ビジネスマンをとりこにするメール作法～BtoBメールの作り方～　Vol.02

BtoBメールの作り方とは？

前回はBtoBメールの種類や、トレンドについてお伝えいたしました。今回は実際のメールの作り方についてご紹介します。ビジネスアカウントに対してBtoBメールを送る場合は、BtoCとはまた違ったポイントがあります。しっかりポイントを抑えて効果的なBtoBメールを作りましょう。

前回の記事はこちら
ビジネスマンをとりこにするメール作法～BtoBメールの作り方～　Vol.01

営業だけど、営業色は控えめに

前回お伝えしたように、BtoBメールには、巷にあふれる情報の中でいかに記憶に残り、営業につなげるかが大切になってきます。そのためにもまずは開封してもらい、読んでもらうことが重要になってきます。そのために守るべきポイントは2つ。ひとつは「シンプル」であること、もうひとつは「営業色を抑える」ことです。

シンプルであることについては、前回も述べたように、極力メール本文を短くすることです。送り手側もここぞとばかりにさまざまな情報を盛り込みがちですが、ビジネスアカウントに送るメールであることを考慮し、必要不可欠な情報以外は削ぎ落とすようにしましょう。

たとえばセミナーの案内であれば、登壇者や日時、申込方法などをなるべく装飾せずにズバッと伝えます。資料請求などについても同じで、資料の概要、申込方法などがあれば事足ります。興味を持ってもらえる情報さえ伝えられれば、実際に営業につなぐことができるので、情報が不足していたとしてもフォローが可能なのです。

とはいえ、情報を削るのは勇気がいること。まずは全て情報を書き出したあと、情報の精査を行うとよいでしょう。

もうひとつの「営業色を抑える」の理由は、簡単です。ビジネスアカウントでは、セールス情報など「売りたい」という意図が透けて見えるメールは、BtoCと違って敬遠されがちだからです。よほど耳寄りな情報があるとき以外は、ユーザを楽しませることを意識したほうが、メルマガを最後まで読んでもらいやすくなります。

弊社のお客様にBtoBメールを制作している企業様がいらっしゃいますが、そのメールの内容は街の歴史や、豆知識など実際の業務には関係のないことばかり。ですが、開封率もよく、実際の営業に出向いたときにも話のタネになることが多く、ご満足いただいています。

営業の情報をお伝えするときは、もうひとつの「シンプル」にするというポイントを抑え、「○月○日にお会いしたいです。」「ぜひ◯◯を検討してほしいです」などのように、自身の要望を率直にお伝えするようにしましょう。そのほうがユーザも判断を下しやすくなります。

これが最後のポイント、「要望は率直に伝える」です。

とかく日本人は本当の気持ちを隠しがちですが、ビジネスの現場では正直さこそ美徳。目的があいまいなメールは、読み手の労力を奪うばかりか、「語らずとも察してほしい」という傲慢さを感じさせてしまうものなのです。

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BtoBメールの注意点

ここでは、BtoBメールならではの注意すべき点をご紹介します。メールマガジンとはいっても、ビジネスアカウントに送る以上は、マナーはよりシビアな問題になります。企業向けのメールマナーをしっかり抑えましょう。

1.名前を入れる

BtoCメールでも名前を入れるケースが増えてきていますが、BtoBメールの場合も入れるのがおすすめです。なぜならば、送り先はあくまで企業内の一個人。企業向けの全体メールなどと判断されれば、業務を効率的に進めるためにも、フォルダを分けられてしまう可能性があります。

また、名前を入れる場合ですが、所属先や役職などについては入れないようにしましょう。人事異動が頻繁に行われる企業も多くありますので、送ったときには役職が変わっている…なんてことも。

2.文体はビジネスメール調で

BtoCのメルマガですと、リードがあってindexがあって、見出しがあって…などのようにオーソドックスなメールマガジンのテンプレートが使えますが、ビジネスメールの場合は、体裁はビジネスメールに乗っ取ります。

「◯◯様　お世話になっております。◯◯株式会社◯◯です」といういつも仕事で使っているアレです。一斉送信ではありますが、企業内の担当者に向けて個人的に送るように、礼儀を守った文体にするようにしましょう。

メルマガ調にする場合でも、あくまで控えめに。ニュースサイトのように、余計な装飾がないシンプルな体裁が好ましいです。

3.セキュリティーレベルに注意

企業のメールアカウントの場合、一般のフリーアドレスとは異なり、セキュリティーレベルが高くなっている場合がほとんどです。きちんとしたメールクライアントから送信しなければ迷惑メールと判断されてしまうことも。

メール配信会社に配信を依頼する、実績のあるメール配信ソフトを利用するなど、配信環境の整備をしっかり行うようにしましょう。

いかがでしたでしょうか？企業向けのサービスを提供している企業も多いと思います。一般ユーザとテンプレートを使い分けて、営業につなげていきましょう！

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米澤 信弘

株式会社ライトアップでメールマーケティング施策やコンテンツ制作のプロデュースを担当しています。愛読書は北方健三先生の大水滸シリーズです。

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