一斉メールは全員BCCで送っていいの？正しいリマインドメールの送り方をご紹介

BCCで営業メールが届くと、どうしても違和感を覚えてしまいます。「雑な対応だなぁ」と感じてしまうのです。なぜそう感じるのかを説明しましょう。

例えば、面識のある相手から、年末年始の休暇の案内がBCCで届いたらどうでしょう。一斉送信で形式的な連絡を送っている。そのサインにもなるので、そこまで違和感は生まれません。ただの通達のようなイメージです。送信者も返信を求めていません。

今度は、面識のない相手から、BCCでイベントの案内やアポイントを求めるメールが届いたらどうでしょう。雑だという印象を受けたり、大事にされていないと感じたりするのではないでしょうか。返信を求めるメールをBCCで送ること自体に違和感があります。

このコラムでも繰り返し書いているとおり、相手の状況に応じてメールの内容を書き分ける。相手に刺さる言葉を選んで使う。それが重要です。BCCは全員に同じメールが届きます。どうしても最大公約数を考えてメールを送るので、ぼやけた内容、無難な内容になってしまうのです。

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リマインドメールやお礼メールの送り方

とはいってもBCCでメールを送ることもあるでしょう。その一例が、セミナーやイベントの参加者に対するリマインドメールやお礼メール。

前日にリマインドメールが届くと「丁寧な対応だな」「しっかりしている会社だな」と安心します。お礼メールが届くと「参加してよかったなぁ」「フォローがしっかりしているなぁ」と思うかもしれません。画一的な対応で十分なため、文面を変える必要がない。そんなときにBCCを使う人もいるでしょう。

でも、その対応にはリスクが潜んでいます。結論からいうと、BCCの利用はお勧めできません。

リマインドメールは、様々な場面で送られています。リマインドとは、英語で「思い出させる・気づかせる」といった意味です。つまり、リマインドメールは相手に予定を思い出させるためであったり、確認だったりと、ビジネスの場面でよく用いられます。

例えば、

・取引先へのアポイントの確認、調整
・会議の出欠確認
・締め切りが迫っている時に相手に知らせる
・回答をもらいたいのにまだもらっていない

など、予定がある時に忘れないように知らせたり、調整したりする場合によく用いられます。

リマインドメールを送るタイミングは、それぞれ異なります。ただし、早すぎたり遅すぎたりすると、意味のないものとなってしまう恐れがあるため、タイミングには注意が必要です。一般的に、大事な会議やパーティーなどは、3日前くらいが適切です。長期的なスケジュールを要する仕事の納期の確認などは、1か月前など早めに送ることもあります。

リマインドメールを書く時のポイント

リマインドメールは、要点を明確に書くことが大事です。「5W1H」を意識すると、大切なポイントを逃がさずにすっきりまとまるでしょう。

もちろん、ビジネスメールですから、挨拶文や最後に「ご確認お願いします」といった言葉も記載します。
出欠確認等、メールの返信を求める場合には、いつまでに返信して欲しいのかを強調し、件名に「返信をお願いします」など入れるとスムーズに物事を運びやすくなります。

リマインドメールの例文をご紹介

ここで、リマインドメールの一例をご紹介します。

宛先（TO）、CC（Carbon Copy）、BCC（Blind Carbon Copy）の違い

メールは宛先（TO）、CC（Carbon Copy）、BCC（Blind Carbon Copy）のどれを使っても届けることができます。しかしそれぞれ意味が異なります。

これらの意味の違いを「なんとなく知っている」というレベルだとしたら要注意。死活問題につながることもあるのです。

メールで一般的に使うのはTOとCCです。BCCがデフォルトでは非表示になっているケースもあります。

例えば、新入社員に「明日のセミナーのリマインダをBCCで送っておいて」と依頼したとします。メールソフトを立ち上げてもTOとCC欄しか表示されていない。「BCCって言ったけどどれのことだろう。TOじゃないからCCかなぁ」なんて勘違いする可能性があるのです。

実際、BCCで送るべきものをCCで送ってしまったという誤送信は毎日のように起こっています。「自分は大丈夫」「そんなミスはしない」と思っていてもヒューマンエラーは必ずといっていいほど、どこかで起こっています。

大量のメールを送る場合は

セミナーのお礼メールやリマインダメールなど、たくさん送らなくてはいけない場合、選択肢は次の2つです。

・1通1通、手動で送る
・システムを使って送る

セミナーのお礼メールはアンケートを見ながら1通1通、文章を変えて送った方が効果的。時間はかかるかもしれませんが、それ以上の成果をあげられるでしょう。相手も「私のためにメールを書いてくれている」「アンケートに書いた質問に答えてくれている」と感じます。

私の場合、30通くらいまでは全て手動で文章を変えています。自分事にとらえてもらえるよう、相手にあった情報を書いています。同じことを伝えるにしても、相手にあわせて表現も変えています。

30通以上や同じ内容をメールで送りたいときはメール配信専用のサービスを利用しています。サービスは月額数百円から数万円までとピンキリです。コストはかかりますが、BCCで送るべきものをCCで送ってしまったといった情報漏えいを防ぐことができます。それだけでも安い投資だといえるでしょう。

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平野友朗

株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役。一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事。実践塾シェアクラブ 主宰。 1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類で認知心理学専攻。広告代理店勤務を経て、2003年、メルマガ専門コンサルタントとして独立。2004年、アイ・コミュニケーション設立。ビジネスメール教育・改善の第一人者として知られ、メールコミュニケーションの専門家。メールに関するメディア掲載1500回以上、著書32冊。メールを活用した営業手法には定評があり、メールやメルマガなどを駆使して1万社以上の顧客を開拓。メールのスキルアップ指導、組織のメールに関するルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などに数多く携わる。官公庁、企業、団体、学校での講演や研修、コンサルティングは年間150回を超える。日本初のビジネスメール教育事業や検定試験を立ち上げるなど、ビジネスメール教育の普及に尽力している。

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