投稿日:2021年06月22日

ビジネスメールの書き方を文例も交えて解説

ビジネスメール

ビジネスメールは、簡単に社内外の関係者とやりとりができるため、重宝されているツールのひとつです。ただ、書き方やマナーを認識しておかないと、受信者に悪い印象を与えてしまいます。そこで、ビジネスメールの書き方やマナーを文例も交えて解説します。

ビジネスメールの書き方

ビジネスメールとは、コミュニケーションツールのひとつであるメールを活用して、ビジネス上の関係者とやり取りを行うことを指します。プライベートで活用するときのメールとは違い、件名や本文など注意しておくべきポイントがあります。このポイントを押さえているかどうかで受信者に与える印象が大きく変わりますので、しっかり理解しておきましょう。では、注意すべきポイントを中心にビジネスメールの書き方をご紹介します。

関連記事：いまさら人に聞けない！？ビジネスにおけるメールの基本の“キ”

ビジネスメールにおけるマナー

メールの作成に取り掛かる前に、ビジネスメールには押さえておくべきマナーがあります。このマナーをおろそかにすると、作成するメールの文面にも影響がありますので、理解しておきましょう。

関連記事：新人社員は要チェック！ビジネスメールのマナーと注意点

メール以外のツールと使い分ける

メールは手軽に活用できるものの、受信者がすぐに読めない状況にある可能性もあります。すぐに確認が必要な用件は電話やチャットなどでコミュニケーションを図るほうが得策といえます。このように状況に応じて、メール以外のツールも活用した適切なコミュニケーションを図ることが大切です。

メールを送る時間帯

メールの利点として、受信者の都合がいいタイミングで読むことができます。ただ、いつでも読めるからといって終業時間外に送ると、受信者にとっては迷惑になってしまいます。緊急の用件でない限り、基本的には勤務時間帯に送りましょう。

できるだけ返信は早めに

受信したメールに対して長時間放置することは、相手に失礼です。最低でも1営業日以内には返信するように心がけましょう。また、どうしても返信できない場合は、いつまでに返信するかを相手に連絡することが大切です。

件名

ビジネスメールの件名は簡潔に分かりやすく書くことが大切です。一般的なメーラーの受信ボックスでは一覧表示画面に表示される件名の文字数はPCだと30文字前後、スマホだと15文字前後です。ビジネスメールはPCで確認することが多いですが、最近では会社用のスマホでメールを確認することも多くなっているので、15～20文字程度で簡潔に書きましょう。また、確実に開いてもらえるよう、件名で「どんな用件か」を分かりやすく伝えることが重要です。例えば、期日のある用件の場合には、件名で期日を記載すると開封される可能性が高まるでしょう。

○ ⇒ 【期日：7/31まで】契約書確認のお願い

× ⇒ 先日お送りしました○○サービスの契約書の確認状況はいかがでしょうか

件名のポイント
・15～20文字程度で簡潔に
・「どんな用件か」を分かりやすく

関連記事：メールを開いてもらえる「件名」のポイントを解説

宛名

ビジネスメールの冒頭には宛名を書きます。宛名は基本的に会社名＋部署名＋役職名＋名前の構成となります。実際は以下のように書くのが一般的です。

株式会社○○　△△事業部
事業部長　■■様

やりとりを重ねて、関係性が深まっているようであれば、部署名や役職名は不要になるケースが多いです。

株式会社○○　■■様

また、社内のビジネスメールでは名前の後に「様」ではなく、■■事業部長や■■さんとすることが多いです。ただ、これは会社のルールによって違います。実際に私の前職では役職名をつけた形の宛名で送ることが多かったのですが、現職では「さん」をつけた宛名が一般的です。もし初めて社内の目上の方にビジネスメールを送る際には、周りの先輩社員に確認するといいでしょう。

宛名のポイント
・一般的には「会社名＋部署名＋役職名＋名前」
・関係性が深まっているのであれば「会社名＋名前」でも問題ない
・社内向けは名前のあとに「役職名」か「さん」が一般的

書き出し

ビジネスメールの書き出しは、挨拶文と自分の名前を書きます、社外の人とのやりとりであれば、「お世話になっております」という挨拶文と自分の社名と名前が一般的です。

お世話になっております。
株式会社◆◆の●●です。

関係性が深まっていれば「いつもお世話になっております」や「大変お世話になっております」といった形でより丁寧な挨拶文を書くケースもあります。

社内は、「お疲れ様です」という挨拶文を使うケースが多いです。名前部分に関しては、交流があれば名前のみでも問題ありませんが、交流がないのであれば受信者に認識してもらうためにも、所属部署と名前を書きましょう。

書き出しのポイント
・挨拶文と自分の名前を書く
・関係性によって、丁寧な挨拶文を書くケースもある
・社社内向けは交流の有無で名前部分の書き方が変わる

関連記事：営業メールは導入が命

メール内容

ビジネスメールの内容を書くコツとしては、用件を簡潔に伝えることです。「より丁寧に書かないといけないのでは」という思いでメールを書いている方もいらっしゃいますが、受信者が知りたいのは「どのような用件なのか」です。長々とした文章では用件が伝わらないため、短く簡潔に書きましょう。また、基本的に1つのメールに1つの用件で書くことが重要です。メール内容に複数の用件が書かれていると、冒頭の用件だけ読み取って、その他の用件が伝わらない可能性があります。もし複数の用件がある場合はできるだけ別のメールにて用件を伝えるようにしましょう。
さらに、打ち合わせや提出期日などの日程が決まっている場合には、確認の意味も含めてメール内容に記載することも大切です。電話や対面の場で口頭にて日程を伝えたとしても時間が経つと忘れてしまうこともあります。そんな時に、メールの内容に日程が書いてあれば、仮に忘れたとしても再度確認することができいい印象を与えることができます。

先日、ご紹介いたしました
◎◎の件について、資料を送付いたします。

※資料添付しております。

詳細なご説明につきましては、
ご訪問時にお伝えさせていただきます。

▼ご訪問日程 7/15(木)　11:00～

メール内容のポイント
・用件を簡潔に伝える
・1つのメールに1つの用件
・決まった日程は書いておく

締め

ビジネスメールにおける締めの文面は、用件によって変わります。例えば、何かを依頼する時であれば、「お忙しいところ、お手数をおかけしますが～」といった言葉を使います。また、確認をお願いする場合は「ご確認のほど」や「ご査収のほど」といった言葉を活用します。このように依頼やお願いごとがある場合は相手を気遣う言葉で締めることが大切です。その他ですと、これからも関係性を築いていきたい場合は「今後とも」といった言葉で締めます。また、締めの文章の最後は「よろしくお願いします」を使うことが一般的です。場面によっては「よろしくお願い申し上げます」といったより丁寧な表現で締めるとより交換を持たれるでしょう。

依頼する場合
お忙しいところ、お手数をおかけしますが
ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。

関係性を築いていきたい場合
お忙しいところ、恐縮ですが
今後とも、よろしくお願いいたします。

締めのポイント
・用件によって変わる
・文章の最後は「よろしくお願いします」

署名

ビジネスメールでは、本文の最後には署名を入れます。署名に入れる情報としては以下になります。

・会社名
・部署名
・名前
・住所
・電話番号
・メールアドレス
・自社サイトのURL

また署名には装飾を使います。ただ、あまりにも派手なものは避けたほうがいいでしょう。
以下は実際に私が使っている署名です。

□■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
　・-～「配配メール」でメール配信を
　もっと効果的に。もっとラクに。～-・

　株式会社ラクス
　クラウド事業本部　配配メール事業部
　大塚陽生

　〒151-0051
　東京都渋谷区千駄ヶ谷5-27-5 リンクスクエア新宿7階
　TEL 　：03-6675-3612
　Mail 　：it-sc@rakus.co.jp
　HP　：https://www.hai2mail.jp/
　Twitter：https://twitter.com/haihaimail/

　ラクスクラウドサービス一覧
　HP ：https://www.rakus.co.jp/service/
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━■□

署名のポイント
・会社名や部署名などの情報を入れる
・装飾は控えめに

各シーンにおける文例

ここからは、上述したビジネスメールの書き方のポイントを踏まえて、各シーンにおける文例を紹介していきます。ここで紹介しているシーンは代表的なものばかりですので、ぜひご参考ください。

初めての挨拶

ビジネスシーンでは初めての挨拶をメールで行うこともあります。初めての挨拶はまだ関係性ができてない相手にメールを送りますので、特に丁寧な文章を心がけることが重要です。以下のポイントをふまえてメールを作成しましょう。

ポイント
件名　　：簡潔に書くものの、自分の情報は伝える
書き出し：初めてメールを送ることを伝える
本文　　：メールした経緯と自己紹介文を書く

件名

××社様からのご紹介[株式会社○○　■■]

差出人名

株式会社○○　■■

本文

株式会社▲▲　△△事業部
事業部長　◎◎様

突然のご連絡、失礼いたします。
私株式会社○○　■■と申します。

この度、株式会社××の◇◇様よりご紹介いただき、
メールを差し上げた次第でございます。

弊社はBtoB企業様のマーケティング支援事業を展開しており、
これまで述べ○百社以上の企業様のマーケティング業務に
携わってきた実績がございます。

ぜひご挨拶とともに弊社のサービス紹介の
お時間もいただけますと幸いでございます。

お忙しいところ、大変恐縮ですが
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

署名

お礼・感謝

相手に何かしてもらった時は、お礼や感謝の気持ちを伝えることが大切です。このお礼や感謝の気持ちを届けるためにメールを活用することは、ビジネスシーンでよくあります。このお礼や感謝の気持ちをしっかりと相手に伝えられるよう、以下のポイントをふまえて、メールを作成しましょう。

ポイント
件名　　：何に対してのお礼かを簡潔に書く
本文　　：感謝の気持ちを伝える

件名

本日の打ち合わせの御礼

差出人名

株式会社○○　■■

本文

株式会社▲▲　◎◎様

お世話になっております。
株式会社○○　■■でございます。

本日はお打ち合わせのお時間いただきまして
まことにありがとうございました。

サービス以外にも業界の状況などもご教示いただき、
今後のお取引において、非常に有意義な時間となりました。
御社の事業の発展に貢献できるよう、全力をあげて努めてまいります。

今後とも、よろしくお願い申し上げます。

署名

関連記事：御礼メールポイント6選。フレーズ一覧と状況別の文例もご紹介

関連記事：【文例あり】相手に感謝を伝える「お礼メール」の書き方

依頼・お願い

メールを活用して何かを依頼・お願いすることもビジネスシーンではよく見受けられます。メールで何かを依頼・お願いする場合、見積書や製品資料の送付の「依頼」とセミナー登壇、イベント協力などの「お願い」とでは送信側と受信側の立場が異なります。特に「依頼」では受信側にとって、送信側は『お客様』になります。とはいえ、『お客様』の立場であっても、失礼のないよう丁寧な言葉遣いのメールで依頼する必要があります。依頼する場合はこのような注意点もふまえて、メール文面も作成しましょう。

ポイント
件名　　：ひとめで依頼内容が分かるように、簡潔に書く
本文　　：依頼する立場であっても「丁寧な言葉遣い」を心がける

件名

セミナー登壇のお願い：7/15(火) 14:00～

差出人名

株式会社○○　■■

本文

株式会社▲▲　△△事業部
事業部長　◎◎様

お世話になっております。
株式会社○○　■■でございます。

表題の件につきまして、
7/15(火) 14:00～より弊社主催で
「メールマーケティングの未来を考えるセミナー」を開催する予定です。

本セミナーではメールマーケティングの現状をお伝えするとともに
今後どのような運用方法が主流になっていくのかなど、
海外の事例を交えながら、未来についても考えていく
セミナーにしたいと考えております。

そこで、日本のメールマーケティングの第一人者でもある
◎◎様に本セミナーにぜひ登壇いただきたいと考え、
ご連絡いたしました。

もし、前向きにご検討いただけるようでしたら
セミナーの詳細内容をお伝えさせていただきますので、
その旨、ご返信いただけますと幸いでございます。

お忙しいところ、誠に恐縮ですが、
ぜひご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

署名

お詫び・謝罪

ビジネスにおいて何かの問題が発生した場合、電話や訪問してのお詫びや謝罪も重要ですが、問題の発生をいち早く伝えたり、問題発生の経緯などを分かりやすく伝えたりといった面でメールを活用することも多くあります。問題発生時には、「申し訳ございませんでした」といったフレーズを活用するだけでなく、受信側が知りたいことを伝える必要があります。以下に注意すべきポイントを列挙しますので、こちらを参考に作成しましょう。

ポイント
本文　　：書き出しの後にお詫びの言葉を書く
本文　　：必ず問題が発生した経緯と対応策を書く
締め　　：再度お詫びの言葉で締める

件名

【お詫び】契約開始日の遅延について

差出人名

株式会社○○　■■

本文

株式会社▲▲　◎◎様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○　■■でございます。

先日ご発注いただきました◇◇サービスにつきまして、
弊社の作業遅延により、手続きが遅れており、
ご希望いただいた契約開始日に間に合わなくなりました。
大変申し訳ございません。

現在は契約手続きまで完了しておりまして、
○月○日の契約開始で進めております。

今後このようなことがないよう、
業務進捗管理を2名体制で徹底してまいります。

この度は弊社の不手際により、
◎◎様にご迷惑をおかけしたこと、
心よりお詫び申し上げます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

署名

関連記事：謝罪文・お詫びメール作成方法｜状況ごとのフレーズ・文例集

関連記事：「お詫びメール」の書き方と例文【ビジネスシーン向け】

質問

業務や契約内容などで発生する質問に関して、簡単な質問はチャットツールを活用することも増えておりますが、まだまだビジネスメールを活用するケースが多いです。質問内容によっては、簡素な内容になる可能性もありますが、基本的なメールの件名や文面は他のビジネスメールと同様に丁寧な文章を心がけてメールを作成しましょう。

ポイント
本文：丁寧な文章を心がけて書く
本文：複数の質問がある場合は箇条書きにして分かりやすくする

件名

【質問】いただいた見積書について

差出人名

株式会社○○　■■

本文

株式会社▲▲　◎◎様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○　■■でございます。

先日いただいた見積書の内容につきまして、
2点質問がありまして、ご連絡いたしました。
以下ご確認いただけますでしょうか。

1.最低利用期間はございますか。
2.見積上のユーザー数を超えた場合、月額利用料の変動タイミングはいつでしょうか？

以上でございます。
可能であれば7/25(金)までにご回答いただけますと
幸いでございます。

お忙しいところ、お手数をおかけしますが、
ご確認ご回答のほど、よろしくお願い申し上げます。

署名

返信

ビジネスメールでは、届いたメールへの返信も重要です。ビジネスメールのマナーでも説明したようにできるだけ早めに返信すべきです。また、返信には特有のルールがあります。以下のポイントにてご紹介します。

ポイント
件名　　：返信時は件名を変えない
件名　　：Re:は1つだけ残して削除
本文　　：必要に応じて引用（インライン）を使う

件名

Re:【質問】いただいた見積書について

差出人名

株式会社▲▲　◎◎

本文

株式会社○○　■■様

いつも大変お世話になっております。
株式会社▲▲　◎◎でございます。

ご質問いただき、ありがとうございます。
以下、インラインにて失礼いたします。

＞1.最低利用期間はございますか。
提案している◇◇サービスの最低利用期間は
3ヶ月でございます。

＞2.見積上のユーザー数を超えた場合、月額利用料の変動タイミングはいつでしょうか？
ユーザー数を超えた月の翌月の請求より、月額利用料が変動いたします。

以上でございます。
その他不明点ございましたら、
遠慮なくご連絡くださいませ。

お忙しいところ、お手数をおかけしますが、
引き続きご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

署名

関連記事：ビジネスメールへの基本的な返信マナーや注意点を解説

催促

ビジネスメールは催促にも活用されます。ただし、事前に「依頼した件が期日までに本当に達成されていないのか」「依頼に対する回答を見落としていないか、迷惑メールに分類されていないか」「書類であれば本当に届いていないのか」などを確認して催促する必要があるかどうかを判断しましょう。催促するメールを作成する場合は以下のポイントに注意しましょう。

ポイント
本文　　：自身の行動に関する詳細を書く
本文　　：送信先に求める行動の詳細を書く
締め　　：気遣う言葉で締める

件名

先日お願いした見積書の件について

差出人名

株式会社○○　■■

本文

株式会社▲▲　◎◎様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○　■■でございます。

7/25(金)15:30ごろにお送りしました
見積書の件につきまして、ご確認状況はいかがでしょうか。

件名　　：【お願い】見積書送付
送付時間：2021年7月25日（金）15:25

ご多忙のところ、まことに恐縮ですが、
可能であれば、明日までご送付いただけますと幸いです。
後ほどお電話でもご連絡いたします。

どうぞ、よろしくお願い申し上げます。

署名

関連記事：催促メールはいつ送る？理想のタイミングと例文を紹介

今回はビジネスメールの書き方と例文を紹介しました。ビジネスメールは社会人の基本です。もちろんこれから社会人になる新卒の方には読んでいただきたい内容です。しかし、弊社に送付されるビジネスメールを確認すると、署名が入ってなかったり、書き出しや締めの文章がなかったりといったことが散見されます。本記事を参考にビジネスメールの書き方を今一度振り返っていただける機会になれば幸いです。

また、今回解説した内容は、成果を出すための「営業メール」にも通じています。詳しくはこちらの記事で触れておりますので、営業活動にメールを活用したい方はこちらをご参考ください。

関連記事：【状況別7つの例文】アポを取るためのメール営業のコツ

さらに、多数の会員や過去に接触したことのある見込み客向けに配信する「メルマガ」の成果を出すためのポイントにも通じるものがあります。メルマガの運用を行っている方やメルマガに興味のある方はこちらをご覧ください。