【例文あり】相手に感謝を伝える「お礼メール」の書き方

ビジネスシーンでは、お礼をメールで行う場面が数多くあります。しかし一歩間違えると、気持ちが伝わらなかったり、誤解を招いてしまう可能性があります。

そこで今回は、ビジネスシーンで失敗しないためのお礼メールの書き方と文例をご紹介します！

関連記事：ビジネスの現場で恥をかかない「お礼メール」の例文まとめ！社外・上司などケース別解説

お礼メールを送るときに気を付けるべきマナー

訪問のお礼や会食のお礼など、ビジネスにおいてメールでお礼を伝える場面はたくさんあります。送るタイミングや書き方を間違えると、悪印象を与えてしまうことも。では、メールでお礼をするときには、どんなことに注意して文章を作成すればよいのでしょうか。お礼メールを書くときに気を付けたいマナー についてご紹介します。

できる限り早く気持ちを伝える

お礼メールは、24時間以内に連絡するのが鉄則。例えば、資料を送ってもらったり、展示会などにご招待いただいた場合は、次の日の朝には連絡をするのが良いです。お礼は早ければ早いほど好印象につながります。文面にこだわることも大切ですが、こだわりすぎて時間をかけすぎてしまっては本末転倒です。２～３日後では感謝の気持ちが伝わりません。

「取り急ぎ」という言葉は不適切

お礼メールの最後に「取り急ぎ、お礼まで」と添える方も多いのではないでしょうか。よく見かけるフレーズですが、実はあまり良い表現ではありません。

「取り急ぎ」というのは、その言葉のとおり「とりあえず急いで」という意味で、今は十分な対応ができないが、とりあえず急いで要件だけを報告するような時に使用する言葉です。相手の気分を害してしまう可能性もありますので、「取り急ぎ」という言葉を使うのは控えましょう。

どうしても時間がなくてきちんとしたお礼メールをすぐに送れないという場合には、「まずは、お礼申し上げます」というフレーズを使って簡単なお礼メールを送付したあとに、丁寧なお礼メールを送るという方法も良いでしょう。

定型文をそのまま使うのは避ける

お礼メールはできるだけ早く送るのが良いとお伝えしましたが、急ぐあまりインターネット上に掲載されているテンプレートや例文などをそのまま使うのはおすすめしません。ネット上にあるお礼メールの例文やマナーに関する情報は、お礼メールを書く際に押さえておきたい最低限のマナーを知るためのものです。

また、後述のメールの書き方の「自分の言葉で具体的に伝える 」でもお伝えしますが、お礼メールは自分の言葉で書くことで相手への感謝の気持ちを伝えることができます。ですので、例文やテンプレートはあくまでも参考に、何に対してのお礼なのかその時のエピソードを交えて、自分の言葉でお礼を伝えられるメールを作成するようにしましょう。

感謝を伝えられるお礼メールの書き方

お礼メールのマナーを押さえたら、次は実際に書くときのポイントについて見てみましょう。

件名はなるべく短く簡潔に

ビジネスメール全体に言えますが、件名はわかりやすく簡潔にすることが重要です。受信者側の立場や役職によっては、一日に数百通ものメールを受信しています。多くのメールをさばかなければいけない忙しいビジネスパーソンのためにも、件名を見ればメールの内容がある程度理解できるよう、件名はわかりやすく簡潔なものを心掛けてください。

また、分かりやすければ長い件名でも良いというわけではありません。長い件名は、メールの一覧画面で省略されてしまいます。ですので、一覧画面で何についてのメールか判断できるよう短く簡潔な件名にするようにしましょう。

よく見かける「先日のお礼」のような件名では、送信者は誰か、何についてのお礼かはメールを開かないとわかりません。「〇月〇日お打ち合わせのお礼　〇〇会社・氏名」などと、具体的な件名にすると良いでしょう。

関連記事：メールを開いてもらえる「件名」のポイントを解説

一番初めに感謝の言葉、要件はそのあと

お礼メールの目的は、相手に「お礼」を伝えることです。冒頭には、必ず感謝の言葉を書くようにしましょう。

例えば、商談後のお礼メールで契約を急ぐあまり商談内容についてなど、こちらの伝えたい要件を先に書いてしまっていませんか？そのようなメールでは、相手に感謝の気持ちを伝えることはできませんし、悪い印象を与えてしまう可能性もあります。お礼メールに他の要件も添えたい場合は、まずは感謝の言葉を述べてから書くようにしましょう。

自分の言葉で具体的に伝える

「お礼メールは24時間以内に送るのが鉄則」とお伝えしましたが、早ければ内容はどんなものでも構わないというわけではありません。相手に感謝の気持ちが伝わるよう、当日の感想や思い出に残っているエピソードを盛り込んで、何が良かったか、うれしかったかを具体的に伝えるよう意識しましょう。

忙しいビジネスパーソンにとってメール作成時間を少しでも減らすために、定型文やネットで紹介されている例文を引用する方も多いかと思います。活用する際は、冒頭や締めの部分にとどめ、中身についてはできるだけ自分で作成するようにしましょう。

感謝を伝えられるフレーズの例

実際にメールを送るときはマナーや書き方だけではなく、言葉にも気を使わないといけません。しかも、相手との関係性や立場などによって表現を変えなければ、感謝の気持ちはうまく伝わりません。ここで紹介する感謝を伝えられるフレーズを使って、相手との関係性や立場もふまえた適切な言葉で感謝の気持ちを伝えましょう。

お礼の言葉

一般的なお礼の言葉としては「ありがとうございます。」があります。とはいえ、関係性や立場によっては、この表現が適切でない場合があります。例えば、取引先に協力を仰いで新規の案件を受注した場合、「ありがとうございます。」よりも「心より御礼申し上げます。」とより丁寧な言葉を使うほうが感謝の気持ちは伝わりやすいです。また、感謝の気持ちをより伝えたい場合は、もう一度感謝の気持ちを伝えることができる「重ねて御礼申し上げます。」というフレーズを活用しましょう。

何に感謝したかを伝える

もちろん「ありがとうございます。」だけでは、感謝は伝わりません。何に感謝をしているかを具体的に書きましょう。例えば打ち合わせの時間を取ってもらった時は、「貴重なお時間をいただき～」というフレーズ、食事を奢ってもらった時は「ご馳走いただき～」というフレーズ、といった言葉で感謝の気持ちを表せば、感謝の気持ちは伝わりやすくなるでしょう。

代表的なフレーズとしては、以下の通りです。

・打ち合わせの時間を取ってもらった → 貴重なお時間いただき～

・食事を奢ってもらった → ご馳走いただき～

・自社に来てもらった → ご足労いただき～

・資料を送ってもらった → ご手配いただき～

・結婚祝いをもらった → ご丁重なお祝いの品をいただき～

・契約顧客にいつもの感謝を述べる時 → ご愛顧を賜り～

謝罪を踏まえたお礼の伝え方

ビジネスシーンでは、お礼同様に謝罪をメールで伝えることもよくあると思います。謝罪メールに対して、相手から返信があった場合に使えるフレーズをご紹介します。

例えば、謝罪メールに対して相手から暖かい言葉をいただいたとき、「寛容なお言葉をいただきありがとうございます」など「寛容な」「寛大な」というフレーズが活用できます。また、自社都合で取引先との納期を延長しなければいけなくなった旨の謝罪メールを送った際に、相手から了承いただいた場合には「ご配慮いただきありがとうございます」といったフレーズでお礼を伝えましょう。

関連記事：ビジネスシーンで活用できる「お詫びメール」の書き方

直属の上司やメンバーへのお礼

ここでは、感謝を伝えられるフレーズを活用して「直属の上司やメンバー」へのお礼の例文をシチュエーション別に紹介します。

打ち合わせ（ミーティング）の時間をもらった場合

先ほどはミーティングのお時間いただきまして、
ありがとうございました。

食事会に招待してもらった場合

昨日は食事会にお招きいただき、ありがとうございました。
□□さんをはじめ部内の皆さんと有意義な時間を過ごすことができました。

協力してもらった場合

◆◆の件につきまして、営業チームの皆様には
多大なるご協力をいただきまして、ありがとうございました。

取引先や社長、取締役などかなり目上の方へのお礼

次に「取引先や社長、取締役などかなり目上の方」に対するお礼の例文を、「直属の上司やメンバー」へのお礼と同じシチュエーションでご紹介します。活用するフレーズには少し違いがあります。

打ち合わせ（ミーティング）の時間をもらった場合

先ほどは貴重なお時間いただきまして、
まことにありがとうございました。

食事会に招待してもらった場合

昨日は食事会にお招きいただきまして、
まことにありがとうございました。

美味しい和食とともに○○様はじめ皆さまと
貴重な時間を過ごせたことに心から御礼申し上げます。

協力してもらった場合

◆◆の件につきまして、○○様ならびに御社企画部の皆様には
多大なるご協力をいただきまして、心より御礼申し上げます。

送るときに使えるお礼メールの文例

お礼メール作成のマナーや書き方の次は、実際に使える文例をシーン別でご紹介します。

商談獲得した際のお礼メール

打ち合わせ後のお礼メール

契約のお礼メール

食事会後のお礼メール

セミナー参加後のお礼メール

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上司へのお礼メール

社内の人へのお礼メール

いかがでしたでしょうか。お礼メールをきちんとすることで印象はかなり変わります。「素早く」「丁寧に」「感謝の気持ちを具体的に伝える」というポイントを押さえて対応するようにしましょう。また、メールを送る前や後の電話や訪問などのフォローも忘れずに行いましょう。

お礼をメールでもしっかり伝えられるようになることで、相手との人間関係をさらに深めることもできますし、それがきっかけでビジネスチャンス獲得にもつながるかもしれません。

関連記事：【メルマガのプロが直伝】開封率が倍増する件名の作り方、教えます！

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鈴木 久仁香

ターゲットメディア株式会社執行役員。創業時よりBtoB企業のマーケティング支援業務に携わり、現在は主にBtoB企業のリード獲得、リードナーチャリング案件を担当しています。

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