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メルマガ制作はいつも大混乱!安定運用のための6つのポイント

メルマガ制作はいつも大混乱!安定運用のための6つのポイント

メルマガ制作の不安、解消します

メルマガに限らず、なにごとも安定的にこなせるようになるまでは、ある程度時間を要するもの。とくに初めて関わる仕事では、不安も多いし、失敗を経験することもありますよね?
初めてメルマガを作ることになった方などは、いろいろ不安を抱えているのではないでしょうか?そこで今回はメルマガを安定運用するためのポイントについてご紹介します。

これだけでOK!メルマガ作成のたった6つのポイント

今回、メルマガ安定運用のためにお伝えするのは、たった6つのポイント。たったこれだけで悩んでいた制作が円滑に流れ出す!…かもしれません。

<メルマガ安定運用のためのポイント>
①    1人で作らない!
②    ネタ集めは柔軟に!
③    目的設定・振り返りをする
④    業務はフロー化・ルーティン化する
⑤    外部業者を利用する
⑥    チェックシートを作成する

①メルマガは1人で作らない!

メルマガ制作の現場で時折見かけるのが、担当者1人に全て任せているケース。これは2つの理由から避けたほうがよいでしょう。
1つはチェック漏れの危険。文章や商品名、URLなど、メルマガにはチェックするべき項目がたくさんあります。これらの項目を担当者1人で見ると、なにかしらの見落としが発生する可能性が高いと思いまです。また、制作者とチェック者カーが同じ場合はさらに危険です。得てして人間は、自分が作ったものに対しては「間違っていない」と思い込んでしまうものです。必ずチェック者カーと制作者は分けるようにしましょう。
もう1つはモチベーションの問題。メルマガ作成はなかなか孤独な作業です。精神的な負担を軽減するためにもチームは必要不可欠です。

②ネタ集めは柔軟に!

コンテンツのネタ集めは、メルマガを作るうえで悩みの種のひとつ。最初のうちはいいけれど、回を重ねるごとにネタが枯渇していき、アイデアを出すのが大変になってきます。
例えば企業情報を伝えるためにメルマガを活用したとします。自社の情報を優先的に取り上げることは当然ですが、自社のリリースがない場合もありますよね?。そのような場合はテーマを広げてみることが大切。他社の情報であっても、ユーザにとって有益な情報であれば取り上げることも検討してみましょう。

③目的設定・振り返りをする

メルマガの配信をスタートしたものの、それだけで満足してしまうケースがあります。ただダラダラとメルマガを作るだけになってしまうと、どんどん質が低下してしまい、開封やクリックの減少、配信解除の増加と、悪いスパイラルに入ってしまいます。モチベーションの維持のためにも、メルマガの目的とその目的を達成するための指標となる目標を設定しましょう。
ECであれば目的は「売上のアップ」で、そのための目標としては「クリック率の上昇」などが上げられると思います。そして、細かい目標があることで、効果の振り返りもしやすくなります。

④業務はフロー化・ルーティン化する

運用を安定させるためには業務のフロー化は必要不可欠です。メルマガを作成運用するうえで必要な作業を細かく分けていき、ひとつひとつ項目を洗い出します。そして、それぞれにどの程度の時間が必要か、いつまでにできていればよいかを、割り出しておきましょう。
こうして業務の項目化と、それに必要な時間を割り出すことで、1回の配信の流れを決めることができます。フローがわかれば、毎回決まったタイミングでその作業を行うようになり、ルーティン化することができます。
また、作業のフロー化は日々のメルマガ作成運用だけでなく、引継ぎや業務の割り振りの際にも活躍します。必要な業務が項目化されていれば、後任者はひと目で作業ボリュームやスケジュールを把握することができ、スムーズに業務にとりかかることができるはずです。また、チームで制作に当たる場合は、どこからどこまでをだれに担当してもらうのか、など明確に指示することができますよね。これは外部に委託する場合でも同様のことが言えます。

⑤外部業者を利用する

メルマガの担当者になったものの、その他の業務も兼任している方も多いと思います。メルマガの制作業務に圧迫されて、本来の業務がおろそかになってしまっては元も子もありません。負担が大きいようなら、外部業者の利用も視野に入れてみてはいかがでしょうか。メルマガの制作にかかる労力と、外部に依頼した場合の外注費を天秤にかけて、考えてみてください。
また、メルマガの経験が豊富な制作会社であれば、マンネリ化防止のアイデアも期待できます。自社の中では出てこないような発想をもたらしてくれることも考えられますので、まずは相談だけでもしてみるとよいかもしれません。

⑥チェックシートを作成する

メルマガは、会社がユーザに対して伝えたい情報をピンポイントで発信できる、唯一のプッシュ型メディアです。それだけに情報の誤りは絶対に避けたいところ。なにをチェックするのかチェックシートにまとめ、毎回きっちり確認作業を行うことをオススメします。
メルマガ制作のチェック項目としては、以下のようなことが挙げられます。

メルマガ制作時のチェックリスト
□誤字脱字チェック
□固有名詞
□日付
□リンク先URL

誤字脱字チェックでは、文章の「てにをは」や単純な変換ミスなどにご注意をチェック。これらは、校正ツールを利用すると、簡単にチェックすることができます。Ennoなどをはじめ無料で利用できるツールがあるので、活用してみてください。
固有名詞は会社名や商品名、人物名などのこと。これらは校正ツールでは誤りを見つけることができないので、ひとつひとつしっかりとチェックしていきましょう
配信日が決まっているメルマガの場合は、日付も重要な要素。配信した日と違う日付が記載されていたら、ユーザに混乱を招きます。しっかりチェックしましょう。
最後はリンク先URL。メルマガの目的は基本的には本サイトへの誘導です。リンク先URLを間違ってしまうと、来てほしい誘導したいページに誘導することができなくなりず、本来の意味を失ってしまいます。
また、「ページが見つかりません」などのエラーが出てしまうと、ユーザからのクレームにつながります。必ず全てのリンク先URLをクリックしてチェックするようにしましょう。

いかがでしたでしょうか?
初めてのメルマガ制作業務を行う場合は、わからないことだらけでいろいろと不安になると思います。今回お伝えしたポイントを、ぜひみなさんの業務の安定化に役立ててください。
それでも難しい場合は、当社にお気軽にご相談ください。と、最後に営業をカケてみたり…(笑)





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米澤 信弘

株式会社ライトアップでメールマーケティング施策やコンテンツ制作のプロデュースを担当しています。愛読書は北方健三先生の大水滸シリーズです。

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