送ってしまってからでは遅い！誤配信を防ぐチェック体制とは？

転ばぬ先の杖

ことわざの中に「転ばぬ先の杖」という言葉があります。転んでしまう前に杖を用意して、地面や前方を確かめて歩く様を表していて、転じて、失敗する前に入念な準備を行うことを意味しています。転んでもリカバリーができればいいのですが、場合によっては取り返しがつかない状況になることも…ビジネスにおいても、失敗を避けるための準備は必要不可欠です。

メールマガジンにおける最大のミス

ビジネスの現場では、様々な失敗の種があります。発注ミスに添付漏れ、添付間違いなどなど…こうしたミスはときに笑い話に、ときに死活問題へとつながります。メールマーケティングの現場では、最も大きなミスに誤配信というものがあります。

メールの内容に間違いがあったり、送り先を間違えてしまったり、様々なミスが考えられますが、こうしたミスはなぜ起きてしまうのでしょうか？

メールマガジンの誤配信における、ミスの発生原因について考えてみましょう。

誤表記、事実誤認、URLの記載ミスなどに関しては、単純なチェック体制の不備が挙げられます。差し替え文章のミスについても、コードの入力ミスが原因となります。また、セグメントのミスや、誤った連絡先の混入といった送信先のミスに関しては、配信システムの設定にミスがあったことが原因となります。

つまりミスが起きた場所や、システムに差こそあれ、配信のミスは全て最後の設定者、あるいは確認者によるヒューマンエラーという点に帰結します。

システムのトラブルなどとは異なり、こうしたヒューマンエラーを防ぐことは簡単ではありません。誤配信を防ぐには、徹底した制作フロー・確認フローの確立が求められているのです。

誤配信を防ぐ制作・確認フローとは？

それでは、誤配信を防ぐためのフローとは、どのようなものでしょうか？

こうした配信ミスは企業の印象に大きな影を落とすため、各企業で様々な体制が敷かれていると思いますが、重要なポイントとしては以下が挙げられると思います。

　①チェックには必ず第三者のチェッカーを入れる
　②配信システムを併用しない

①に関しては、制作・配信、全ての状態のときに当てはまる対策です。

多くの場合、製作者以外の人間がチェックすることはよくあるのではないでしょうか？しかし、製作者以外でも、案件に長く関わっている人間の場合、慣れが生まれ、チェックがおろそかになる部分が出てきます。

案件とは関係のない人間、普段関わらない人間に、部外者の視点から確認してもらうことで、関係者が築けない違和感などを感じられる場合があります。

これは、配信システムの最後のチェックでも同じことが言えます。「いつもどおりだから大丈夫」という、油断を持つことがない人物にチェックをしてもらうことで、配信対象者が違う、コードが違うといったミスを避けることができます。

②に関しては、配信システムそのものに関する対策です。多くのメルマガを配信している企業の場合、同一のシステムで複数のメルマガを管理している場合があります。この際にひとつのメルマガに関わるものが、全ての配信権限を有していると、顧客リストの取り違えなど、配信ミスが起こる可能性が高まります。

メルマガごとにキッチリと配信権限を管理することで、少なくとも全く無関係のユーザに誤配信を行うリスクは避けることが可能です。

もちろん、こうした対策のほか、校正ソフトを入れたり、テスト配信を行うといった対策も重要ですが、今回挙げたふたつのポイントについてもぜひ、取り入れてみてください。

今回のポイントがみなさんにとっての「転ばぬ先の杖」となることを願っています。

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米澤 信弘

株式会社ライトアップでメールマーケティング施策やコンテンツ制作のプロデュースを担当しています。愛読書は北方健三先生の大水滸シリーズです。

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