利用しています。ASPサービスは月額数百円から数万円までとピンキリです。コストはかかりますが、BCCで送るべきものをCCで送ってしまったといった情報漏えいを防ぐことができます。それだけでも安い投資だといえるでしょう。

関連記事:メールのCCとBCCの違いは?BCCで一斉配信してはいけない5つの理由

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平野友朗

株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役  一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事  筑波大学人間学類卒業。広告代理店勤務を経て2003年、メルマガ専門コンサルタントとして独立。起業当初から発行しているメルマガ「平野友朗の思考・実践メルマガ【毎日0.1%の成長】」は2,000回以上配信。メディア掲載多数。著書29冊。

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